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10 Tech-Hacks, die du unbedingt brauchst

Mach dein Arbeitsleben einfacher!

Foto: jonas leupe / unsplash
Foto: jonas leupe / unsplash

Multitasking wird in unserer Gesellschaft idealisiert. Wir versuchen ständig, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Doch dadurch verlieren wir oft einen großen Teil unserer Freizeit und auch unserer Stunden, in denen wir am fokussiertesten sind. Oft sind wir weniger produktiv, wenn wir versuchen, viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Du musst wissen, welche Aufgaben du delegieren kannst, um mehr Zeit für andere Dinge zu haben. Technologische Verbesserungen in deinen Arbeitsalltag zu integrieren, kann dir helfen, deine Produktivität zu steigern. Zusätzlich können diese Tech-Hacks dir auch in deiner Freizeit helfen. Wir stellen dir einige der wichtigsten und hilfreichsten Tech-Hacks vor und wie sie dein Arbeitsleben verbessern. So kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Mach dein Arbeitsleben einfacher mit diesen Tech-Hacks / Foto: ed hardie / unsplash

Mach dein Arbeitsleben einfacher mit diesen Tech-Hacks / Foto: ed hardie / unsplash

Passwort Manager

Du verlierst viel Zeit damit, zu überlegen, für welches Passwort du dich bei den unterschiedlichen Portalen und Programmen bei der Passwortvergabe entschieden hast. Mit einem Passwort-Manager ist es möglich, sich viel Zeit sparen. Nie wieder sperrst du dich aus deinem Konto aus, weil du das Passwort vergessen hast. Viele Produktivitätscoachs empfehlen einen sicheren Passwort-Manager, um einen Teil der Arbeit zu automatisieren. Du musst dir keine Vielzahl an Passwörter mehr merken, sondern nur noch ein einziges für den Passwort-Manager. Du kannst diese Apps in deinen Browser integrieren und dich so sicher und ohne Probleme bei Websites, etc. anmelden. 

Meeting-Verfügbarkeit

Unzählige E-Mails gehen hin und her unter Kollegen oder zwischen dir und dem Kunden, bis ein passender Slot für ein Meeting gefunden ist. Es gibt Programme, die das vereinfachen und freie Termine für alle Teilnehmer des Meetings findet.

Google Calender

Google Calender hat eine eingebaute Funktion, mit der du und auch andere sehen können, wann wer beschäftigt ist oder frei ist für einen Termin. Es werden natürlich nicht alle Details der Besprechungen und Termine für alle dadurch sichtbar. Du machst lediglich deine Verfügbarkeit für andere einsehbar. Unter "Einstellungen und Freigaben" in deinem Kalender kannst du entscheiden, ob dein Kalender öffentlich oder für bestimmte Personen freigegeben werden soll. 

Outlook

Bei Outlook hast du ebenfalls die Möglichkeit, deinen Kalender für andere freizugeben. Zusätzlich gibt es die Einstellung bei den Zugriffsrechten, welche Details deines Kalenders die anderen einsehen können. 

Apps für Externe

Möchtest du die Planung mit Externen vereinfachen, die keinen Zugriff auf deinen Arbeitskalender haben sollen oder eine andere Software verwenden, gibt es weitere Apps, die du verwenden kannst. Calendly ist eine davon. Trage deine am wenigsten ausgelasteten Zeiten ein und die Zeiträume, in denen du am besten an Besprechungen teilnehmen möchtest. Mit einer speziellen URL, die du freigeben kannst, sehen andere, die mit dir Termine vereinbaren möchten, wann es dir am besten passt. Lästiges Hin- und Herschicken von E-Mails wird damit unnötig

Ein weiteres Tool, das du verwenden kannst, ist Doodle. Mit diesem Hilfsmittel ist es sehr einfach, online und kostenlos Termine zu planen. Es ermöglicht Personen einzutragen, zu welchen Zeit und an welchen Tagen sie am besten verfügbar sind. 

Parkplatz-Finder-App

Viel Zeit geht bei der Parkplatzsuche verloren und wenn du Pech hast, kommst du dadurch sogar zu spät zu einem wichtigen Termin. Die meisten Firmen habe keine zugewiesenen Parkplätze und du musst dich jeden Tag mit der nervigen Suche nach einem Parkplatz herumplagen, wenn du auf ein Auto angewiesen bist. Es gibt Parkplatz-Finder-Apps, die dir das Leben einfacher machen und dir viel Zeit bei der Suche sparen. 

Mail-Filter nutzen

Bei dutzenden E-Mails jede Stunde wird es schwierig, das Postfach schnell nach wichtigen E-Mails zu durchsuchen. E-Mail-Regeln und -Etiketten einzustellen, ist unerlässlich, wenn du dein Postfach übersichtlich halten möchtest. Entsprechende Filter und Etiketten lassen sich ohne großen Aufwand in den Einstellungen auswählen. Du kannst damit deine E-Mails automatisch vom Programm sortieren lassen und entscheiden, was mit diesen Mails passieren soll. E-Mails von wichtigen Kunden oder dem Vorgesetzten in einer kräftigen Farbe anzeigen zu lassen, ist hilfreich, wenn es darum geht, den Überblick zu behalten und E-Mails zu priorisieren. Du kannst Mails eines speziellen Anbieters auch mit Werbeetikett markieren lassen. Mit diesen Filtern und Etiketten fällt es dir sicher einfacher, den Überblick zu behalten.

Versand von E-Mails planen

Sind E-Mails nicht dringend und du möchtest deine Kollegen so spät am Tag nicht damit nerven, kannst du den Versand deiner E-Mails planen. Mit dieser Funktion vergisst du die E-Mail nicht und sie wird an den Empfänger gesendet, wenn dieser arbeitet und Zeit hat, sich darum zu kümmern. Unter Einstellungen in der Mail wie Zustelloptionen oder Senden planen kannst du den Zeitpunkt angeben, an dem die E-Mail versendet werden soll. 

Reiseplanung

Den Überblick über alle Bestätigungsmails und Reiseempfehlungen zu behalten, ist oft nicht einfach und unnötig zeitraubend. Du kannst hierfür Apps verwenden, die Reiseinformationen an einem Ort sammeln. Mit beispielsweise Triplt leitest du deine E-Mails zu Flügen, Hotels etc. weiter und die App erzeugt eine Route, der du folgen kannst. Sind Flüge verspätet oder gibt es andere Informationen, wirst du durch die App benachrichtigt. 

Bildschirmhelligkeit anpassen

Deine Fähigkeit, zu schlafen, wird von blauem Licht beeinflusst. Du vergisst aber bestimmt auch häufiger, deine Helligkeit bei Dunkelheit anzupassen. Microsoft und Apple haben beide die Option einer automatisierten Lichtanpassung. Dabei passt sich die Helligkeit automatisch an wärmere Farben in der Umgebung an. Ändert sich die Beleuchtung in deiner Umgebung, passt sich auch das Licht an. In den Systemeinstellungen kannst du die Nachtlicht- oder Nachtabsenkung-Funktion einstellen. Hast du dein Gerät, das keine automatische Anpassung der Helligkeit bei Dunkelheit vornehmen kann, gibt es auch Apps, die dies für dich tun. 

Diktierfunktion

Du sparst Zeit, wenn du die Talk-to-Type-Funktion deines Laptops nutzt. Diese Funktion ist ideal für erste Entwürfe oder Besprechungsnotizen und Brainstorming. Sobald du die Spracheingabe aktiviert hast, kannst du den KI-Schreibassistenten nutzten, um Texte zu diktieren. 

Konzentration schärfen

Social Media und andere Ablenkungen sind darauf ausgelegt, dass du immer weiter Zeit damit verbringst, obwohl du produktiv sein müsstest. Es gibt ein paar Automatisierungsfunktionen, die dir dabei helfen, deine Screen-Time unter Kontrolle zu bekommen. Schalte Benachrichtigungen stumm und nutze Nicht-stören-Funktionen deiner Geräte. Es gibt außerdem Funktionen bei Google Calender, die automatisch Meetings ablehnen, wenn du von jemanden zu einer Zeit eingeladen wirst, zu der du etwas anderes erledigen möchtest.

Mach dein Arbeitsleben einfacher! Foto: dillon shook 3ipkixvxv / unsplash

Mach dein Arbeitsleben einfacher! Foto: dillon shook 3ipkixvxv / unsplash

Zeitspanne zum E-Mails widerrufen verlängern

Es ist dir bestimmt auch schon passiert: Du versendest eine Mail und merkst, dass du den Anhang vergessen hast oder etwas im Text falsch war. In Google Mail gibt es eine Option, die Zeitspanne zu verlängern, in der du den Sendevorgang aufheben kannst. Outlook hat ebenfalls die Funktion zum Rückgängigmachen von Mails. Beachte hier aber, dass das nicht für alle Mail-Endungen gilt, beispielsweise @outlook.com, @hotmail.com, @live.com und @msn.com

Fazit

Es gibt viele Tech-Hacks, mit denen du dir deinen Arbeitsalltag einfach gestalten kannst und Zeit sparst. Einstellungen wie Mail-Filter, E-Mail Versende-Optionen und Nicht-stören Funktionen können dir helfen organisierter und konzentrierter vorzugehen. Andere Apps wie Passwort-Manager, Parkplatz-Finder und Kalendertools, die anderen deine Verfügbarkeiten mitteilen, unterstützen dich dabei Zeit zu sparen und deine Nerven zu schonen. Auch automatische Einstellungen zur Bildschirmhelligkeit oder die Diktierfunktion deines Laptops können dir die Arbeit angenehmer machen. Probiere die verschiedenen Tech-Hacks aus, um deinen Arbeitsalltag entspannter und leichter zu gestalten. 

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