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Das übernimmt dein Boss

Wie du es dir auf Geschäftsreise gut gehen lässt

Dienstreise – das solltest du beachten / Foto: guilherme stecanella / unsplash
Dienstreise – das solltest du beachten / Foto: guilherme stecanella / unsplash

Was versteht man unter einer Dienstreise? Wann spricht man von Dienstreisen und welche Zeiten sind der Arbeitszeit zuzuordnen? Welche Fahrten werden mir von meinem Arbeitgeber vergütet? Wir verraten dir, was du zum Thema Dienstreise und Arbeitszeit wissen musst.

Dienstreise – was zählt alles dazu?

Unter einer Dienstreise versteht man Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen getätigt werden. Diese Reisetätigkeit führt den Arbeitnehmer vorübergehend weg von der üblichen Arbeitsstätte an eine andere Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer arbeitet während Dienstreisen also nicht am gewohnten Arbeitsplatz, sondern irgendwo anders. Um Dienstreisen handelt es sich in der Regel dann, wenn ein Arbeitnehmer von seinen Vorgesetzten zum Arbeiten in eine andere Stadt oder ein anderes Land geschickt wird. Er hat dann dort im Auftrag seines Arbeitgebers bestimmte Aufgaben zu übernehmen.

Muss der Arbeitgeber dagegen nur kurze Strecken beispielsweise innerhalb der eigenen Stadt zurücklegen, spricht man von einem Dienstgang. Dienstreisen haben keine bestimmte Dauer. Je nach Aufgabe, Zeitraum und benötigter Reisezeit können Dienstreisen unterschiedlich lang sein. So können Dienstreisen beispielsweise nur einige Stunden, Tage, Wochen oder Monate dauern. Ist die Aufgabe am Arbeitsort außerhalb des Betriebes erledigt, kehrt der Mitarbeiter an seinen üblichen Dienstort zurück. Typische Beispiele für Dienstreisen sind:

  • Kundentermine
  • Treffen mit Geschäftspartnern
  • Treffen mit Lieferanten
  • Treffen mit Kollegen an anderen Standorten
  • Messen
  • Tagungen
  • Seminare
  • Schulungen
  • Veranstaltungen
  • Ausstellungen
  • Besprechungen mit anderen Unternehmen

Dienstreise – wer übernimmt die Kosten?

Die Kosten für Dienstreisen trägt in der Regel der Arbeitgeber. Das gilt zumindest für die Kosten für die Fahrt und die Übernachtung sowie den Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen. Hier sollten Arbeitnehmer die Regelungen im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag beachten. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei, können Arbeitnehmer diese nicht mehr als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.

In vielen Fällen müssen Arbeitnehmer ihre Ausgaben belegen, um diese vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Um eine Reisekostenabrechnung machen zu können, solltest du daher deine Quittungen und Belege sammeln. Häufig werden Kosten für Taxifahrten nicht gerne übernommen, weil diese sehr teuer sind. Ist nichts anderes abgemacht, halte dich an öffentliche Verkehrsmittel. Reisenebenkosten wie Trinkgeld, Telefonkosten und Gebühren fürs Parken kann dein Arbeitgeber ebenfalls übernehmen.

Korrektur lesen – Tipps wie du eigene Texte korrigierst / Foto: mara conan design / unsplash

Korrektur lesen – Tipps wie du eigene Texte korrigierst / Foto: mara conan design / unsplash

Ist die Dienstreise als Arbeitszeit einzustufen?

Um zu klären, ob eine Dienstreise als Arbeitszeit eingestuft werden kann, muss man erst einmal einige Begriffe näher beleuchten: Sind Reisezeiten Teil der Arbeitszeit?

  • Der Begriff "Reisezeit" gilt als Oberbegriff und umfasst nicht nur Dienstreisen, sondern auch Wegzeiten und Dienstgänge. Von Wegzeiten spricht man, wenn es sich um Fahrten des Arbeitnehmers von seinem Wohnort zu seiner Arbeitsstätte handelt. Die Arbeitsstätte kann innerhalb oder außerhalb des Betriebs liegen.
  • Dienstreisen sind keine Wegzeiten, sondern Reisen, die der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen antritt. Ist die Dienstreise beendet, kehrt der Arbeitnehmer wieder an seine übliche Arbeitsstätte zurück.
  • Abgegrenzt werden müssen Dienstreisen von Dienstgängen. Bei einem Dienstgang sind kurze Strecken zu überwinden. Dienstgänge werden üblicherweise in der gleichen Stadt getätigt. Gehört nun die Reisezeit zur Arbeitszeit? Wie Reisezeiten gewertet werden, hängt also davon ab, ob es sich um Wegzeiten, Dienstgänge oder Dienstreisen handelt.

Wegzeiten, also Fahrten von der eigenen Wohnung zur Arbeitsstätte, werden nicht zur Arbeitszeit gezählt. Das gilt zumindest für Arbeitnehmer mit festem Dienstort. Eine Ausnahme wird gemacht, wenn es sich um Außendienstmitarbeiter handelt. Haben Arbeitnehmer keinen fest zugewiesenen Arbeitsort, dann können diese ihre Arbeit nicht machen ohne eine gewisse Reisetätigkeit. Hier kann die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet werden. Gezählt werden hier nicht nur die Fahrten von einem Kunden zum nächsten, sondern auch die erste Fahrt in den Betrieb. Befindet sich der Mitarbeiter im Home-Office, so wird die erste Fahrt zu einem Kunden ebenfalls als Arbeitszeit gezählt.

Dienstreise – was zählt alles dazu? / Foto: julia / Pexels

Dienstreise – was zählt alles dazu? / Foto: julia / Pexels

Ob die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gewertet werden kann, hängt wiederum von mehreren Faktoren ab. Wird die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gewertet, muss sie natürlich entsprechend vergütet werden. Es gibt hier jedoch keine eindeutigen Regelungen. Hilfreich können folgende Punkte sein:

  • Bei Dienstreisen, die während der regulären Arbeitszeit stattfinden, gilt die Reisezeit als Arbeitszeit. Du arbeitest am Montag ohnehin von 9 Uhr bis 17 Uhr und fährst auch an einem Montag um 10 Uhr los und kommst um 15 Uhr an? Dann gilt das als Arbeitszeit und wird vergütet.
  • Du kannst während der Reisezeit Arbeit für deinen Chef erledigen? Das heißt, du bist mit dem Zug oder dem Flugzeug unterwegs und dein Chef hat dich beauftragt, dich während der Reise auf ein Meeting vorzubereiten? Dann kann das als Arbeitszeit gewertet werden. Surfst du dagegen im Netz oder schaust Netflix-Serien, dann gilt das als Ruhezeit und du bekommst kein Geld.
  • Ob es sich um Arbeitszeit oder Ruhezeit handelt, hängt auch davon ab, welches Fortbewegungsmittel dein Chef angeordnet hat. Musst du selbst mit dem Auto fahren, dann wird die Reisezeit als Arbeitszeit angesehen. Bist du mit dem Flugzeug oder dem Zug unterwegs und kannst diese Zeit privat nutzen, handelt es sich um Freizeit.

Fazit

Was laut Arbeitsrecht als Dienstreise gilt und inwiefern Reisezeit als Arbeitszeit gewertet werden kann, ist nicht immer eindeutig. Für Arbeitgeber ist es daher sinnvoll, eindeutige vertragliche Regelungen zu treffen. Am besten hält man die Regeln zu Dienstreisen im Arbeitsvertrag fest. Zu beachten ist hier, dass es einige gesetzliche Regelungen gibt, die man mit eigenen Regeln im Arbeitsvertrag nicht aushebeln darf. Hier ist es empfehlenswert, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen. Für Arbeitnehmer ist es wichtig, sich die Regelungen zu Dienstreisen genau anzuschauen und bereits im Vorfeld Unklarheiten mit dem Chef zu besprechen. 

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