Die richtige Grußformel für geschäftliche E-Mails

Die Art und Weise, wie du in geschäftlichen E-Mails kommunizierst, trägt maßgeblich dazu bei, wie professionell du wahrgenommen wirst. Die Wahl der richtigen Grußformel und die Beachtung des angemessenen Tons sind daher von großer Bedeutung. Doch wie findest du die passenden Formulierungen, die Professionalität und Respekt vermitteln, ohne zu distanziert oder zu locker zu wirken? Dieser Leitfaden bietet dir eine detaillierte Orientierung, damit deine geschäftliche Kommunikation stets den gewünschten Eindruck hinterlässt. Darüber hinaus spielen auch Rechtschreibung und Grammatik eine entscheidende Rolle für deinen professionellen (Online-)Auftritt.

Der Ton macht die Musik – das gilt auch im Berufsleben. Doch welche Grußformel passt in beruflichen E-Mails zu welcher Situation? Kannst du immer zu einem charmanten Gruß oder einer witzigen Verabschiedung greifen? Besser nicht, denn Höflichkeitsfloskeln variieren in ihrer Förmlichkeit. Ein zu lockerer Gruß kann schnell als respektlos wahrgenommen werden. Hier erfährst du, welche Phrasen passen und welche du besser vermeiden solltest.

Anredeformeln

Die offizielle Anrede lautet nach wie vor „Sehr geehrte:r Herr/Frau“ – das ist die formellste Version und immer die richtige Grußformel für berufliche E-Mails, wenn du unbekannte oder ranghöhere Personen (z. B. Vorgesetzte, Amtsträger:innen, Geschäftspartner:innen), mit denen du kein informelleres Verhältnis hast, anschreibst.

Handelt es sich dagegen um einen vertrauten Geschäftskontakt, könnte eine solche Anrede etwas zu distanziert wirken. In diesem Fall passt eine unverbindlichere Grußformel wie „Guten Tag Herr/Frau“, „Hallo Herr/Frau“ oder – in manchen Gegenden – auch „Grüß Gott, Herr/Frau“ besser. Möchtest du dein Gegenüber noch persönlicher ansprechen, geht auch „Liebe:r Herr/Frau“. Das kann jedoch je nach Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden – in einigen Fällen ist diese sehr informelle Art der Begrüßung sogar im Mitarbeiter:innenleitfaden untersagt! Im näheren Kolleg:innenkreis entfällt „Herr/Frau“, und du kannst direkt mit dem Vornamen beginnen: „Hallo (liebe:r) Vorname, …“.

Für geschäftliche Korrespondenz gänzlich ungeeignet – weil zu locker im Tonfall – sind „Hi“, „Hey“ sowie die Abkürzungen „SgH“ und „SgF“ („Sehr geehrte:r Herr/Frau“).

Weitere Anredeformeln:

• "Sehr geehrter Herr Dr. / Sehr geehrte Frau Dr." für Doktor:innen
• "Sehr geehrter Herr Professor / Sehr geehrte Frau Professor" für Professor:innen
• "Guten Morgen/Abend Herr/Frau" je nach Tageszeit – diese spezifischen Anreden sind allerdings kritisch, weil deine Korresponzenz möglicherweise nicht zur gleichen Tageszeit gelesen wird, zu der du sie abschickst

Schlussformeln

Auch bei der Verabschiedung gelten bestimmte Standardformeln. Die klassische abschließende Grußformel für berufliche E-Mails lautet „Mit freundlichen Grüßen“ (bzw. die Variante „Mit freundlichem Gruß“). Alternativ können bei formellen E-Mails auch Schlussformeln wie „Hochachtungsvoll“ („Mit vorzüglicher Hochachtung“, „Mit ausgezeichneter Hochachtung“) verwendet werden. Diese gelten jedoch inzwischen in vielen Branchen als extrem förmlich, veraltet, konservativ und steif.

Bei näherer Bekanntschaft oder in passender Situation lässt sich die Schluss-Grußformel individuell anpassen. So kannst du beispielsweise schreiben: „Freundliche Grüße aus Hamburg“ oder „Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen …“. Kennst du die andere Person persönlich, sind auch Formulierungen wie „Viele Grüße“, „Herzliche Grüße“ oder „Bis dahin alles Gute“ gut geeignet. Im Abbinder deiner geschäftlichen Mailadresse ist in aller Regel bereits eine Standardfloskel hinterlegt, an die du dich im größten Teil der Fälle halten kannst. Bist du dir unsicher, kannst du vor dem ersten Kontakt bei Kolleg:innen oder Vorgesetzten nachfragen, die deine:n Gesprächspartner:in möglicherweise schon länger kennen.

Weitere Schlussformeln:

• „Mit besten Grüßen“
• „Beste Grüße“
• „Viele Grüße aus [Ort]“
• „Herzliche Grüße“
• „Bis dahin viele Grüße“
• „Mit den besten Wünschen“

Ungeeignete Schlussformeln:

• „MfG“
• „LG“
• „Tschüss“
• „Ciao“
• „Bye, bye“
• „Tschüssikowski“

Finger weg davon! Eine passende Grußformel zeigt Professionalität und Respekt.

Rechtschreib- und Grammatiktipps

Sei dir bewusst, dass die richtige Anrede und Verabschiedung zu den absoluten Grundlagen der E-Mail-Kommunikation gehören. Im Klartext: Niemand wird dir applaudieren, weil du deine E-Mail korrekt begonnen und beendet hast, Fehler dagegen springen sofort ins Auge. Herausfordernd wird es außerdem beim eigentlichen Inhalt der Mail. Hier gilt: Zusätzlich zur passenden Grußformel und einem angemessenen Tonfall sind auch Rechtschreibung und Grammatik für professionelle E-Mails entscheidend. Fehler in der Korrespondenz beeinträchtigen nicht nur die Klarheit und Verständlichkeit, sondern hinterlassen auch einen unprofessionellen Eindruck bei den Empfänger:innen.

Ein durchdachter und fehlerfreier Schreibstil zeigt Respekt gegenüber den Empfänger:innen und unterstreicht gleichzeitig deine Kompetenz und Sorgfalt. Daher solltest du deine Nachrichten vor dem Versenden zu überprüfen und deren Struktur zu optimieren – gerade bei längeren Mails und Antworten muss ein roter Faden erkennbar sein. So stellst du sicher, dass sie den gewünschten professionellen Standard erfüllen.

Die richtige Grußformel in beruflichen E-Mails ist essenziell für einen professionellen Auftritt. Ob „Sehr geehrte:r Herr/Frau“ oder eine persönlichere Ansprache wie „Hallo“ oder „Bis dahin viele Grüße“ – die Wahl hängt vom Kontext und der Beziehung zur Person am anderen Ende des Bildschirms ab. Achte darauf, Formulierungen zu wählen, die angemessen sind und Missverständnisse vermeiden.

Neben der Grußformel spielen korrekte Rechtschreibung und Grammatik eine entscheidende Rolle. Fehler beeinträchtigen die Klarheit und wirken immer unprofessionell. Ein sorgfältiger Schreibstil zeigt Respekt und Kompetenz. Deshalb solltest du deine Nachrichten vor dem Versenden gründlich prüfen, um sicherzustellen, dass sie den professionellen Standard erfüllen. So bist du bestens vorbereitet, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und erfolgreich zu kommunizieren.