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Deine Inbox ist das reinste Chaos?

Mit diesen Expertentipps bekommst du deine Mails in den Griff

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Foto: sigmund 59yryihwtzy / unsplash

Lass es uns nicht leugnen, in den letzten Jahren hat es zunehmend einen Organisations- und Aufräumwahn gegeben, der uns alle irgendwann gepackt und dazu veranlasst hat, unsere Räume und Schränke aufzuräumen, zu organisieren und auszumisten. Zwar mögen uns diverse Serien dabei geholfen haben, das digitale Chaos lassen die meisten von uns jedoch außer Acht. So wie ein aufgeräumtes Zuhause wertvolle Zeit spart und ein Gefühl von Ruhe und Ordnung schafft, hat es ähnliche Vorteile, wenn wir unseren E-Mail-Posteingang unter Kontrolle haben. Wir zeigen dir, wie es geht.

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Deine Inbox ist das reinste Chaos? Foto: chaos brett jordan / unsplash

So leidet die Psyche unter digitalem Chaos

Ist dein Posteingang überladen und unorganisiert, verlierst du dich in einem schwarzen Loch von E-Mails. Machst du dir Sorgen, weil du etwas in deinem Posteingang nicht finden kannst und du weißt, dass er aus allen Nähten platzt, weil sich neben wichtigen E-Mails auch Benachrichtigungen und Newsletter tummeln, überfordert, überwältigt und zerstreut das deinen Geist. 

Übernimmst du die Kontrolle über deine Inbox, sorgst du dafür, dass die E-Mails für dich arbeiten, statt umgekehrt. Ein aufgeräumter Posteingang lässt dich deine Zeit besser nutzen, deine Prioritäten im Auge behalten und deinen Verpflichtungen nachkommen. Dafür ist ein bisschen Arbeit und Hingabe erforderlich. 

Wir zeigen dir, was das Geheimnis eines gut organisierten Posteingangs ist und wie du Ordnung ins digitale Chaos bringst!

Checke E-Mails zu bestimmten Zeiten

Der Schlüssel zu einem aufgeräumten Postfach liegt darin, eine E-Mail zu öffnen, wenn du Zeit hast, dich mit dem Inhalt zu befassen. Damit vermeidest du, dass sich gelesene Nachrichten, die bearbeitet werden müssen, mit ungelesenen Nachrichten vermischen. Das macht den Posteingang übersichtlicher und stellt sicher, dass du Probleme zeitnah angehst.

Widerstehe der Versuchung, dein Postfach ständig zu prüfen! Lege stattdessen für dich selbst Zeiten fest, zu denen du deine Inbox prüfst, statt deine E-Mails den ganzen Tag auf dem Bildschirm offen zu haben. Am besten planst du zwei bis drei Sitzungen pro Tag mit jeweils 20–30 Minuten ein. Beispielsweise um 10 Uhr morgens sowie 14 Uhr und 16 Uhr nachmittags. Rufst du deine Mails nur zu bestimmten Zeiten ab, weißt du, dass du Zeit hast, die Mails angemessen zu bearbeiten und zu beantworten, statt sie nur zu überfliegen und im Laufe des Tages zu vergessen.

Schalte deine E-Mail-Benachrichtigungen ab – das hilft dir, dich an das System zu halten und nicht von empfangenen Mails abgelenkt zu werden. Denn ein Wechsel zwischen Aufgaben ist anstrengend fürs Gehirn und führt dazu, dass du weniger produktiv bist.

Sortiere deine E-Mails

Wichtig ist, zu erkennen, dass nicht jede E-Mail wichtig ist. Mach Platz in deinem Postfach und sortiere deine E-Mails mit diesem einfachen System: E-Mails, die du nicht mehr brauchst, löschst du sofort. E-Mails, die du vielleicht nochmal lesen willst, die du aber nicht weiter bearbeiten musst, legst du in einem entsprechenden Ordner ab. Hierfür erstellst du entweder einen Sammel-Ordner à la "alte E-Mails" oder du erstellst dir thematische Ordner, beispielsweise pro Abteilung, Kunde oder Themengebiet. E-Mails, die eine Aktion erfordern, behältst du im Posteingang, damit du daran erinnert wirst und sicherstellst, dass die Aufgabe erledigt wird. 

Aber: Mach dein Ordnersystem nicht zu komplex! Halte die Dateistruktur einfach und erstellte umfassende Kategorien, um die Anzahl der Ordner zu begrenzen. Der Grund: Du musst mit den erstellten Ordnern deine E-Mails manuell sortieren und willst nicht, dass diese Aufgabe mehr Zeit als nötig in Anspruch nimmt. Gängige Mail-Programme verfügen über eine Suchfunktion. Es ist einfacher, diese Suche zu nutzen und nach einem Stichwort zu suchen, statt dich durch sämtliche Ordner zu wühlen.

Benutze Filter und erstelle Regeln

Statt viel Zeit damit zu verbringen, deine E-Mails in ein komplexes Ordnersystem zu sortieren, kannst du den Prozess automatisieren. Erstelle Filter (Google Mail) bzw. Regeln (Outlook), um deine E-Mails automatisch in Ordner einsortieren zu lassen. Damit begrenzt du die Anzahl der Mails, die im Posteingang landen und lässt sie automatisiert in bestimmte Ordner weiterleiten. Das verringert die Anzahl der täglich zu sortierenden Nachrichten erheblich.

Beispiel: Lass Newsletter-Abos in einen separaten Ordner filtern, statt sie im Haupteingang zu empfangen. So musst du die Newsletter nicht jeden Tag lesen, hast sie aber gespeichert, wenn du sie zu einem späteren Zeitpunkt lesen willst. Weißt du, dass du regelmäßig Benachrichtigungen mit niedriger Priorität erhältst, kannst du auch dafür Regeln oder Filter erstellen, damit diese Nachrichten nicht in deinem Posteingang landen. Das Durcheinander reduzierst du damit automatisch und prüfst die Ordner nach Belieben und Verfügbarkeit in Ruhe.

Mach Schluss mit Inbox Zero

Bist du einer derjenigen, die darauf fixiert sind, den "Posteingang Null" zu erreichen – zu keinem Zeitpunkt ungelesene E-Mails zu haben? Damit bist du nicht alleine und mancher Experte propagiert die Idee davon. Allerdings ist das für viele ein unerreichbares Ziel und kann zu einer Quelle der Angst und des Stresses werden. Besser ist es, mit kleineren und leichter umzusetzenden Schritten zu arbeiten. Ein durchschnittlicher Büroangestellter erhält pro Tag etwa 120 E-Mails, was es schwer macht, den Überblick zu behalten. Betrachte ungeöffnete E-Mails nicht als Problem, das dich davon abhält, deinen Posteingang auf null zu halten. Denn das lenkt dich von dringenderen Aufgaben ab und erschwert es dir, Prioritäten zu setzen.

Antworte nicht chronologisch

Ordnungsfanatiker aufgepasst! Auch wenn du es liebst, eingehende E-Mails chronologisch zu beantworten, raten wir dir dazu, das schnell zu lassen. Suche nach Absendern und Betreffzeilen mit hoher Priorität und bearbeite diese zuerst. Es ist okay, wenn du E-Mails nach ihrer Priorität statt nach der Uhrzeit des Eingangs prüfst. Denn du nimmst die Prioritäten selbst in die Hand und lässt dir nicht von der E-Mail vorschreiben, was zu tun ist. 

Dafür gibt es eine Zwei-Minuten-Regel, die dir helfen könnte: Kannst du eine E-Mail innerhalb von zwei Minuten beantworten, tu es sofort. Dauert es länger, füge es zu deiner To-do-Liste hinzu und merke es dir für später – je nachdem, welche Prioritäten du an dem Tag hast und inwiefern du die E-Mail in diese einordnen kannst. Außerdem beantwortest du erst einmal nur E-Mails mit hoher Prio, statt dich mit unwichtigen Mails aufzuhalten.

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So leidet die Psyche unter digitalem Chaos / Foto: glenn-carstens-peters / unsplash

Plane deine Aufgaben – aber nicht im Postfach

Bestimmte Aufgaben erfordern E-Mails, das heißt aber nicht, dass deine gesamte Aufgabenplanung im Posteingang stattfinden muss. Versuche, von E-Mails als Projektmanagement wegzukommen und greife lieber auf Plattformen wie Asana, Monday, Notion oder Trello zurück. Vereinbare mit Projektbeteiligten, nur diese Plattform zur Abstimmung zu nutzen. Für Besprechungen empfiehlt sich außerdem ein Tool wie Doodle, statt ein ständiges Hin und Her mit E-Mails zu starten. Die zusätzliche Menge an E-Mails lässt sich damit ein wenig reduzieren. Lerne, wann du etwas mailen solltest und wann nicht. Betrachte eine E-Mail als Kommunikationsinstrument, aber nicht als Produktivitätsinstrument. Und als Kommunikationsmittel ist sie nur eins von vielen.

Mach einen Frühjahrsputz

Ordne und organisiere regelmäßig deinen Posteingang, um zukünftiges Chaos zu vermeiden. Eine laufende Pflege des Posteingangs wird sich nachhaltig auszahlen, und es gibt keinen Grund, zu warten, bis dein Posteingang sich wie durch Zauberhand selbst organisiert. Mach deshalb ca. alle drei Monate eine Art "Frühjahrsputz" und überprüfe in diesem Zuge Ordnernamen, benenne sie ggf. um, archiviere Dateien, die du nicht mehr brauchst, etc. Nimm dir Zeit, Newsletter, die du nicht mehr brauchst oder willst, abzubestellen.

Optimiere deine E-Mails

Um weniger E-Mails zu erhalten, solltest du alles daran setzen, deine gesendeten E-Mails so gut wie möglich zu machen. Versuche, E-Mails zu verfassen, die klar und prägnant sind und klar definierte Fragen oder Bitten enthalten. Damit vermeidest du ein Frage-Antwort-Spiel und stellst sicher, dass der Empfänger weiß, was du von ihm verlangst. 

Versuche, strategisch mit Empfängern umzugehen und setze nur diejenigen als Empfänger, die die Mail erhalten sollen. Nimm Rücksicht auf die Zeit und den Posteingang anderer und nimm nur diejenigen in CC oder BCC, die die Informationen benötigen. Denk daran, dass du nicht auf jede E-Mail in einem Thread antworten musst, wenn es die Konversation nicht voranbringt, v. a. dann nicht, wenn "allen Antworten" im Spiel ist. Antworte nur allen auf eine E-Mail, wenn du einen Grund dafür hast, allen zu antworten.

Fazit

Bring dein Postfach mit unseren Tipps in Ordnung und entledige dich des digitalen Chaos! Warst du einer derjenigen, der bisher in seinem überfüllten Posteingang nicht mehr wusste, wo vorne und hinten ist, oder durch eine Vielzahl automatisierter E-Mails keinen Überblick mehr über die wahren Prio-E-Mails hatte, bist du ab sofort gerüstet. Sag deiner übervollen Inbox den Kampf an und krieg deine Mails in den Griff!

 

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