Tipps fürs Online-Meeting

Für den coolen Auftritt vor der Webcam

Foto: dylan ferreira / unsplash
Foto: dylan ferreira / unsplash

Ihr sitzt in T-Shirt und Jogginghose am Schreibtisch, neben euch türmen sich die benutzten Kaffeetassen, im Hintergrund läuft die Lieblingsmusik eurer Mitbewohner in voller Lautstärke oder euer Kind flitzt schnell und laut brüllend durchs Bild – nicht die optimalen Bedingungen für Online-Meetings. Allerdings gehören für viele von uns Online-Meetings inzwischen zum Alltag. Aufgrund der Corona-Krise wurden zahlreiche Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Treffen in großer Runde sind auch im Konferenzraum erst einmal nicht möglich. Gearbeitet wird also in vielen Unternehmen von zu Hause aus. Wir sitzen unseren Kollegen nicht mehr direkt gegenüber, sondern vereinbaren Hangouts, Zoom Meetings und Dates über Skype. Wir geben euch Tipps für das Online-Meeting, so dass ihr einige Fallstricke gleich im Vorfeld beseitigen könnt. 

Tipps für das Online-Meeting – die Technik muss passen

Es ist frustrierend, wenn ihr mit Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden ein Online-Meeting plant und jeder erst einmal minutenlang an den Einstellungen feilen muss. Der Ton ist schlecht, ihr versteht euch nicht, die Bildqualität lässt zu wünschen übrig und auch die Internetverbindung ist nicht stabil. So kann ein Online-Meeting nicht starten. Besser ist es, alle technischen Voraussetzungen im Vorfeld zu prüfen und auch alle Teilnehmer um eine solche Prüfung zu bitten. Habt ihr Kollegen, die sich mit der Technik nicht besonders gut auskennen, bietet vorab eure Hilfe an. Oder vereinbart bereits im Vorfeld einen Probetermin, so dass am Tag des Online-Meetings möglichst nichts schiefgehen kann. 
 

Tipps fürs Online-Meeting – Für den coolen Auftritt vor der Webcam / Foto: windows / unsplash

Tipps fürs Online-Meeting – Für den coolen Auftritt vor der Webcam / Foto: windows / unsplash

 

Hintergrund – hier kommt es auf die Feinheiten an

Zu den wichtigsten Tipps für das Online-Meeting gehört: Ihr müsst für einen aufgeräumten Hintergrund sorgen. Was bekommt euer Gegenüber zu sehen, wenn ihr euch zu einem Online-Meeting anmeldet? Welcher Bildausschnitt wird zu sehen sein? Sitzt ihr vor einem offenen Schuhregal oder vor einer Bilderwand mit Urlaubsfotos, auf denen ihr halbnackt am Strand mit Cocktail in der Hand zu sehen seid? Klar, eure Wohnung ist privat und ihr dürft dort machen, was ihr wollt. Bei einem Online-Meeting solltet ihr jedoch für einen möglichst neutralen und professionellen Hintergrund sorgen. Aufgeräumt sollte im Übrigen auch euer Desktop sein. Teilt ihr mit anderen Teilnehmern euren Bildschirm, dann sorgt dafür, dass auch hier nichts zu sehen ist, was zu privat ist. 
 

Tipps für das Online-Meeting – ohne Planung geht es nicht

Zu den wichtigsten Tipps für das Online-Meeting gehört auch, dass ihr das Meeting gründlich planen solltet. Folgende Tipps für das Online-Meeting können euch bei der Planung helfen:

  • Legt ein Zeitfenster fest. Günstig ist es, wenn Meetings nicht länger als 60 bis 90 Minuten dauern.
  • Legt die Inhalte des Meetings fest. Welche Themen sollen besprochen werden? Welche Materialien braucht ihr dafür?
  • Überlegt euch im Vorfeld, welche Aufgaben zu erfüllen sind und wer der anderen Teilnehmer diese übernehmen könnte.
  • Legt ein Ziel für das Meeting fest. Was wollt ihr erreichen?

Am Ende des Online-Meetings ist es wichtig, dass ihr klar kommuniziert habt, wie es für jeden einzelnen der Teilnehmer weitergehen wird. Aufgaben müssen verteilt werden und es sollte klar sein, wer welche Aufgabe übernimmt. Auch der zeitliche Rahmen sollte besprochen werden. Beauftragt auch unbedingt jemanden mit der Dokumentation des Meetings. Was wurde besprochen? Wer übernimmt welche Aufgabe? Welche Ideen und Ziele wurden formuliert? Wann soll das nächste Treffen stattfinden?

Tipps fürs Online-Meeting – gibt es auch Nachteile?

Online-Meetings haben viele Vorteile. Ihr müsst keine langen Anfahrtswege oder Kosten für Verpflegung und Unterkunft in Kauf nehmen und es können oftmals mehr Menschen teilnehmen, als dies ansonsten möglich wäre. Auch Meetings mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen im Ausland sind online jederzeit möglich. Allerdings fallen nette Unterhaltungen während der Kaffeepause sowie das gemeinsame Bier am Abend aus. Oftmals entstehen genau in solchen Situationen gute Gespräche und Kontakte werden geknüpft oder vertieft. Geht es bei einem Online-Meeting in erster Linie um geistige Leistungen und Ideen, stellt die virtuelle Arbeit kein Hindernis dar. Jeder ist konzentriert und leistet seinen Beitrag. Zudem ist der Gruppendruck weniger stark. Allerdings sollte man im Hinterkopf behalten, dass ein Online-Meeting anderen Bedingungen unterliegt wie ein Workshop vor Ort. Ein Online-Meeting sollte nicht tagesfüllend sein. Niemand möchte acht Stunden konzentriert und regungslos am Computer sitzen. Besser ist es, ein solches Meeting dann in Etappen und verschiedene Themenblöcke aufzuteilen, sich möglichst auf das Wesentliche zu beschränken und zwischendurch Pausen einzuräumen.

Fazit

Wenn ihr diese Tipps für das Online-Meeting beachtet, könnt ihr damit ebenso gute Ergebnisse erzielen wie mit einem Meeting vor Ort. Es gehört vielleicht ein wenig Übung und Praxiserfahrung dazu, aber mit der Zeit werden alle Teilnehmer bei Online-Meetings immer sicherer. Welche Tipps für das Online-Meeting fallen euch noch ein? Was sollte man unbedingt beachten?

 

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