Dein Chef will alles selber machen?

Aufgaben abgeben oder die Verantwortung jemand anders übertragen? Vielen Chefs fällt das nicht leicht. Mit immer neuen Gründen erklären sie, warum sie die Aufgabe lieber selber erledigen. In den meisten Fällen sind das aber keine richtigen Begründungen, sondern einfach Ausreden. Mit den folgenden Ausreden entlarvst du deinen Chef oder deine Chefin ab sofort, wenn er wieder alles selber machen möchte.

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Ausrede Nr. 1: "Ich kann die Aufgabe selber am besten erledigen."

In den meisten Fällen einfach nur eine Ausrede. Jemand anderes wird die Aufgabe unter Umständen auf einem anderen Weg erledigen, aber das bedeutet nicht, dass das Ergebnis deshalb schlechter ist. In vielen Fällen ist es sogar besser, weil die Person mehr Zeit hat, sich damit auseinanderzusetzen als der vielbeschäftigte Chef oder die vielbeschäftigte Chefin. Kompetenzen, Wissen und Fähigkeiten sind im Unternehmen breit verteilt und liegen nicht nur bei der Führungskraft. Außerdem können Angestellte sich nicht weiterbilden und an Aufgaben wachsen, wenn sie nicht herausgefordert werden und etwas Neues ausprobieren können.

Sollte dieser Satz jedoch keine Ausrede sein, sollte die Führungskraft sich schnell darum kümmern, jemanden einzustellen, der diese Kenntnisse vorweisen kann oder jemanden im Unternehmen dementsprechend weiterbilden. Fällt der Chef oder die Chefin plötzlich aus, kann niemand die Aufgabe übernehmen und der Arbeitsablauf wird gestört. 

Ausrede Nr. 2: "Niemand anderes kann die Aufgabe machen."

Aufgaben abzugeben ist schwer, wenn alle Angestellten mit ihrem eigenen Arbeitspensum ausgelastet sind. Hier sollten gemeinsam Prioritäten gesetzt werden. Es muss festgestellt werden, ob die Aufgabe wirklich wichtig für das Unternehmen ist und sie direkt erledigt werden muss. Vielleicht kann die Aufgabe auf einen Zeitraum verschoben werden, in dem Angestellte Zeit haben, die Aufgabe zu übernehmen.

Oder kann die Aufgabe eventuell komplett gestrichen werden, weil sie nicht relevant ist. Oft werden Aufgaben Jahre oder Jahrzehnte lang erledigt, weil vor einiger Zeit angefangen wurde, diese Aufgabe auszuführen. Anschließend macht sich in vielen Fällen keiner mehr Gedanken darüber, ob es noch sinnvoll ist, es weiter zu tun. 

Zusätzlich können Zuständigkeiten in der Weise umverteilt werden, dass wieder Kapazitäten frei werden. Oder es können Aufgaben an Externe delegiert werden. 

Ausrede Nr. 3: "Ich erledige die Aufgabe schneller als meine Mitarbeiter."

Selbstverständlich brauchen Angestellte für neue Aufgaben, die sie zum ersten Mal machen, länger als der Chef oder die Chefin, die das schon tausendmal gemacht haben. Wird ein Angestellter oder eine Angestellte regelmäßig mit einer Aufgabe betraut, wird er oder sie durch die Übung und Routine die Aufgabe genauso schnell erledigen. In vielen Fällen wird dadurch die Aufgabe sogar besser erledigt, da sich die Arbeitskraft besser auf die Aufgabe fokussieren kann. Die Führungskraft ist mit vielen verschiedenen umfangreichen Aufgaben beschäftigt. Gehören zu viele Aufgaben zum Arbeitsumfang der Führungskraft, kann sie sich nicht mehr so gut auf eine Aufgabe konzentrieren und die Qualität und Effizienz leidet darunter.

Ausrede Nr. 4: "Es passt gerade nicht, die Aufgabe an jemand anderen abzugeben."

An sich kann die Führungskraft jeden Zeitpunkt schlecht reden. Es ist zu viel zu tun, finanzieller Engpass, Urlaubszeit – sich mit damit zu beschäftigen, Aufgaben zu delegieren, passt eigentlich nie.

Viele Führungskräfte übersehen hier die Möglichkeit. Zu Beginn wird es Zeit kosten, die Angestellten in neue Aufgaben einzuarbeiten, aber sind sie erst eingearbeitet, können Urlaubszeiten oder Krankheitsfälle beispielsweise gut überbrückt werden, wenn mehrere Mitarbeiter bestimmte Aufgaben übernehmen können. Zusätzlich kann das Arbeitspensum des Chefs, der Chefin oder der Angestellten besser verteilt werden, wenn andere Aufgaben übernehmen könnten. Die Ausrede "Es ist viel zu tun, es passt gerade nicht" kann somit schnell entkräftet werden, da durch Arbeitsverteilung effizient und weniger gestresst gearbeitet werden kann. 

Ausrede Nr. 5: "Was soll ich denn dann machen, wenn alle meine Aufgaben andere übernehmen?"

Bevor Führungskräfte Aufgaben delegieren, sollten sie eine Vorstellung davon haben, welche Aufgaben, sie stattdessen oder umfangreicher übernehmen können. Es darf nach der Abgabe keine Leere an Aufgaben entstehen. In den meisten Fällen werden die Führungskräfte durch die Abgabe von Aufgaben eher entlastet und können sich besser auf die wichtigsten Aufgaben fokussieren. 

Hier sollte immer daran gedacht werden, dass auch Führungskräfte in den Urlaub gehen oder krank werden können. Dann ist es wichtig, dass ein Ersatz für diese Zeit die wichtigen Aufgaben übernehmen kann. 

Ausrede Nr. 6: "Die Firma könnte darunter leiden und pleitegehen."

Natürlich kann etwas schiefgehen, wenn Aufgaben abgegeben werden und jemand neues das Ganze erledigt. Das kann bei großen, anspruchsvollen und kleinen, einfachen Aufgaben passieren. Das ist aber kein Grund, die Aufgaben nicht abzugeben.

Es ist essenziell, dass die Rahmenbedingungen der Aufgabe festgesteckt und die Überprüfung der Aufgabe geklärt werden. Passieren Fehler, sollte darüber offen gesprochen werden, um das nächste Mal effizienter und besser zu arbeiten. Wird Kritik geäußert, sollte es immer konstruktiv sein. Schuldzuweisungen sind hier fehl am Platz, sonst wird niemand im Unternehmen gerne die Verantwortung für Aufgaben und Projekte übernehmen. 

Ausführliche Übergaben kosten Zeit, sind aber essenziell, damit die Fehlerquote gering bleibt und die Aufgaben anschließend effizient und sauber erledigt werden können. Zunächst können die einfacheren Aufgaben übergeben werden. Geht etwas schief, kann das Unternehmen daraus lernen und die Übergabe der größeren Aufgaben besser gestalten. Wenn die Übergabe einfacher Aufgaben funktioniert hat, können zusätzlich anspruchsvollere Aufgaben übergeben werden.

Fazit

In vielen Unternehmen fällt es Führungskräften schwer, Aufgaben abzugeben. Mit Ausreden wie "Niemand anderes kann die Aufgabe machen" oder "Ich erledige die Aufgabe schneller als meine Mitarbeiter" versuchen Führungskräfte zu begründen, wieso nur sie die Aufgabe erledigen können. Du kannst deinen Chef bei diesen Ausreden aber schnell entlarven und mit guten Argumenten das Ganze entkräften.