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To-do-Liste mal anders

Wie du mit dem Kanban Board deinen Workflow optimierst

Foto: leon cdq / unsplash
Foto: leon cdq / unsplash

Kanban Boards erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Der Begriff stammt aus dem Japanischen, wobei "kan" für "Signal" und "ban" für "Karte" steht. Im Grunde handelt es sich dabei um eine horizontale Variante der klassischen To-do-Liste. Dank dieser Methode kann der Workflow besser gesteuert, überwacht und optimiert werden. Prozesse werden visualisiert und Schritt für Schritt abgearbeitet. Das Kanban Board kann vielseitig eingesetzt werden und bringt einige Vorteile mit sich.

Kanban Board – Projekte und Prozesse visualisieren / Foto: board stil / unsplash

Kanban Board – Projekte und Prozesse visualisieren / Foto: board stil / unsplash

Kanban Board – wie funktioniert das?

Seinen Ursprung hat Kanban in den 1940er Jahren. Zur damaligen Zeit wurde dieses Konzept vom japanischen Autohersteller Toyota entwickelt. Ziel war es, Fertigungsprozesse zu optimieren und Lagerbestände zu reduzieren. Mittlerweile wird diese Methode dem agilen Projektmanagement zugeordnet. Zum Einsatz kommt das Kanban Board beispielsweise in der IT sowie in der HR. Die Methode ist einfach aufgebaut. Du benötigst eine Wandtafel (englisch Board). In der Basisvariante wird das Board in drei Spalten unterteilt:

  • To do: Hier werden die Aufgaben erfasst, die zu erledigen sind. Vergleichbar mit einer klassischen To-do-Liste. In dieser Spalte werden Post-its mit den entsprechenden Aufgaben angebracht.
  • Doing: Diese Aufgaben befinden sich gerade in Bearbeitung. Wird eine Aufgabe in Bearbeitung genommen, so wandert der Haftnotizzettel mit der entsprechenden Aufgabe von der ersten in die zweite Spalte.
  • Done: Hier werden Zettel angepinnt, die erledigt sind. Ist die Aufgabe vollständig erledigt? So wandert der Zettel mit der entsprechenden Aufgabe in die dritte Spalte.

Kanban Board – welche Ziele werden verfolgt?

Wird das Kanban Board eingeführt, so lautet das Ziel: Workflow sichtbar machen. Auf diese Weise kannst du frühzeitig feststellen, wo eventuell Engpässe auftreten könnten und wie die Wertschöpfungskette idealerweise gestaltet werden müsste. Weitere Ziele, die mit dieser Methode verfolgt werden, sind:

  • Verbesserung der Zusammenarbeit
  • Verbesserung der Kommunikation
  • Visualisierung der Prozesse sowie der einzelnen Prozessstadien
  • Überblick über die Arbeitsschritte erhalten

Kanban Boards sind ideal, um die Zusammenarbeit in Teams zu vereinfachen und zu verdeutlichen, wer was gerade macht und wie er zurechtkommt.

Die 6 Praktiken der Kanban Methode

Es gibt 6 Praktiken, die Unternehmen laut David Anderson (Mitbegründer agiler Softwareentwicklung) bei der Einführung von Kanban im Unternehmen nutzen. Diese 6 Praktiken sollen vor allem beim Start mit dieser Methode effizient sein. Folgende 6 Praktiken können dich bei der Einführung dieser Methode unterstützen:

  • Visualisierung: Häufig wird ein Whiteboard genutzt, um Prozesse sichtbar zu machen. Hierfür können Post-its oder beschreibbare Magnete eingesetzt werden. Auf den Post-its oder Magneten werden die einzelnen Schritte festgehalten. Die einzelnen Tasks wandern im Laufe des Prozesses von links nach rechts auf dem Whiteboard.
  • Begrenzung: Die Anzahl der Tickets, der sogenannten WiPs (Work in Progress), wird auf eine bestimmte Anzahl begrenzt. Dadurch soll ein gleichmäßiger Workflow gewährleistet werden. Vorgegangen wird so: Sind die zu bearbeitenden Tickets an einer Station auf drei Tickets begrenzt, reicht die vorherige Station nicht einfach ein weiteres Ticket nach. Auch dann nicht, wenn dieses bereits bearbeitet werden könnte. Stattdessen holt sich die Station ein weiteres Ticket ab, wenn wieder Platz ist. Man spricht hier auch vom Pull-Prinzip.
  • Steuerung: Der Prozess bei der Arbeit mit dem Kanban Board wird laufend überprüft. Wo entstehen Warteschlangen, wie lange ist der Zyklus und wie gestaltet sich der Durchsatz? Auf diese Weise ist schnell klar, wo es gut läuft und wo Schwachstellen sind. Diese Vorgehensweise bietet mehr Planungssicherheit und man arbeitet mit verlässlicheren Ergebnissen.
  • Verdeutlichung: Damit das Board von jedem bestmöglich genutzt werden kann, muss es verstanden werden. Deshalb gibt es klare Regeln. Das heißt beispielsweise, dass mit einheitlichen Begriffen gearbeitet werden und die Bedeutung der jeweiligen Spalte klar definiert sein muss. Ebenfalls feste Regeln müssen dafür gelten, wann das nächste Ticket gezogen werden darf.
  • Rückmeldung: Um das Modell ständig anpassen zu können, müssen Rückmeldungen gemacht werden. Wo stockt es? Wo wird Unterstützung benötigt? Ein Rückmeldesystem sorgt hier für mehr Klarheit.
  • Verbesserung: Die Rückmeldungen werden genutzt, um Prozesse zu verbessern.

 

Die 6 Praktiken der Kanban Methode / Foto: leon cdq / unsplash

Die 6 Praktiken der Kanban Methode / Foto: leon cdq / unsplash

Welche Vor- und Nachteile bietet die Kanban Methode?

Wer sich für die Kanban Methode interessiert, muss dafür keine Höchstleistungen erbringen. Die Methode ist wirkungsvoll und lässt sich gut erlernen. Die Wirksamkeit des Kanban Boards wird auf dessen Sichtbarmachung des Workflows zurückgeführt. Durch die Einführung dieser Methode wird zudem erkannt, welche Meetings eigentlich überflüssig sind und wo man Zeit sparen und Ressourcen schonen kann. Folgende Vorteile bietet ein Kanban Board:

  • Überflüssige Meetings werden erkannt, das spart Zeit und schont die Nerven.
  • Diese Methode kann in Kombination mit anderen Methoden wie Scrum angewendet werden.
  • Wird ein Projekt durch diese Methode visualisiert, können Tickethäufungen auf mögliche Probleme hinweisen.
  • Wird das Board gut sichtbar in den Arbeitsräumen angebracht, regt dies zum Austausch unter den Kollegen an.
  • Die Tickets werden auf eine Höchstzahl begrenzt, so lassen sich Stauungen vermeiden und es bleibt übersichtlicher.
  • Kanban Boards fördern die Zusammenarbeit im Team langfristig.
  • Diese Methode fördert die Selbstständigkeit der Teammitglieder, denn noch nicht begonnene Aufgaben können jederzeit übernommen werden.

Auch wenn ein Kanban Board zahlreiche Vorteile hat, so gibt es doch auch einige Nachteile. Wird tatsächlich die physische Form des Boards benutzt, so sollten die Teammitglieder natürlich regelmäßig im Büro präsent sein. Wird hauptsächlich im Homeoffice gearbeitet, dann muss man nach einer entsprechenden Online-Lösung suchen. Es gibt aber noch einige weitere Nachteile:

  • Durch Kanban kommt man Schwachstellen auf die Spur und Underachiever können leichter entdeckt werden. Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter sich gegen diese Methode wehren.
  • Da jeder auf das Board zugreifen kann, kann es passieren, dass Tickets fehlen und der Prozess dadurch verlangsamt wird.
  • Diese Methode eignet sich vor allem für die Arbeit in kleineren Teams. Bei großen Teams leidet häufig die Übersichtlichkeit.
  • Für größere, längerfristige Projekte eignet sich diese Methode nicht.

Kann man die Kanban Methode individuell anpassen?

Bei der Kanban Mehtode sind individuelle Anpassungen möglich. Im Laufe der Zeit wird der Nutzen des Boards allein dadurch gesteigert, dass die Methode auf die jeweiligen Mitarbeiter und die Situation angepasst wird. Folgende Anpassungen sind beispielsweise möglich:

  • Jedes Teammitglied erhält Pot-its in einer bestimmten Farbe
  • Priorisierung der Aufgaben wird durch bestimmte Farben abgebildet
  • Auf den Haftnotizzetteln werden zusätzliche Informationen geteilt
  • Die drei Spalten der Basisvariante werden um weitere Spalten (zum Beispiel Zwischenschritte) ergänzt
  • Verschiedene Projekte werden durch verschiedene Symbole gekennzeichnet

Fazit

Ein Kanban Board kann dich bei den verschiedensten Prozessen unterstützen. Diese Methode hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und unterstützt die Optimierung der Arbeitsabläufe. Wenn die klassische To-do-Liste nicht mehr hilft, ist die Kanban Methode vielleicht etwas für dich.

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