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So formulierst du geschäftliche E-Mails richtig

Nervige Elektro-Post war gestern

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So formulierst du geschäftliche E-Mails richtig

Nervige Elektro-Post war gestern
Bastografie / photocase.de

Genervt vom E-Mail-Pingpong wegen schlecht verfasster Mails? Digitale Geschäftskommunikation geht auch anders! bigKARRIERE gibt Tipps, die eure elektronische Post im geschäftlichen Umfeld effizienter machen!

You've got mail!

Täglich flitzen weltweit knapp 110 Milliarden geschäftliche E-Mails durch die Gegend. Fürs Schreiben, Lesen und Beantworten gehen acht Arbeitsstunden pro Woche drauf, vier davon unnötigerweise, hat die US-amerikanische Unternehmensberatung Bain herausgefunden. Verschwendete Zeit, die sich mit den folgenden Tipps retten lässt:

9 Regeln für geschäftliche E-Mails

Susann Städter / photocase.de

1. Betreffzeile: Der erste Blick fällt auf die Betreffzeile, was dort steht, entscheidet darüber, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Schreibt präzise, kurz und trefflich, worum es in der E-Mail geht.

2. Anrede: Bei Erstkontakt sollte die Anrede förmlich ausfallen (Sehr geehrte(r) Frau/Herr). Erst wenn mehrere E-Mails hin und her gegangen sind oder ihr die Person kennt, könnt ihr zu "Hallo Frau/Herr" wechseln.

3. Inhalt: Im geschäftlichen Umfeld hat keiner Zeit und Lust auf lange Aufsätze. Überlegt euch vorher, was wirklich mitteilungsbedürftig ist und kommt schnell auf den Punkt.

4. Struktur: Nach einem kurzen Einleitungssatz folgen mehrere Absätze des Hauptteils. Haltet eure Sätze kurz und aussagekräftig. Auch stichpunktartige Listen sind in Ordnung. So erleichtert ihr dem Empfänger das Lesen und Verstehen.

5. Stil: Geschäftliche E-Mails an Vorgesetzte, Personaler, Kunden und Geschäftspartner werden förmlich und höflich formuliert. Spart euch Smileys, saloppe Formulierungen und Sarkasmus für die Freizeit, solche Sachen wirken unseriös und können sogar zu Missverständnissen führen.

6. Rechtschreibung: Fehler bei Grammatik, Interpunktion, Groß- und Kleinschreibung lassen auf mangelnde Bildung schließen und führen dazu, dass ihr nicht ernst genommen werdet. Checkt den Text vor dem Abschicken auf Fehler!

7. Anhänge: Nutzt Formate wie PDF, JPG oder ZIP, damit Windows- und Mac-Nutzer die Dateien öffnen können.

8. Signatur: Damit euer Gegenüber Name, Kontaktdaten und eure Position im Unternehmen sofort sieht, sollten geschäftliche E-Mails mit einer Signatur enden. Die könnt ihr im E-Mail-Programm festlegen, sie wird dann automatisch an alle E-Mails drangehangen.

9. Schnell antworten: Im Geschäftsleben sollten E-Mails nicht länger als 24 Stunden liegen bleiben, Ausnahme sind Wochenenden und Feiertage.

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