E-Mail-Bewerbung

Unterschied: E-Mail-Bewerbung vs. Online-Bewerbung

Auch wenn die Begriffe E-Mail-Bewerbung und Online-Bewerbung häufig synonym verwendet werden, sollte man doch den Unterschied kennen.

• Bei der Online-Bewerbung handelt es sich um eine Bewerbungsform, bei der die Bewerbung über ein Online-Formular auf der Website des Unternehmens eingereicht werden muss. Hier tippt ihr dann eure Angaben in einzelne Formularfelder eintippen und oft auch noch einzelne Dokumente hochladen.
• Die E-Mail-Bewerbung hingegen ähnelt der üblichen Bewerbung per Post mit Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Mit dem Unterschied, dass diese Bewerbung elektronisch und mit nur einem Anhang versendet wird.
   

Welche Vorteile hat eine Bewerbung per E-Mail?

Die Vorteile einer E-Mail-Bewerbung für Bewerber und Personaler liegen auf der Hand. Sie ist schneller als die klassische postalische Bewerbung. Als Bewerber könnt ihr mehr Bewerbungen in kürzerer Zeit erstellen und versenden. Denn wenn die Bewerbung einmal erstellt wurde, kann sie jederzeit aktualisiert und an das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle angepasst werden. Außerdem spart ihr euch bei einer E-Mail-Bewerbung auch das Geld für eine teure Bewerbungsmappe sowie horrende Druckkosten. Die E-Mail-Bewerbung ist nicht zuletzt für Unternehmen praktischer und effizienter, kann sie doch mit einem Klick schnell intern an Kollegen weitergeleitet werden.

Die E-Mail-Bewerbung hat allerdings auch ihre Tücken. Falls ihr eine Initiativbewerbung per E-Mail auf den Weg schickt, solltet ihr vorher die Mailadresse des für eure Bewerbung zuständigen Mitarbeiters in der Personalabteilung herausfinden – beispielsweise per Telefon. Ansonsten landet die Bewerbung höchstwahrscheinlich in einem digitalen Papierkorb, wenn ihr sie an eine anonyme Adresse wie [email protected] oder [email protected] sendet.

Auch wenn eine E-Mail-Bewerbung insgesamt weniger Aufwand bedeutet, dürft ihr euch hier keine Nachlässigkeit leisten. Für die E-Mail-Bewerbung gilt wie für die klassische Bewerbung: Sorgfältig formulieren, keine Tippfehler machen und auf einen guten Gesamteindruck der Unterlagen achten.
 

Aufbau einer E-Mail-Bewerbung

Bevor ihr mit der Erstellung der Bewerbung loslegt, solltet ihr alle relevanten Informationen über das Unternehmen und den angestrebten Job sammeln. Diese findet ihr unter anderem auf der Firmenwebsite und/oder in den sozialen Netzwerken. Wenn ihr Fragen zu der Stelle habt, dürft ihr im Vorfeld auch kurz in der Personalabteilung anrufen und euch gezielt erkundigen. Damit bekundet ihr Interesse und Zielstrebigkeit.

Die Bewerbungsunterlagen für eine E-Mail-Bewerbung sind im Prinzip die gleichen wie für eine klassische Bewerbung. Sie besteht aus folgenden Elementen:

• Anschreiben
• Lebenslauf mit Bewerbungsbild
• Zeugnisse und weitere Nachweise in chronologischer Reihenfolge

Diese Elemente fügt ihr in genau dieser Reihenfolge in ein Word-Dokument ein. Auf der ersten Seite findet das Anschreiben Platz  - klassisch mit eurer Anschrift, der Anschrift des Betriebs, einer Betreffzeile und dem Datum auf der rechten Seite. Darunter setzt ihr die Begrüßungsformel und die Begründung, warum ihr euch für den ausgeschriebenen Job interessiert und weshalb ihr der perfekte Bewerber seid. Mehr Informationen zur inhaltlichen und formalen Gestaltung eines Bewerbungsschreibens findet ihr in diesem Beitrag: Die wichtigsten Tipps für das Bewerbungsschreiben.

Dann macht ihr einen Seitenumbruch. Auf Seite zwei kommt euer Lebenslauf, das Bewerbungsbild fügt ihr mittig bzw. rechts oben ein. Achtet darauf, Anschreiben und Lebenslauf in der gleichen Schriftart zu verfassen, damit man auf den ersten Blick sieht, dass beide Elemente eine Einheit bilden. Am besten verwendet ihr Arial oder Times New Roman. Im Gegensatz zu einer klassischen Bewerbung müsst ihr eine elektronische Bewerbung nicht unterschreiben. Dennoch macht es einen guten Eindruck, wenn ihr eure Unterschrift einscannt und am Ende des Lebenslaufs einbaut.

Tipp: Damit durch das Einscannen des Bewerbungsfotos kein Qualitätsverlust auftritt, solltet ihr euch die Bilder beim Fotografen auf einen USB-Stick speichern lassen.

Auf den Lebenslauf folgen dann – wieder nach einem Seitenumbruch – eure Zeugnisse und sonstigen Nachweise. Scannt eure Zeugnisse ein und importiert sie in die Word-Datei – je Textseite eine Zeugnisseite. Auch hier sollten wieder die Scans der einzelnen Zeugnisse mit Seitenumbrüchen voneinander getrennt werden. Achtet dabei auf eine gute Qualität, denn nichts ist peinlicher als schief eingescannte Dokumente, Dokumente, die „auf dem Kopf stehen“ oder kaum noch lesbare Dokumente.

Ihr müsst übrigens nicht alle Zeugnisse mitschicken. Es genügt, wenn ihr euren höchsten Ausbildungsabschluss als Zeugnis beifügt. Bei der Bewerbung für eine Ausbildung wäre es beispielsweise euer Abschlusszeugnis der Schule. Wenn ihr allerdings schon eine Ausbildung absolviert habt, nehmt ihr nur das Ausbildungszeugnis. Arbeitszeugnisse dagegen hängt ihr alle an die Bewerbung an. Sie geben dem Personaler einen wichtigen Eindruck von euch und eurer Arbeitsweise und untermauern die Daten in eurem Lebenslauf.

Grundsätzlich schickt ihr nur die Dokumente mit, die wesentlich für die Bewerbung sind. Bei einer Initiativbewerbung genügt es, zunächst nur eine Kurzbewerbung mit Anschreiben und Lebenslauf zu versenden. So ist eure Bewerbung für Personaler leichter zu bearbeiten und bleibt „schlank“.

Habt ihr eure Unterlagen soweit fertig, müsst ihr sie nur noch in ein Format packen, das sich gut per E-Mail verschicken lässt. Dabei macht ihr es dem Personaler einfacher, wenn ihr nicht jede Anlage in einer einzelnen Datei mitschickt, sondern alles in einer Sammeldatei zusammenfasst. Ein Word-Dokument (.doc, .docx) eignet sich nur bedingt zum Versand. Je nachdem, welche Programmversion der Empfänger auf seinem Computer laufen hat, werden unter Umständen Formatierungen verschoben, gar nicht oder falsch angezeigt. Außerdem kann es passieren, dass eure Word-Dokumente vom Empfängersystem blockiert werden, da diese als potenzielles Sicherheitsrisiko eingestuft werden.

Daher gilt: Alle Unterlagen in einer PDF-Datei versenden. So bleiben eure Formatierungen, wie Einzüge, Abstände oder Grafiken unverändert - unabhängig davon, mit welchem Programm der Personaler eure Bewerbung öffnet.  Die Datei sollte dabei nicht größer als 2-3 MB sein. Wenn ihr glaubt, ihr hättet bei einer E-Mail-Bewerbung unendlich Platz zur Verfügung – Pustekuchen. Haltet ihr euch nicht an die Größenbeschränkung eurer Bewerbungsdatei, verstopft ihr damit entweder den Posteingang des Empfängers oder eure Mail kommt gar nicht erst an.

Tipp: Eine PDF-Datei könnt ihr entweder mit dem frei verfügbaren PDFCreator erstellen oder ihr wählt bei neueren Versionen von Microsoft Word das entsprechende Format direkt bei „Speichern unter…“ aus. Achtet auch auf eine sprechende Benennung der Datei. Beispiel: Bewerbung_Position_Vorname_Nachname.pdf

Bitte verschickt jede E-Mail-Bewerbung einzeln und individuell, Serienmails verringern eure Erfolgschancen.

Anschreiben, Betreff & Co.: Tipps für die E-Mail-Bewerbung

Anschreiben

Hier stehen zwei Varianten zur Auswahl: Entweder ihr kopiert das Bewerbungsschreiben direkt in das Mailfenster und erspart so dem Personaler einen Klick. Oder ihr packt das Anschreiben zusammen mit Lebenslauf und Zeugnissen in eine PDF-Datei.

Zumeist wird die zweite Variante empfohlen. Denn nicht jedes Unternehmen nutzt das gleiche E-Mail-Programm  wie ihr – wodurch dann eure E-Mail fehlerhaft beim Unternehmen ankommt und gleich einen schlechten Eindruck erzeugt. Außerdem ist es für den Personaler bequemer, wenn er eure Bewerbung als Ganzes ausdrucken und weitergeben kann – und nicht erst immer wieder eure E-Mail hervorkramen muss. Wenn ihr also das Anschreiben in die PDF-Datei integriert, müsst ihr allerdings noch ein kleines E-Mail-Anschreiben formulieren, das kurz über eure Person und eure Motivation informiert.  

Einer der größten Fehler bei einer E-Mail-Bewerbung ist übrigens die nicht korrekte Anrede des Empfängers. „Hallo“ als Begrüßungsformel ist nicht erlaubt, nutzt die übliche Begrüßungsformel „Sehr geehrte/r Frau/Herr“. Auch Abkürzungen und Smileys haben in einer elektronischen Bewerbung nichts zu suchen.

Hier ein Beispiel für ein kurzes E-Mail-Anschreiben:

Den Abschluss in der E-Mail bildet die bekannte Grußformel "Mit freundlichen Grüßen", gefolgt von eurer Unterschrift. Hier müsst ihr keine eingescannte, digitale Unterschrift einfügen – eine maschinelle, also mit Tastatur getippte Unterschrift, genügt.

Betreffzeile

Eine aussagekräftige Betreffzeile ist für eine gelungene E-Mail-Bewerbung das A und O. Denn sie ist das erste, was der Personaler von eurer Bewerbung zu Gesicht bekommt. Und sorgt daher für einen guten oder weniger guten ersten Eindruck. Wenn ihr euch auf eine konkrete Stellenanzeige bewerbt, sollte in der Betreffzeile das Wort "Bewerbung", der Job, auf den ihr euch bewerbt und die Kennziffer der Stelle stehen (sofern vorhanden).

Beispiele für den E-Mail-Betreff:

• Bewerbung auf Ihre Stellenanzeige als Marketingassistent (m/w)
• Bewerbung als Trainee Suchmaschinenoptimierung (m/w)

Absenderadresse

Wenn ihr euch per E-Mail bei einem Unternehmen bewerben wollt, fällt der Blick des Personalers auch auf die Absenderadresse. Mit Absendern à la [email protected] oder [email protected] kickt ihr euch schon vorzeitig aus dem Bewerberrennen. Zu Bewerbungszwecken solltet ihr immer auf eine neutrale Adresse zurückgreifen, am besten in der Form [email protected].

Sprache

Auch wenn die Bewerbung in einer E-Mail daherkommt, ist eine lockere Sprache tabu. Achtet auf die richtige Anrede, Name, Grußformel und Signatur.

Signatur

Die E-Mail sollte mit einer Signatur enden, die folgende Elemente enthält (Die Signatur ist vom übrigen Text mit einem Abstand von 1-2 Leerzeilen zu platzieren):

• Vor- und Nachname
• Anschrift
• Telefonnummer
• Handynummer
• Private E-Mail-Adresse
• Sofern vorhanden: Links zum eigenen Webauftritt oder zum Profil in Karriere-Netzwerken wie Xing oder LinkedIn

Falls der Personaler Rückfragen an euch hat, kann er euch so schnell erreichen und muss nicht erst den Anhang der E-Mail-Bewerbung noch einmal aufrufen.

Schlagworte

Achtet in der Jobausschreibung auf wichtige Schlagworte und baut diese in Anschreiben und Lebenslauf ein. Nutzt außerdem in eurer Bewerbung Fachbegriffe, die in der Branche zum Standard gehören. Dieser Aufwand ist sinnvoll, da Bewerbungs-E-Mails manchmal von Computerprogrammen automatisch nach dem Vorhandensein bestimmter Schlagworte gescannt und vorsortiert werden.

Nachfassen

Habt ihr fünf Tage lang nichts vom Empfänger gehört, könnt ihr euch nach dem Verbleib der Bewerbung erkundigen. Wenn ihr euch per E-Mail bewerbt, solltet ihr rasch auf Feedback reagieren. Das tägliche Lesen eurer E-Mails ist daher Pflicht. Sonst geht euch womöglich noch ein gutes Angebot durch die Lappen. Außerdem könnt ihr davon ausgehen, dass Personaler mit einer E-Mail mehrere Kandidaten parallel anschreiben. Wer da zuletzt reagiert, hat das Nachsehen.

Checkliste E-Mail-Bewerbung

Ermittelt den direkten Ansprechpartner für eure E-Mail-Bewerbung - wenn dieser nicht auf der Stellenanzeige angegeben ist, recherchiert auf der Karriereseite des Unternehmens oder ruft im Betrieb an.

Die Stellenbeschreibung im Betreff und im Anschreiben müssen identisch sein, um keinen unprofessionellen Eindruck zu hinterlassen.

Verzichtet auf HTML-Formatierungen (Bilder, Schriftarten, Farben etc.) im E-Mail-Anschreiben. Denn in manchen E-Mail-Programmen sind diese unter Umständen nicht darstellbar, so dass der Text in der E-Mail "zerrissen" erscheint.

Verwendet eine seriöse E-Mail-Adresse, die nur aus eurem Namen besteht. Eine E-Mail-Adresse mit eurem Spitznamen ist tabu.

Der Betreff eurer E-Mail sollte klar und präzise sein.

Das Bewerbungsfoto baut ihr bei einer E-Mail-Bewerbung in den Lebenslauf ein. Ein Deckblatt im PDF-Anhang ist nicht nötig.

Ihr betreibt einen Blog oder eine andere Website? Dann solltet ihr diese auch in der E-Mail-Signatur verlinken – vorausgesetzt es passt zur ausgeschriebenen Stelle.

Achtet darauf, dass eure aktuellen Kontaktdaten in der Signatur am Ende der E-Mail stehen.

Die Lese- und Empfangsbestätigung eurer E-Mail solltet ihr für den Versand der Bewerbung abstellen, da dies den Personaler Nerven kann. Fragt besser einige Wochen später nach, ob eure Bewerbung angekommen ist.

Die Bewerbungsunterlagen sollten in einer PDF-Datei zusammengefasst sein. Vermeidet unbekannte Dateiformate, selbst Word ist nicht immer auf jedem Rechner installiert.

Fazit

Habt ihr auf alle wichtigen Punkte geachtet? Prima, dann kann bei eurer E-Mail-Bewerbung ja fast nichts mehr schief gehen. Falls ihr dennoch unsicher seid, schickt einfach eine Probemail an Freunde oder Eltern. Die helfen euch sicherlich dabei, ärgerliche kleine Fehler auszubessern, die ihr im Eifer des Gefechts übersehen hättet. So macht ihr eure Bewerbung letztlich noch besser. Vergesst außerdem nicht, eure Unterlagen komplett ausgedruckt zum Bewerbungstermin mitzunehmen.