So meistert ihr die 9 Stufen

Phasen im Vorstellungsgespräch

Ihr wollt bestens gewappnet in ein Bewerbungsgespräch gehen? Wir stellen euch die 9 Phasen im Vorstellungsgespräch vor und zeigen, wie ihr diese meistert.

Das Vorstellungsgespräch ist immer eine heikle Angelegenheit, die viele Bewerber an die Nervositätsgrenze bringt. Ihr malt euch aus, was alles schiefgehen kann und wie sich das Interview entwickelt. Doch im Grunde sind es nur zwei Dinge, auf die ihr achten müsst. Zum einen wäre da die richtige und ausführliche Vorbereitung auf das Gespräch – und zum anderen den Ablaufplan im Kopf zu haben.

Denn auch wenn es zahlreiche unterschiedliche Arten des Vorstellungsgesprächs mit unterschiedlichen Typen von Personalern gibt – der grundsätzliche Ablauf ist immer der gleiche. Wenn ihr diesen vor Augen habt, seid ihr bestens für das Bewerbungsgespräch gewappnet. Wir haben euch den Ablauf und die Themen des Interviews zusammengefasst und helfen, die einzelnen Phasen im Bewerbungsgespräch erfolgreich zu meistern.

Die 9 Phasen im Vorstellungsgespräch

Von der Einladung über Smalltalk bis zur anschließenden Selbstreflexion nach dem Interview – fast jedes Bewerbungsgespräch lässt sich in genau 9 Phasen unterteilen. Wir zeigen euch, welche Phasen im Vorstellungsgespräch das sind und wie ihr damit umgeht.

Phase 1: Herzlichen Glückwunsch zur Einladung

Die erste der neun Phasen im Vorstellungsgespräch: Vor der Einladung zum Bewerbungsgespräch geht meist eine Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle voraus. Dann beginnt die Warterei auf eine Absage oder eine Einladung per E-Mail oder sogar einen persönlichen Anruf. Auch das ist bei einigen Unternehmen nicht unüblich. Neben Telefoninterviews oder Assessment Centern erfolgt aber häufig auch die Einladung zu einem klassischen Bewerbungsgespräch vor Ort.

Damit habt ihr die erste Hürde schon einmal genommen, denn eure Bewerbungsunterlagen haben die Personaler des Unternehmens überzeugt. Nun will sich das Unternehmen ein Bild von eurem persönlichen Eindruck machen. Für euch bedeutet die Zusage den Übergang in Phase Nummer 2.

Phase 2: Die passende Vorbereitung

Nachdem ihr einen Termin zum persönlichen Kennenlernen vereinbart habt, macht ihr euch an die Vorbereitung. Dazu zählt eine ausführliche Recherche über das Unternehmen und die ausgeschriebene Position. Denn jeder geschulte Personaler durchschaut unvorbereitete und unmotivierte Bewerber sofort. Folgende Fragen könnt ihr euch dabei stellen:

Wie ist das Unternehmen in der Branche aufgestellt?
Wie sieht der Wettbewerb aus?
Wie sind das Unternehmen und eure zukünftige Abteilung strukturiert?
Welche Leitlinien und Werte vertritt das Unternehmen?
Welche Aufgabenfelder umfasst die ausgeschriebene Position?

Informiert euch auch auf Portalen über abgegebene Bewertungen (beispielsweise Kununu) zum Unternehmen und schaut Gehaltstabellen (zum Beispiel Glassdoor) an. Daraus ergeben sich mit Sicherheit zusätzliche Fragen, die ihr im Interview stellen könnt.

Ihr solltet euch jedoch nicht nur mit Unternehmen und Position beschäftigen, sondern mit der eigenen Person. Euren Lebenslauf solltet ihr auf jeden Fall runterbeten können. Mit speziellen Fragen versuchen Personaler, euch aus der Reserve zu locken. Geht in euch und macht euch Gedanken zu euren Charaktereigenschaften. Dabei könnt ihr auch eure Familie und Freunde um Hilfe bitten. Zu folgende Fragen solltet ihr eine Antwort parat haben:

Stärken und Schwächen
Überzeugende Argumentationen und Antworten
Passung zum Unternehmen und zur Position
Mittelfristige und langfristige Zukunftspläne

Diese Persönlichkeitszüge helfen euch dabei, eine realistische Selbstpräsentation wiederzugeben und ein authentisches Gesamtbild zu vermitteln. Gelogene Aussagen, die ihr im Job nicht einhalten könnt, können euch ganz schnell das Genick brechen. Doch ein leicht „geschöntes“ Eigenmarketing ist vollkommen in Ordnung.

Die ersten beiden Phasen im Vorstellungsgespräch könnt ihr bereits bequem vorab vorbereiten und meistern – danach wird es ernst!

Phase 3: Der erste Eindruck

Der große Tag steht an. Dass wir zum Vorstellunggespräch pünktlich sein müssen, weiß jeder von uns. Überpünktlichkeit kann jedoch genauso schädlich sein, wie zu spät zu kommen – denn damit setzt ihr Personaler unnötig unter Druck. 5 bis 10 Minuten vorher zu erscheinen macht hingegen den besten Eindruck.

Der erste Eindruck entsteht schnell und hält sich hartnäckig. Von daher muss im ersten Moment eure Außenwirkung sitzen. Diese Faktoren solltet ihr dabei berücksichtigen:

Gepflegtes Aussehen: Ein frisch geduschtes und gepflegtes Erscheinungsbild ist absolute Pflicht. Macht euch zur Not kurz vorm Gespräch noch einmal frisch, übertreibt es jedoch nicht mit Düften und Makeup.
Passendes Outfit: Das angemessene Outfit hängt ganz von Branche, Unternehmen und Kultur ab. Das Motto sollte jedoch sein: lieber overdressed als underdressed. Mit einem Anzug oder Kostüm tappt ihr nur ganz selten in die Falle. Mit einem Blick auf die Website könnt ihr bereits viel herauslesen.
Selbstbewusste Körperhaltung: Lasst die Schultern nicht hängen, stellt euch aber auch nicht zu steif hin – das wirkt unnatürlich. Und keep smiling – aber bleibt authentisch!
Authentischer Auftritt: Denn erfahrene Personaler merken sofort, wenn ihr euch verstellt. Bleibt daher offen und ehrlich – mit der richtigen Mischung an Zurückhaltung.
Augenkontakt – nicht nur beim Handschlag: Der erste Eindruck hängt stark davon ab. Den Handschlag könnt ihr überall üben – genauso wie den Augenkontakt, den ihr über das gesamte Gespräch nicht vergessen solltet.
Freude ausdrücken: Ein kurzes „Danke für die Einladung“ wirkt wahre Wunder und unterstreicht eure gute Kinderstube und Wertschätzung – doch in der Kürze liegt die Würze.

Phase 4: Kurzer Smalltalk zum Einstieg

Eine der kniffligsten Phasen im Vorstellungsgespräch: Die Begrüßung habt ihr überstanden und ihr werdet zum Gesprächsraum begleitet. Setzt euch erst, wenn es euch auch angeboten wird. Die dritte Phase im Vorstellungsgespräch steht ganz unter dem Zeichen des Kennenlernens. Zum sanften Einstieg ins Gespräch sind eure Fähigkeiten gefragt, das Eis zu brechen – doch das müsst ihr nicht alleine tun. Oftmals wird die Initiative vom Personaler ergriffen. Falsche Antworten gibt es beim Smalltalk nicht, vielmehr geht es darum, eine persönliche Beziehung herzustellen und die Atmosphäre aufzulockern.

Die Themen im Einstiegsgespräch sind oftmals sehr simpel und allgemein. Etwa zum Wetter, der Anreise oder der Inneneinrichtung des Büros. Dennoch sollten eure Antworten weder zu kurz, noch zu lang sein – und vor allem positiv formuliert sein. Das angebotene Getränk abzulehnen wirkt unhöflich – ausgefallene Wünsche tabu. Ein Wasser passt immer, auch wenn ihr davon schlussendlich nichts trinkt.

Phase 5: Die überzeugende Selbstpräsentation

Eine der schwierigsten Phasen im Vorstellungsgespräch: Ihr müsst euch kurz vorstellen und euren Werdegang wiedergeben. Dabei muss zum Vorschein kommen, dass ihr für die bevorstehenden Aufgaben gut gerüstet und für die Position geeignet seid. Die Eigenpräsentation des Lebenslaufes sollte jedoch nicht zu lange dauern – etwa 5 bis maximal 10 Minuten – und strukturiert aufgebaut sein. Der rote Faden sollte genauso erkennbar sein wie die Relevanz zur Stelle, für die ihr euch beworben habt.

Im Anschluss folgen die kniffligen und schwierigen Fragen der Personaler zur Vertiefung eures beruflichen Werdegangs. Die Schärfe des Kreuzverhörs und die Anzahl der Fragen variieren stark nach Unternehmen. Um euch zu verunsichern, werden manchmal sogar außergewöhnliche Fragen verwendet, die über die erlaubte Zulässigkeit hinausschießen und stark in eure Privatsphäre eindringen. Zu den Klassikern zählen folgende Fragen:

Warum sind Sie für die Position geeignet?
Was sind Ihre Schwächen? Was sind Ihre Stärken?
Warum haben Sie sich bei uns beworben?
Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?
Was können Sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen?
Was erwarten Sie vom Arbeitgeber?
Haben Sie persönliche Ziele? Welche?
Was sind Ihre beruflichen Ziele? Wo sehen Sie sich in x Jahren?
Warum möchten Sie den Arbeitsplatz/Arbeitgeber wechseln?

Personaler möchten von euch detaillierte Informationen erhalten, die über die Positionen des reinen Lebenslaufs hinausgehen. Ein beliebtes Thema sind zudem Lücken im Lebenslauf. Rhetorik, Authentizität und Ehrlichkeit sind hier die Zauberwörter. Dann kann in dieser Phase des Bewerbungsgesprächs eigentlich nicht mehr viel schiefgehen.

Phase 6: Entspannte Unternehmensvorstellung

Das schlimmste habt ihr überstanden, nun steht eine der entspanntesten Phasen im Vorstellungsgespräch bevor – die Unternehmenspräsentation. Dabei werden Unternehmensstruktur, Tätigkeitsbereiche und Besonderheiten des Konzerns angesprochen. Nun könnt ihr euch ein wenig entspannen, solltet jedoch weiterhin Haltung bewahren und aufmerksam, interessiert und konzentriert zuhören. Haltet Augenkontakt und gebt Rückmeldungen in Form von Nicken oder kurzen Aussagen. Hier habt ihr euch die Möglichkeit, im Anschluss an die Präsentation Rückfragen zu stellen.

Phase 7: Die letzten Details der Vertragsverhandlung

Nachdem sich beide Seiten ausführlich vorgestellt haben und alle fachlichen Themen abgehandelt sind, stehen organisatorische Fragen im Vordergrund. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dass kein weiteres Bewerbungsgespräch stattfindet. Andernfalls wird die konkrete Vertragsverhandlung inklusive Zusatzleistungen auf das finale Interview verschoben. Grundsätzlich können jedoch auch schon im ersten Gespräch folgende Punkte zumindest angesprochen werden:

Gibt es einen Dresscode im Büro?
Wie gestalten sich die Arbeitszeiten?
Gibt es eine flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit oder Homeoffice?
Wie sind Überstunden geregelt?
Wie ist die Probezeit geregelt?
Gibt es Geschäftsreisen?
Wie steht es um die Kündigungsfrist?

Eine der wichtigsten Fragen ist zudem der Verdienst. Die Gehaltsverhandlungen gestalten sich oftmals schwierig und sind zäh. In diesem Zuge könnte ihr auch gleich Gehaltsanpassungen – etwa nach der Probezeit – oder Bonuszahlungen ansprechen.

Phase 8: Die richtige Verabschiedung

Nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte – denn dieser bleibt im Gedächtnis. Wie zu Beginn des Gesprächs achtet auch am Ende auf Augenkontakt, Körperhaltung und Mimik. Stellt noch die Frage, wie ihr bezüglich einer Rückmeldung verbleiben wollt. In diesem Zuge könnt ihr euer Interesse erneut bekräftigen und euch für das Gespräch bedanken. Damit drückt ihr erneut eure Wertschätzung aus. Ein selbstbewusster Gang aus dem Blickfeld des Personalers – und schon könnt das tun, was ihr wollt. Nach und nach stellen sich Entspannung und Erleichterung ein. Tut euch als Belohnung etwas Gutes.

Phase 9: Die ehrliche Selbstreflexion

Abwarten? Auch nach dem Gespräch könnt ihr noch etwas tun. Eine der wichtigsten Phasen im Vorstellungsgespräch. Wenn ihr direkt nach dem Gespräch über den Verlauf nachdenkt, kommt oftmals nichts Gutes dabei raus. Nehmt euch die Zeit, abzuschalten, euch abzulenken und darüber zu schlafen. Am nächsten Tag solltet ihr euch das Interview noch einmal durch den Kopf gehen lassen, um Erfahrungen, Verbesserungen und Chancen für die Zukunft mitzunehmen. Folgende Fragen könnt ihr dabei durchgehen:

Was lief gut im Gespräch?
Was habt ihr vermasselt?
Was sagt euer Bauchgefühl?
Bei welchen Fragen hattet ihr keine passende Antwort parat?
In welchen Phasen im Vorstellungsgespräch wart ihr besonders unsicher oder nervös?
Was hat der Personaler an euren Bewerbungsunterlagen angemarkert?
Haben Outfit, Körperhaltung und Auftritt gestimmt?
Wie ist euer Eindruck vom Unternehmen?
Haben euch Position und Aufgabenbereiche überzeugt?
Würdet ihr euch selbst einstellen? Und warum/ warum nicht?

Je nach Gefühl und Eindruck könnt ihr auch nach ein paar Tagen per E-Mail oder telefonisch beim Unternehmen nachhaken. Bei dieser Gelegenheit könnt ihr euch für das Interview bedanken und euer Interesse erneut unterstreichen.

Fazit

Unternehmen, Position und Kultur sind zwar verschieden, aber im Grunde ist jedes Bewerbungsgespräch gleich aufgebaut. Der Ablauf ist dabei immer der gleiche. Genau 9 unterschiedliche Phasen im Vorstellungsgespräch müssen durchlaufen werden.

Bei jeder Phase kommt es auf andere Nuancen an – denn gravierende oder auch kleine Fehler können euch schnell die Chance auf den Job kosten. Die 9 Phasen im Bewerbungsgespräch noch einmal im Überblick:

Die Einladung auf ein verschicktes Bewerbungsschreiben ist der Türöffner für das Vorstellungsgespräch
Die passende Vorbereitung bezieht sich sowohl auf das Unternehmen und die Position – aber auch auf euren Lebenslauf und eure Charakterzüge
Der erste Eindruck entscheidet über Sympathien und Atmosphäre – Mimik, Outfit, Körperhaltung und Aussehen bestimmen das Gesamtpaket
Das Gespräch wird meist mit Smalltalk eröffnet, um die Atmosphäre aufzulockern
Anschließend folgt die Selbstpräsentation mit anschließenden Fragen
Bei der Unternehmensvorstellung könnt ihr euch gedanklich ein wenig zurücklehnen, solltet jedoch aufmerksam und interessiert zuhören
Die letzten Vertragsdetails könnt ihr am Anschluss besprechen
Die Verabschiedung hinterlässt einen bleibenden Eindruck – vergesst nicht, euch zu bedanken und das weitere Vorgehen zu besprechen
Nach einer Erholungspause solltet ihr das Gespräch reflektieren und Chancen für die Zukunft ableiten
Diese Phasen im Vorstellungsgespräch begegnen auch fast in jedem Interview – bereitet euch richtig darauf vor!