Die richtige Grußformel für geschäftliche E-Mails

Die Art und Weise, wie wir in geschäftlichen E-Mails kommunizieren, trägt maßgeblich dazu bei, wie professionell wir wahrgenommen werden. Die Wahl der richtigen Grußformel und die Beachtung des angemessenen Tons sind daher sehr wichtig. Doch wie findest du die passenden Formulierungen, die Professionalität und Respekt vermitteln, ohne zu distanziert oder zu locker zu wirken? Dieser Leitfaden bietet dir eine detaillierte Orientierung, um sicherzustellen, dass deine geschäftliche Kommunikation stets den gewünschten Eindruck hinterlässt. Darüber hinaus spielen auch Rechtschreibung und Grammatik eine wichtige Rolle für den professionellen (Online-)Auftritt.

Immer schön freundlich bleiben

Der Ton macht die Musik, das gilt auch im Berufsleben. Doch welche Grußformel für berufliche E-Mails passt zu welcher Situation? Darfst du immer zu einem charmanten Gruß oder einer witzigen Verabschiedung greifen? Besser nicht, denn Höflichkeitsfloskeln variieren in ihrer Förmlichkeit. Ein zu lockerer Gruß kann schnell als respektlos empfunden werden. Hier erfahrt ihr, welche Phrasen passen und welche besser vermieden werden sollten.

Anredeformeln

Die offizielle Anrede lautet nach wie vor "Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau" – das ist die formellste Version und immer dann die richtige Grußformel für berufliche E-Mails, wenn du unbekannte oder definitiv ranghöhere Personen (Chef, Amtsträger, Geschäftspartner), mit denen du kein informelleres Verhältnis hast, anschreibt.

Handelt es sich dagegen um einen vertrauten Geschäftskontakt, könnte eine solche Anrede dementsprechend etwas zu distanziert klingen. In dem Fall passt eine unverbindlichere Grußformel wie "Guten Tag Herr/Frau", "Hallo Herr/Frau" oder in manchen Gegenden auch "Grüß Gott, Herr/Frau" besser. Wenn du dein Gegenüber noch persönlicher ansprechen willst, geht auch “Liebe/r Herr/Frau”. (Das kann aber je nach Unternehmen, in dem du arbeitest, unterschiedlich sein – teilweise ist diese sehr informelle Art der Begrüßung sogar verboten!) Im näheren Kollegenkreis entfällt das Herr/Frau und du kannst direkt mit dem Vornamen einsteigen: "Hallo (lieber) Vorname, ….".

Für geschäftliche Korrespondenz gänzlich ungeeignet – weil zu locker im Tonfall – sind "Hi", "Hey" und die Abkürzungen SgH sowie SgF ("Sehr geehrte:r Herr/Frau").

Weitere Anredeformeln:

"Sehr geehrter Herr Dr. / Sehr geehrte Frau Dr." für Doktor:innen
"Sehr geehrter Herr Professor / Sehr geehrte Frau Professor" für Professor:innen
"Guten Morgen/Abend Herr/Frau" je nach Tageszeit

Schlussformeln

Auch bei der Verabschiedung gelten gewisse Standardformeln. Die Schluss-Grußformel für berufliche E-Mails schlechthin lautet wohl "Mit freundlichen Grüßen" (Variante "Mit freundlichem Gruß"). Alternativ können bei formellen E-Mails auch Schlussformeln mit "Hochachtungsvoll" ("Mit vorzüglicher Hochachtung", "Mit ausgezeichneter Hochachtung") benutzt werden. In vielen Branchen gelten sie jedoch als extrem förmlich, veraltet, konservativ und steif.

Bei näherer Bekanntschaft oder passender Situation lässt sich die Schluss-Grußformel für berufliche E-Mails auch individuell abwandeln. Dann heißt es beispielsweise "Freundliche Grüße aus Hamburg" oder "Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen ...". Kennst du die andere Person persönlich, dann sind auch "Viele Grüße", "Herzliche Grüße" oder "Bis dahin alles Gute" geeignet.

Weitere Schlussformeln:

"Mit besten Grüßen"
"Beste Grüße"
"Viele Grüße aus [Ort]"
"Herzliche Grüße"
"Bis dahin viele Grüße"
"Mit den besten Wünschen"

Ungeeignete Schlussformeln:

"MfG"
"LG"
"Tschüss"
"Ciao"
"Bye, bye"
"Tschüssikowski"

Finger weg davon! Eine passende Grußformel zeigt Professionalität und Respekt.

Rechtschreib- und Grammatiktipps

Sei dir jedoch immer bewusst, dass die richtige Anrede und Verabschiedung zu den absoluten Basics der E-Mail-Kommunikation gehört. Im Klartext: Niemand wird dir auf die Schulter klopfen, weil du deine E-Mail vernünftig begonnen und beendet hast. Kniffliger wird es schon, wenn es um den eigentlichen Inhalt der Mail geht. Hier gilt: Zusätzlich zur richtigen Wahl der Grußformel und dem passenden Tonfall ist auch die Beachtung von Rechtschreibung und Grammatik für professionelle E-Mails entscheidend. Fehler in der Korrespondenz werden nicht nur die Klarheit und Verständlichkeit beeinträchtigen, sondern auch einen unprofessionellen Eindruck bei den Empfänger:innen hinterlassen. Ein durchdachter und fehlerfreier Schreibstil zeigt nicht nur Respekt gegenüber der Empfänger, sondern unterstreicht auch deine Kompetenz und Sorgfalt. Daher ist es wichtig, deine Nachrichten vor dem Versenden gegebenenfalls Korrektur zu lesen sowie ihre Struktur zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie den gewünschten professionellen Standard erfüllen.

Fazit

Die richtige Grußformel in beruflichen E-Mails ist entscheidend für einen professionellen Auftritt. Ob "Sehr geehrte/r Herr/Frau" oder eine persönlichere Ansprache wie "Hallo" oder "Bis dahin viele Grüße" – die Wahl hängt vom Kontext und der Beziehung zur Person vor dem anderen Computerbildschirm ab. Achte darauf, passende Formulierungen zu wählen, um Missverständnisse zu vermeiden. Zusätzlich zur Grußformel ist auch die korrekte Rechtschreibung und Grammatik entscheidend. Fehler beeinträchtigen die Klarheit und wirken unprofessionell. Ein sorgfältiger Schreibstil zeigt Respekt und Kompetenz. Vor dem Versenden solltest du deine Nachrichten daher gründlich prüfen, um den professionellen Standard zu wahren. Damit bist du optimal vorbereitet, um einen positiven Eindruck zu hinterlassen und erfolgreich zu kommunizieren.

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