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Gut ankommen im Ausland

Auf welche Dinge ihr bei Geschäftsterminen im Ausland achten solltet

Bild Auf welche Dinge ihr bei Geschäftsterminen im Ausland achten solltet

Der erste Geschäftstermin im Ausland ist für jeden Berufsanfänger / Berufsanfängerin eine große Herausforderung. Nutzt die Gelegenheit, um zu beweisen, dass ihr Organisationstalent habt und Euch auch auf fremdem Terrain sicher bewegt! Welche formalen Dinge bei der Vorbereitung der Geschäftsreise zu beachten sind, erfahrt ihr hier.

1. Reisedokumente überprüfen

Dieser Punkt hat vor allem Priorität, wenn der erste Geschäftstermin nicht in ein Land führt, das zur Europäischen Union gehört. Die meisten EU-Länder gehören dem grenzfreien Schengen-Raum an. Innerhalb dieses Gebietes dürfen EU-Bürger/ EU-Bürgerinnen von einem Land ins andere reisen, ohne Ausweis oder Pass vorzuweisen. Selbst wenn ihr im Schengen-Raum reist, solltet ihr Euren gültigen Personalausweis oder Pass mitführen, um Euch beim Einstieg in den Flieger oder bei einer Polizeikontrolle legitimieren zu können.

Besitzt ihr einen Pass, prüft die Gültigkeit und ob noch genügend Platz für weitere Visastempel ist. In vielen Ländern wird verlangt, dass Ausweispapiere mindestens sechs Monate über die geplante Reisedauer hinweg gültig sein müssen.

Erkundigt Euch, ob ihr ein Visum benötigt. Kann das Visum direkt bei der Einreise beantragt werden oder muss es (rechtzeitig) bei der ausländischen Vertretung in Deutschland beantragt werden? Die Bearbeitungszeiten sind mitunter sehr lang. Informationen und nützliche Hinweise findet ihr auf den Internetseiten des Auswärtigen Amtes der Bundesrepublik Deutschland.

Seid ihr im Ausland mit dem Mietwagen unterwegs, benötigt ihr möglicherweise einen Internationalen Führerschein. Diesen könnt ihr bei der Führerscheinstelle Eures Wohnortes beantragen. ihr müsst einen gültigen Führerschein vorlegen und benötigt ein biometrisches Passfoto.

 

Auf welche Dinge ihr bei Geschäftsterminen im Ausland achten solltet / Foto: dietrich eujufrdx bm / unsplash

Auf welche Dinge ihr bei Geschäftsterminen im Ausland achten solltet / Foto: dietrich eujufrdx bm / unsplash

2. Buchung von Flug und Hotel

In größeren Unternehmen gibt es eine Abteilung, die bestimmte Aufgaben bei der Organisation von Geschäftsreisen übernehmen. Sie buchen Flug- und Bahntickets, Mietwagen oder reservieren Hotelzimmer. Diese Mitarbeiter erledigen in der Regel auch die Abrechnung der Reisekosten. Prüft penibel, ob alles erledigt ist und lasst Euch eine Kopie von der Hotelbestätigung aushändigen. Diese Unterlagen solltet ihr im Handgepäck mit auf die Reise nehmen.

Viele Fluggesellschaften bieten den Online-Check-in an. Das spart Euch am Reisetag viel Zeit, weil ihr dann am Flughafen nur das Gepäck aufzugeben braucht. Erkundigt Euch nach den geltenden Gepäckrichtlinien der Fluggesellschaft und bucht den Gepäcktransport möglichst direkt beim Ticketkauf, um unnötige Kosten zu sparen.

Müsst ihr Euch selbst um die Anreise und Unterkunft kümmern, solltet ihr möglichst frühzeitig buchen. Erkundigt Euch, ob es in der Firma spezielle Vorschriften und Kostengrenzen gibt. Viele Unternehmen haben bei den Reisekosten den Rotstift angesetzt und erlauben First Class Flüge und ein Zimmer im Luxushotel aus Kostengründen nur in Ausnahmefällen oder für bestimmte Mitarbeiter.

3. Versicherungsschutz auf Geschäftsreisen

Deutsche Arbeitnehmer sind gesetzlich unfallversichert. Dieser Unfallschutz gilt auch, wenn ihr von Eurem Arbeitgeber ins Ausland geschickt werdet. Allerdings gilt dieser Schutz nur für die unternehmensbezogenen Tätigkeiten und die Wege, die ihr im Zusammenhang mit Eurem Auftrag zurücklegt. Daher empfiehlt es sich seinen allgemeinen Versicherungsschutz zu prüfen.

Seid ihr als Geschäftsreisender innerhalb der EU oder in der Schweiz unterwegs, benötigt ihr die sogenannte A1 Bescheinigung. Mit dieser Bescheinigung - die ihr selbst bei einer eintägigen Reise benötigt - weist ihr nach, dass ihr in Deutschland sozialversichert seid. Diese Bescheinigung wird von der Krankenkasse ausgestellt. Für Selbstständige ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig. Die Ausstellung kann nur noch elektronisch beantragt werden. Bleibt bei sehr kurzfristig anberaumten Reisen zu wenig Zeit, kann die A1 Bescheinigung notfalls nachträglich ausgestellt werden.

4. Sind besondere zollrechtliche Bestimmungen zu beachten?

Möglicherweise habt ihr bei der Reise zu Eurem Geschäftstermin im Ausland technische Unterlagen, Warenproben oder Produktmuster im Gepäck. Auf dem Internetportal des Zolls könnt ihr Euch über die geltenden Einfuhrbestimmungen und die zu beachtenden Vorschriften bei der Wiedereinfuhr informieren. Hilfreiche Hinweise findet ihr ebenfalls auf den Seiten des Auswärtigen Amtes. Bestehen bereits vor dem Geschäftstermin im Ausland gute Geschäftskontakte, ist es empfehlenswert, sich bei den Partnern über die Bestimmungen und Gepflogenheiten bei der Zollabfertigung vor Ort informieren zu lassen.

5. Worauf ihr sonst noch achten müsst

Eine Kreditkarte ist heute ein Muss auf jeder Reise. Falls ihr noch keine besitzt, solltet ihr den ersten Geschäftstermin im Ausland als Anlass nutzen, Euch darum zu kümmern. Wer auf Nummer sicher gehen will, hat Karten verschiedener Anbieter in der Brieftasche, falls eine der Karten nicht funktioniert. Hinzu kommt, dass einige Unternehmen nur Karten bestimmter Anbieter akzeptieren.

Etwas Bargeld solltet ihr bei jedem Geschäftstermin im Ausland ebenfalls im Portemonnaie haben. Erkundigt Euch nach den aktuellen Umtauschsätzen und hebt Euch die Quittung auf, damit ihr den Kurs bei der Abrechnung der Reisekosten nachweisen könnt.

Überlegt Euch rechtzeitig, wie ihr die Kommunikation während der Reise organisieren könnt. Über Internet und Smartphone ist man heute zwar an nahezu jedem Punkt der Erde erreichbar, doch die Kosten können möglicherweise sehr hoch sein. Damit der Geschäftstermin im Ausland nicht zum finanziellen Desaster wird, müsst ihr Euch über Roaminggebühren & Co. genau informieren. Erfahrene Geschäftsreisende kaufen vor Ort eine Prepaidkarte, weil diese Variante oft am günstigsten ist und die Kosten unter Kontrolle bleiben.

Eine kleine Reiseapotheke solltet ihr bei jedem Geschäftstermin im Ausland dabei haben. So könnt ihr Euch bei wundgelaufenen Füßen, Kopfschmerzen oder einer Magenverstimmung schnell selbst helfen. Am besten ist es, wenn ihr Euch bei der Zusammenstellung in der Apotheke Eures Vertrauens beraten lasst.

Den passenden Business-Anzug oder ein passendes Kostüm besitzt ihr vermutlich bereits. Denkt daran, dass die Regeln und Kleidervorschriften in manchen Ländern etwas strenger als in Mitteleuropa sind und keinesfalls übertreten werden dürfen!

Tipps für den ersten Geschäftstermin im Ausland / Foto: anete lusina rfkbuwlg wq / unsplash

Tipps für den ersten Geschäftstermin im Ausland / Foto: anete lusina rfkbuwlg wq / unsplash

Fazit

Sorgfältige Vorbereitung ist das A und jeder erfolgreichen Geschäftsreise
Steht der erste Geschäftstermin im Ausland auf der Agenda, heißt es vor allem, einen kühlen Kopf bewahren. Bekommt ihr den Auftrag vom Chef, müsst ihr sofort jeden der oben genannten Punkte checken. Das ist besonders wichtig, wenn nur wenig Zeit für die Vorbereitung der Reise bleibt. Wer seiner eigener Chef ist, muss sich in der Regel um alles selbst kümmern. In größeren Unternehmen gibt es normalerweise Mitarbeiter, die für Geschäftstermine Hotels und Flüge buchen, A1 Bescheinigungen beantragen und auch die Abrechnung der Reisekosten erledigen.

Letztendlich ist aber jeder, der auf Geschäftsreise geht, für den Erfolg seiner Mission selbst verantwortlich. Eine Geschäftsreise ist eine gute Gelegenheit zu beweisen, dass das Vertrauen in Eure Fähigkeiten und fachliche Kompetenz gerechtfertigt ist! Darum solltet ihr jeden Geschäftstermin (nicht nur den im Ausland) sorgfältig vorbereiten.

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