Remote Onboarding

Remote Onboarding – für viele Unternehmen ein echter Kraftakt

Für viele Unternehmen ist es eine große Herausforderung, neue Mitarbeiter im Home Office einarbeiten zu müssen. Bereits geschaffene Strukturen funktionieren nicht mehr und müssen durch neue, funktionierende ersetzt werden. Damit das Onboarding auch aus der Ferne gelingt, müsst ihr den Onboarding-Prozess neu gestalten und anpassen. Das Remote Onboarding unterscheidet sich vom normalen Onboarding hauptsächlich durch die Distanz. Ihr begegnet euch nicht mehr auf dem Flur, an der Kaffeemaschine oder beim Spaziergang in der Mittagspause. Begegnet man Menschen von Angesicht zu Angesicht, so findet der Austausch nicht nur verbal statt. Es werden nicht nur sachliche Informationen geteilt. Bei einem persönlichen Austausch von Angesicht zu Angesicht werden auch persönliche, soziale und emotionale Aspekte mitgeteilt. Wer remote arbeitet, bekommt von seinem Gegenüber wesentlich weniger Informationen auf persönlicher, emotionaler und sozialer Ebene. Viele Unternehmen haben bereits mit dem normalen Onboarding außerhalb von Krisenzeiten Schwierigkeiten. Gerade in Krisenzeiten sollte man jedoch nicht auf einen strukturierten Onboarding-Prozess verzichten. Neue Mitarbeiter müssen vor allem in Krisenzeiten richtig "an Bord" geholt werden. Remote Onboarding stellt Unternehmen vor folgende Herausforderungen:

• Mitarbeiter und Team können sich nicht persönlich kennenlernen. Bei der Einarbeitung kommt es zum einen auf die Vermittlung fachlicher Inhalte an. Fachwissen und Kompetenzen lassen sich in vielen Fällen auch virtuell vermitteln. Zum anderen dient das Onboarding dazu, sich in das bestehende Team zu integrieren. Der neue Mitarbeiter knüpft soziale Beziehungen zu seinen Kollegen und taucht in die Unternehmenskultur ein. Onboarding-Tools erleichtern die Einarbeitung zwar, können aber Zwischenmenschliches nicht ersetzen.
• Bei der Remote Einarbeitung lassen sich Leistung und Motivation des neuen Mitarbeiters kaum kontrollieren. Für den Arbeitgeber ist es schwierig zu beurteilen, wie sich der neue Mitarbeiter macht. Es ist daher sinnvoll, von Anfang an zu besprechen, welche Erwartungen an den neuen Mitarbeiter gestellt werden. Man kann mit dem neuen Mitarbeiter beispielsweise Ziele vereinbaren, die sich auch aus der Ferne kontrollieren lassen. So kann man beispielsweise miteinander besprechen, welche Aufgaben bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein sollen.
• Auch vereinbart werden können Ziele, die bis zum Ende des ersten Monats erreicht werden sollen. Welche Ziele sollen nach drei Monaten oder nach einem halben Jahr im Unternehmen umgesetzt werden? Auch muss mit dem neuen Mitarbeiter besprochen werden, wie er an Meetings teilnehmen kann, und welche Meetings in der ersten Zeit unbedingt wahrgenommen werden sollten. Neue Mitarbeiter brauchen Orientierung. Das gilt insbesondere beim Remote Onboarding, wenn der Neue nur im Home Office tätig sein kann und ein persönliches Kennenlernen nicht möglich ist.
• Die Zusammenarbeit mit Kollegen und die Arbeit im Team gestaltet sich schwierig. Wenn man sich nicht persönlich begegnen und auch keine Beziehung im persönlichen Kontakt aufbauen kann, erschwert das die Zusammenarbeit. Es gibt Studien, die belegen, dass Mitarbeiter, die sich kennen und gut verstehen, auch besser miteinander arbeiten.
• Bei der virtuellen Kommunikation fehlen zudem zahlreiche Elemente wie die Körpersprache. Man kann sein Gegenüber weniger gut einschätzen, wenn die Körpersprache nicht richtig beurteilt werden kann. Hinzukommt, dass Vertrauen vor allem durch den persönlichen Kontakt entsteht. Neue Mitarbeiter können es schwer haben, wenn andere Teammitglieder sich bereits kennen und bereits eine vertrauensvolle Basis aufgebaut haben. Der Neue muss sich dann vom Home Office aus beweisen.
• Es kann passieren, dass dem neuen Mitarbeiter mangelnde Motivation unterstellt wird. In schwierigen wirtschaftlichen Situationen ergibt sich möglicherweise sogar eine Konkurrenzsituation. Sind alle Mitarbeiter so mit sich und ihren neuen Herausforderungen beschäftigt, möchte niemand sich auch noch um die Anliegen des neuen Teammitglieds kümmern.

Remote Onboarding – Einarbeitung neu strukturieren

Damit die Einarbeitung trotz Corona gelingt und Arbeiten im Home-Office kein Fiasko wird, solltet ihr das Onboarding ganz neu strukturieren. So schafft ihr die richtigen Voraussetzungen für das Remote Onboarding:

• Einarbeitungsprozess neu strukturieren. Ihr habt bereits einen Einarbeitungsprozess in eurem Unternehmen? Dann nehmt euch diesen einmal zur Brust und geht ihn Schritt für Schritt durch. Welche Punkte können direkt übernommen werden, für welche Punkte braucht ihr einen virtuellen Ersatz, was muss ganz gestrichen oder komplett neu gedacht werden? Welche Punkte sind ein Muss und auf welche kann zur Not auch verzichtet werden? Gibt es bereits digitale Lösungen für eure Ideen, und wenn ja, welche Tools wollt ihr wann und wie einsetzen? Mit wem sollen neue Mitarbeiter vorrangig Kontakt haben? Gibt es einen Ansprechpartner? Der erstmalig eingeführte virtuelle Onboarding-Prozess muss natürlich nicht von Anfang an perfekt sein. Nehmt euch Zeit dafür und bügelt Schwachstellen aus, sobald sie euch auffallen. Mit der Zeit bekommt ihr Feedback und könnt euren Onboarding-Prozess anpassen.
• Verläuft der Onboarding-Prozess ausschließlich virtuell, dann müssen sehr viele Menschen, Abteilungen und Teams einbezogen und aufeinander abgestimmt werden. Auf alle Beteiligten kommt etwas mehr Arbeit zu. Ihr müsst alle Beteiligten gleich mit ins Boot holen und Aufgaben sowie Erwartungen klar kommunizieren. Teilt euren Mitarbeitern mit, wie sie den Einarbeitungs-Prozess unterstützen können. Alle müssen bereit sein, neue Mitarbeiter einzuführen und diese ins Team zu integrieren. Wird der neue Mitarbeiter nicht an der Hand genommen, besteht die Gefahr, dass er sich nicht zugehörig fühlt und schon bald seine Kündigung einreicht.
• Brieft eure Führungskräfte. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist auch außerhalb der Corona-Krise eine echte Herausforderung. Führungskräfte müssen jetzt noch mehr beweisen, dass sie in Sachen Motivation, Moderation und Kommunikation einiges drauf haben. Sorgt für die Schulung eurer Führungskräfte. Leitet entsprechende Schulungen für das Remote Leadership ein. So wie sich unsere Welt entwickelt, wird das Führen aus der Ferne auch nach Corona noch gefragt sein.

Tipps für das Remote Onboarding

Mit folgenden Tipps gestaltet ihr das Remote Onboarding für euer Unternehmen:

• Stellt das technische Equipment frühzeitig zur Verfügung. Sorgt dafür, dass euer neuer Mitarbeiter mit Laptop, Computer, Maus, Tastatur oder was auch immer ausgestattet ist. Zudem sollte er für Videochats über ein Headset und eine Kamera verfügen.
• Stellt ein Willkommenspaket zusammen. Ihr könnt neue Mitarbeiter zwar nicht mehr per Handschlag begrüßen, die persönliche Note darf aber dennoch nicht fehlen. Schickt ein Päckchen mit allen wichtigen Informationen, Ansprechpartnern, Adressen und Zugängen. Ein paar persönliche Zeilen, eine Tasse mit dem Firmenlogo oder etwas Naschkram runden die Sache ab.
• Erstellt einen Einarbeitungsplan. In diesem Plan findet der Mitarbeiter seine Termine an den ersten Arbeitstagen. Meetings, Schulungstermine usw. finden hier Platz.
• Weist dem Neuen einen Paten zu. Der Pate wird bestimmt und nimmt den neuen Mitarbeiter an der Hand. Er ist der erste Ansprechpartner für Fragen aller Art und soll einen sanften Einstieg ermöglichen.
• Organisiert virtuelle Treffen. Das Team kann sich auch virtuell treffen, um sich kennenzulernen. Im Idealfall organisieren das die Vorgesetzten während der Arbeitszeit.
• Seid als Führungskraft ansprechbar. Auch wenn gerade Distanz angesagt ist, seid nahbar. Die Neuen an Bord müssen das Gefühl haben, euch jederzeit ansprechen zu können. Trefft euch doch regelmäßig zu einem kleinen Kaffeeplausch. Zumindest in den ersten Wochen solltet ihr das anbieten.
• Besprecht die Aufgaben, Ziele und Erwartungen mit eurem neuen Mitarbeiter. Er muss seine Aufgaben in den ersten Wochen und Monaten der Einarbeitung genau kennen.
• Holt euch Feedback. Ihr seid selbst noch dabei zu lernen, wie der Remote Onboarding-Prozess bestmöglich gestaltet werden kann. Neue Mitarbeiter können euch nach der ersten Einarbeitungszeit wertvolles Feedback dazu geben.

Fazit

Remote Onboarding funktioniert, muss jedoch anders organisiert und strukturiert werden. Nehmt euch Zeit für diesen Prozess, seid bereit dazu zu lernen und holt euch regelmäßig Feedback. Versucht auch informelle Teile in eurem Onboarding-Prozess unterzubringen, damit sich auch persönliche Beziehungen aufbauen können. Mit Teammitgliedern, die man kennt und mag, zieht es sich leichter an einem Strang.

Weitere Infos findet ihr in den nachfolgenden Links:

• Remote Onboarding: Empfang und Einarbeitung neuer Mitarbeiter von zu Hause
• Remote Onboarding – Neue Mitarbeiter virtuell an Bord holen