5 Denkfehler, die unseren Alltag erschweren
Und wie du sie loswirst!
2023-03-07T09:35:19+01:00
Nicht immer nehmen wir uns die Zeit und Ruhe, die wir brauchen, um eine gute Work-Life-Balance zu haben. Das liegt in den meisten Fällen daran, dass wir unsere Ziele zu hoch stecken und uns zu viel zumuten. Wir schaffen nicht das, was wir uns vorgenommen haben, und fühlen uns überlastet. Schuld an diesem Verhalten können 5 Denkfehler sein. Wir erklären dir, welche das sind und wie du sie vermeidest.
Neues Jahr, neue Überlastung
Der Start in ein neues Jahr ist für viele ein Anlass, die letzten Monate und Erfolge Revue passieren zu lassen. Nicht immer ist das Ganze befriedigend und wir fühlen uns erschlagen durch die nicht erledigten und nicht vollendeten Aufgaben und Projekte. Wir haben zu viel gearbeitet, uns zu viel vorgenommen und zu wenig davon geschafft. Anstrengung und Stress sind da vorprogrammiert. Woran liegt es, dass wir immer wieder diesen Fehler begehen und uns mit Aufgaben und To Dos überlasten? Es gibt 5 Denkmuster, die uns unsere zeitlichen Ressourcen falsch einschätzen lassen und uns dazu bringen, in die Überlastung abzurutschen, anstatt unsere Projekte entspannter abzuarbeiten.
Zeitmanagement adé, hallo Überlastung
Durch die Denkmuster in unseren Köpfen kommen wir oft zu Fehlschlüssen, die uns denken lassen, dass wir mehr erledigen können, als wir in der Realität mit der uns zur Verfügung stehenden Zeit erreichen können. Vorstellungen wie „Ohne mich läuft es in dem Projekt nicht“ oder „Wie sollen die anderen ohne mich weiterkommen mit der Aufgabe?" sind in unseren Köpfen dauerhaft präsent.
Frust aufgrund der ungünstigen Denkfehler ist keine Seltenheit. Wir nehmen uns vor, bis Ende der Woche mit diesem und jenem fertig zu werden und am besten noch die Bonusaufgabe zu erledigen. Das hindert uns daran, dass wir rechtzeitig mit den Dingen fertig werden, die wir uns vorgenommen haben. Die Folge: Arbeit am Wochenende, nach Feierabend und im Urlaub. Das ist aber nicht die Lösung, sondern das Problem, da wir uns damit weiter in die Überlastung manövrieren.
Die 5 Denkfehler der Überlastung
Wie kommst du aus dem Ganzen raus? Machst du dir diese 5 Denkfehler bewusst, schaffst du es, sie zu durchbrechen und dich nicht in ihnen zu verfangen. Hältst du dich daran, wirst du dir seltener zu viel vornehmen und dein Zeitmanagement verbessern.
Die Phase
„Es ist nur eine stressige Phase“ oder „Es ist nur vorübergehend so viel zu tun“ gehören zum ersten Denkmuster, das dich in die Überlastung schlittern lässt. Nein zu weiteren Aufgaben zu sagen, ist für viele nicht leicht und wir halsen uns mehr auf als wir stemmen können. Eine Mentorschaft, ein Vortrag, die Planung für ein Zusatzprojekt übernehmen – in deinem Arbeitsalltag stehst du bestimmt oft vor verlockenden Herausforderungen, die du gerne übernehmen würdest, um dich weiterzuentwickeln und dich zu beweisen. Die zusätzlichen Aufgaben bringen auch viele zusätzliche Arbeitsstunden mit sich. Wir schaffen es in den meisten Fällen trotzdem nicht, nein zu sagen. Das liegt in vielen Fällen daran, dass wir ein bestimmtes Denkmuster im Kopf haben: „Es ist doch nur eine Phase, das schaffe ich schon“.
Möchtest du diesen Denkfehler durchbrechen, musst du lernen, besser zu priorisieren und nein zu sagen, wenn dir ein weiteres Projekt oder eine neue Aufgabe übergeben werden soll, die realistisch gesehen nicht in deiner dir zur Verfügung stehenden Zeit machbar ist. Merkst du, dass das Projekt größer ist, als du dachtest, ist es wichtig, dass du dir Unterstützung holst und dir eingestehst, dass deine Planung unrealistisch war. Nur so umgehst du die Überlastung in diesem Fall.
Tipp: Beim Priorisieren kann es dir helfen, wenn du die Projekte und Aufgaben aus der Vergangenheit noch einmal durchdenkst. Was war lang vorab geplant und was kam spontan dazu? Welche Projekte waren wirklich wichtig und welche haben Zeit gekostet, aber keinen Nutzen gebracht?
Das nächste Mal
Das zweite Denkmuster, das dich dazu bringt, dir zu viel vorzunehmen: „Das nächste Mal wird es einfacher“. Die meisten Aufgaben werden mit der Zeit einfacher, je häufiger wir sie machen. Aber Erfahrung hilft dir nicht jedes Mal, denn Anforderungen und Verhältnisse können sich ändern und manche Aufgaben sind oder bleiben aufwändig und komplex. Neue Verpflichtungen bedeuten in den meisten Fällen neue Herausforderungen und oft unterschätzen wir diese zu Beginn.
Schmink dir also lieber ab, dass neue Aufgaben und Projekte mit der Zeit und Erfahrung schneller erledigt sind als vorherige. In vielen Fällen sind diese schwieriger und fressen mehr Zeit, als du angenommen hast, denn es ist und bleibt eine neue Aufgabe für dich. Hältst du an dem Denkmuster fest, dass es bei der nächsten neuen Aufgabe leichter geht, schiebst du ganz schnell Nacht- und Wochenendschichten, um die Aufgaben zu erledigen.
Wie du aus diesem Denkmuster entkommst, ist nicht schwer: Schaffe dir Zeitpuffer. Sagst du einem neuen Projekt zu, solltest du dir immer einen Zeitpuffer einplanen, um Stress zu vermeiden und die Aufgaben in der zugesicherten Zeit zu erledigen. Plane die Deadlines also nicht zu knapp und plane dir genug Zeit ein, denn es kann immer zu unerwarteten Zwischenergebnissen oder Problemen kommen, die mehr Zeit einnehmen als vorerst geplant. Die Devise: großzügig kalkulieren, um Stress und Überlastung zu vermeiden.
Einspringen für andere
Den meisten Menschen ist es wichtig, von den Kollegen und Kolleginnen gemocht zu werden. Hier kommt der dritte Denkfehler ins Spiel: „Die anderen mögen mich, wenn ich jetzt einspringe“. Wir laden uns zu viel auf, weil wir von den anderen gemocht werden wollen und deshalb Aufgaben von ihnen übernehmen und dazwischenschieben. Anerkennung gibt uns ein gutes Gefühl, deshalb wollen wir sie immer wieder spüren.
Bevor du einem anderen einen Gefallen tust und eine weitere Aufgabe übernimmst, solltest du überlegen, welche negativen Folgen das haben kann. Was passiert, wenn dein Arbeitsergebnis durch den Stress schlechter ausfällt als sonst? Oder wenn du eine Deadline nicht einhalten kannst, weil du etwas dazwischengeschoben hast? Also nicht nur an die positiven Folgen und Glücksgefühle denken, sondern zusätzlich an die negativen Auswirkungen, wenn du weitere Aufgaben übernimmst und dazwischenschiebst. So kannst du deine eigenen Zeitressourcen besser einschätzen und gehst das Ganze mit einer realistischeren Zeitplanung an.
Fehler anderer korrigieren
Jeder kennt es: Kollegen, Kolleginnen oder Angestellte arbeiten schlampig sowie fehlerhaft und treffen die erwartete Qualität nicht. In einigen Fällen helfen da auch die genauen Vorgaben, Einarbeitungen, Checklisten und Richtlinien nicht. Das führt dazu, dass du dich hinsetzen musst und die Aufgabe prüfen und überarbeiten musst. Eingeplant war die Zeit dafür zwar nicht, aber irgendwer muss es machen und die Fehler der anderen ausbessern, um die gewünschte Qualität zu liefern.
Dabei musst du die Fehler nicht alle für die anderen ausbessern. Gib die Aufgabe an die schlampigen Kollegen oder Kolleginnen zurück mit genauen Anpassungshinweisen und Anweisungen. Gibt es schon Richtlinien, Checklisten und Informationen, wie die Aufgabe erledigt werden soll, kannst du noch einmal darauf verweisen.
Trotzdem wirst du wahrscheinlich in einigen Fällen weiterhin Fehler in den Aufgaben finden, aber dann geht die Arbeit noch einmal an die Person zurück. Konsequenz ist hier wichtig, sonst lernen die anderen nichts daraus und du musst die Aufgabe immer wieder selbst korrigieren. Sind es nicht deine Aufgaben, liegt die Korrektur der Fehler bei der zuständigen Person. Übernimmst du die Aufgaben immer wieder und lässt die anderen nicht aus ihren Fehlern lernen, nimmst du dir damit die Option, irgendwann von ihnen entlastet zu werden. In deinem Zeitplan ist die Aufgabe schließlich nicht einkalkuliert und die Stunden fallen extra an.
Ohne mich geht es nicht
„Ich kann es selbst am besten“ ist eine Einstellung, die schnell zur Überlastung führt. Mit diesem Denkfehler wirst du viele Stunden damit verbringen, hinter anderen hinterher zu kontrollieren und Aufgaben, die du abgeben könntest, übernimmst du immer noch, weil du es anderen nicht zutraust, es genauso gut zu machen wie du. Das Ganze kommt bei deinen Aufgaben, die du übernehmen musst, on top oben drauf und du landest wieder in den Überstunden und der Überlastung.
Hast du dir wie in der Lösung zu Denkmuster 2 deinen Zeitpuffer für Aufgaben eingebaut, kannst du diesen nutzen, um andere weiterzubilden, damit sie Aufgaben besser übernehmen können und dich entlasten, indem sie Tätigkeiten in guter Qualität eigenständig erledigen können. Kluge und strategische Planung sind im Arbeitsalltag beim Zeitmanagement das A und O.
Ja, es kostet Zeit und Ressourcen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weiterzubilden und auf ein Niveau zu bringen, auf dem sie selbstständig hochwertige Ergebnisse abliefern. Trotzdem ist das der beste Weg, um langfristig entlastet zu werden. Weg vom Mikromanagement ist die Devise. Investiere in das Können anderer und verlasse dich nicht nur auf dich und deine Fähigkeiten. So kommst du aus dem Denkmuster raus, dass du unersetzlich bist und gewinnst Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Die Überlastung gehört dann der Geschichte an.
Fazit
Es passiert nicht selten, dass wir uns zu viel vornehmen und nicht alle Aufgaben erledigen können. Besonders 5 Denkmuster führen dazu, dass du dich überlastet und gestresst fühlst. Hältst du dich an unsere Tipps, kannst du die Denkfehler vermeiden, der Überlastung entgehen und dein Zeitmanagement verbessern.