Perfektes Zeitmanagement dank Pareto
Keine Angst mehr vor Deadlines in der Arbeit
2017-03-04T11:08:06+01:00
Ob Ausbildung, Studium oder erste berufliche Tätigkeit - eines werdet ihr dabei immer feststellen: Zeit ist ein knappes Gut. Bei der Vielfalt der zu erledigenden Aufgaben scheint oft gar nicht genug Zeit vorhanden zu sein, um alles richtig zu erledigen. Besonders unangenehm wird es, wenn bestimmte Termine oder Deadlines einzuhalten sind. Spätestens dann ist effektives Zeitmanagement gefragt, damit Aufgaben nicht über den Kopf wachsen und Zeitvorgaben pünktlich erfüllt werden.
Eine Hilfe ist dabei Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip - kurz "Pareto-Zeitmanagement". Vilfredo Pareto war ein italienischer Wissenschaftler. Nach ihm ist das sogenannte Pareto-Prinzip benannt - auch als 80-20-Regel bekannt. Es besagt, dass häufig 80 Prozent eines Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwandes zu erreichen sind. Für die restlichen 20 Prozent Ergebnis gehen dagegen oft 80 Prozent des Gesamtaufwands drauf. Das Pareto-Prinzip lässt sich vielfältig im Alltag erkennen und anwenden - auch beim Managen eurer kostbaren Zeit.
Was bringt den größten Ergebnisbeitrag?
Pareto-Zeitmanagement bedeutet dabei nichts anderes, als eure Konzentration zunächst auf die Erledigung solcher Aufgaben zu legen, die den größten Beitrag zum „Wohl“ des Unternehmens leisten - oder anders ausgedrückt: Prioritäten zu setzen. Oft seid ihr mit mehreren Aufgabenstellungen gleichzeitig konfrontiert, die sich aber nicht alle parallel erledigen lassen. Dann müsst ihr entscheiden, was als erstes in Angriff genommen werden soll. Und hier entscheidet beim Pareto-Zeitmanagement der sogenannte Ergebnisbeitrag über die Auswahl.
Ein schönes Beispiel für die Anwendung von Pareto-Zeitmanagement ist die Vorbereitung einer Präsentation - in der Regel eine termingebundene Aufgabe. Meist benötigt es relativ wenig Zeit, um die reinen Inhalte auf die Folien zu bringen. Das sind 20 Prozent des Aufwands, aber 80 Prozent dessen, was ihr "rüberbringen" wollt. Dafür benötigt es üblicherweise recht viel Zeit - 80 Prozent – für das Finetuning der Inhalte, beispielsweise durch ansprechende Formatierung, Bilder, Grafiken, Animationen usw. Die tragen aber oft nur 20 Prozent zum Ergebnis bei. Beim Pareto-Zeitmanagement konzentriert ihr euch zunächst auf die Inhalte. Beim Aufhübschen könnt ihr dann gegebenenfalls Abstriche machen, wenn die Zeit nicht mehr reicht. Ihr kommt dann trotzdem noch nahe an ein 100-Prozent-Ergebnis heran.
Alternativen zum Pareto-Zeitmanagement
Das Pareto-Prinzip ist nicht die einzige Regel, um eure begrenzte Zeit in der Arbeit einzuteilen. Es gibt andere Methoden, bei denen es aber immer darum geht, die "richtigen" Prioritäten zu setzen. Hier drei einleuchtende Beispiele:
- Getting Things Done: Bei der GTD-Regel werden zunächst alle Aufgaben erfasst und nach ihrer Dringlichkeit geordnet. Wichtige Aufgaben, die schnell zu erledigen sind, kommen als erste, danach wichtige Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, Unwichtiges erst am Schluss.
- Aufstellung einer No-to-Do-Liste: Kann manchmal hilfreich sein, um Zeit zu gewinnen. Erfasst werden alle Tätigkeiten und Aufgaben, deren Erledigung kurzfristig verzichtbar ist. Diese werden dann unterlassen oder auf später verschoben.
- Anwendung der Eisenhower-Matrix: Anstehende Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt: wichtig und dringend; wichtig, aber nicht dringend; dringend, aber nicht wichtig; weder wichtig, noch dringend. Zuerst werden die wichtigen und dringenden Aufgaben angegangen, zuletzt die unwichtigen und nicht dringlichen.
Welche Methode ihr auch anwendet, System und Prioritätensetzung bei Aufgaben sind immer eine gute Voraussetzung, um erfolgreich mit knapper Zeit und Terminen umzugehen.
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