Du hast Dich schon immer gefragt wer große Konzerte und Sportveranstaltungen organisiert? Welche Arbeiten erledigt werden müssen damit ein Großereignis zu einem erfolgreichen Event wird? Wer bucht die Location, sorgt für einen reibungslosen Ablauf, lädt Gäste, Teilnehmer und Künstler ein? Wer kümmert sich um eine angemessene Präsenz in den Medien, vermarktet die Veranstaltung und versucht Sponsoren zu gewinnen?
Alle diese Aufgaben werden von Eventmanager/-innen bearbeitet:
Sie analysieren den jeweiligen Veranstaltungsmarkt, entwickeln und präsentieren Veranstaltungskonzepte und verhandeln mit Kunden. Dabei bilden sie oftmals die Schnittstelle zwischen Auftraggebern, Veranstaltern und Agenturen. Stehen der gewünschte Ablauf und Inhalt der Veranstaltung fest, beginnen Eventmanager/innen mit Personalplanung, Marketing, Kalkulation, Kostenkontrolle und mit konkreten Vorbereitungen. Dabei stimmen sie laufend die verschiedenen Planungsbereiche inhaltlich und zeitlich aufeinander ab, haben die Ablaufplanung wie die Details im Blick und können bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten noch rechtzeitig Alternativen entwickeln.
Eventmanager/-innen pflegen Kontakte zu potenziellen Geschäftspartnern und bauen Netzwerke und Kontaktdateien auf, denn sie suchen für ihre Veranstaltungen laufend nach attraktiven Veranstaltungsräumen, technischem Equipment und sonstigen Ausstattungsgegenständen. Sie benötigen Künstler, technisches und sonstiges Personal sowie Dienstleistungsunternehmen wie Catering- oder Logistikfirmen. Im Hinblick auf das geplante Event vergleichen sie verschiedene Angebote. Dabei beachten sie ggf. vorgegebene Rahmenbedingungen wie besondere Wünsche des Kunden oder eine maximale Budgethöhe und handeln Verträge aus.
Bei der Auswahl des Programms achten sie auch streng darauf, alle veranstaltungsrechtlichen Vorschriften einhalten zu können, etwa was Sicherheit oder Lärmschutz angeht, und ggf. erforderliche Genehmigungen einzuholen. Während der gesamten Planungen führen sie Kosten-Nutzen- und Budgetkontrollen durch. Als Nachbereitung fassen sie Erfolge, etwaige Probleme und Verbesserungspotenziale in einem Abschlussbericht zum jeweiligen Veranstaltungsprojekt zusammen.
