E-Mail-Chaos im Büro

Hasst ihr es, euch nach dem Urlaub mit einer Flut an E-Mails rumschlagen zu müssen? Wir auch! bigKARRIERE hat deshalb im Kollegenkreis nachgehorcht und die besten Tipps gegen das E-Mail-Chaos für euch gesammelt!

E-Mail-Chaos vermeiden: Tipps und Tricks für ein aufgeräumtes Postfach

Ob im Sommer oder zur Weihnachtszeit – ist man mehrere Tage nicht am Computer, quillt bei der Rückkehr das elektrische Postfach förmlich über. Das geht nicht nur euch so, die Erfahrung machen auch eure Kollegen. Laut dem Marktforschungsunternehmen The Radicati Group aus den USA empfängt und verschickt ein Arbeitnehmer im Durchschnitt täglich 110 E-Mails. Vor allem vor den typischen Urlaubsphasen kann es noch mehr werden, denn da wollen alle noch schnell ihre Projekte abschließen, Übergaben machen oder wichtige Details erfragen.

Die Zahl der E-Mails ist in diesen Zeiten kaum mehr überschaubar und bewegt sich häufig im Bereich der Tausender. Solch ein volles E-Mail-Postfach stresst, macht ein schlechtes Gewissen und stört bei der eigentlichen Arbeit. Dabei kann man mit ein paar Absprachen, Regeln und praktischen Tricks das E-Mail-Chaos vermeiden und dafür sorgen, dass die Postfächer bei niemandem mehr überlaufen. Hier sind die besten Strategien und Tricks:

#1: Gemeinsamen Leitfaden entwickeln

Damit sich zumindest interne E-Mails während der Urlaubszeit nicht häufen, ist es hilfreich, einen Leitfaden zum Umgang mit E-Mails im Kollegenkreis zu entwickeln. So stellt ihr zumindest innerhalb eurer Abteilung ein gemeinsames Verständnis zum Thema E-Mail-Kommunikation her. Zu den wichtigsten Punkten gehört, dass Inhalte und Betreffzeilen klar formuliert werden sollten (so lassen sich Nachfragen und E-Mail-Chaos vermeiden) und möglichst keine Massenmails gesendet werden (besser sind individuelle Nachrichten an einzelne Empfänger).

#2: Internen Code einführen

Ein interner Code hilft mit der E-Mail Flut umzugehen, indem schon an der Betreffzeile ersichtlich ist, wie wichtig eine Nachricht ist. Zum Beispiel können E-Mails mit "A" für "Antwort erbeten" und "ZK" für "zur Kenntnis" versehen werden. So können Empfänger sofort weniger wichtige E-Mails in einen gesonderten Ordner sortieren.

#3: Filterregeln im E-Mail-Programm nutzen

Vor allem CC-Mails sind nervig, weil meist nur Nachfragen an den Absender oder überflüssige Inhalte drinstehen. Filtert Mails mit unzähligen CC-Empfängern direkt in einen eignen Ordner. So verstopfen sie nicht euer Postfach und ihr könnt sie zu einem späteren Zeitpunkt in Ruhe durchsehen.

#4: Unnötige Benachrichtigungen und Newsletter abbestellen

Nehmt euch vor dem Urlaub ein paar Minuten Zeit und bestellt alle Newsletter und Benachrichtigungen aus den sozialen Netzwerken ab, die ihr nicht rückwirkend braucht. Schwups und schon ist das Postfach weniger voll. Nach dem Urlaub könnt ihr die Sachen wieder abonnieren.

#5: Abwesenheitsnotiz einrichten

Klingt simpel, ist aber wirkungsvoll. Wenn eure Mail-Kontakte direkt eine Abwesenheitsnotiz erhalten, die ihnen sagt, wann ihr wieder zurück seid, schicken sie euch keine Nachfragen. Auf diese einfache Weise lässt sich zumindest ein Stück weit das E-Mail-Chaos vermeiden.

#6: Struktur im E-Mail-Programm schaffen

Legt unterschiedliche Ordner an, zum Beispiel für jedes Projekt oder nach Dringlichkeit. So könnt ihr einen vollen Posteingang schneller leeren und euch später mit den einzelnen Ordnern befassen. Ist vor allem nach der Urlaubszeit viel übersichtlicher so.

#7: Mit Flagge oder Sternchen arbeiten

Die Symbole dienen dazu, E-Mails zur späteren Bearbeitung zu markieren. Hilfreich für alle, die aus dem Urlaub zurückkehren und eine unübersichtliche E-Mail-Flut managen müssen.

#8: Für Vertretung sorgen

Über die Weihnachtsfeiertage nützt dieser Tipp eher wenig, weil das ganze Büro Urlaub macht. Dafür ist er im Sommer Gold wert. Gewährt einer Urlaubsvertretung Zugriff auf euer Postfach, wenn ihr länger Sommerurlaub macht. Ein Teil der Nachrichten wird so bereits während eurer Abwesenheit erledigt und ihr habt weniger abzuarbeiten.