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So formuliert ihr Business-E-Mails richtig

Neu in der Ausbildung und die ersten geschäftlichen Mails stehen an? bigKARRIERE verrät euch, worauf ihr beim Verfassen einer Business-Nachricht achten müsst!

Geht es um geschäftliche Kommunikation, muss jedes Wort sitzen, denn bei einer falschen Formulierung drohen manchmal knallharte Konsequenzen. Vor allem Berufseinsteigern fällt es oft nicht leicht, E-Mails formell korrekt zu schreiben und zu beantworten. bigKARRIERE hat deshalb die wichtigsten Regeln rund um Anrede und Gruß in E-Mails für euch zusammengestellt!

Eine junge Frau sitzt vor ihrem Mac und schaut auf den Bildschirm. Ihre Hände liegen auf der Tastatur auf und auf dem Display sind viele E-Mail-Icons zu sehen

Anrede in der E-Mail: So klingen die Anfangsworte professionell

Der richtige Einstieg entscheidet, ob ihr als ernsthafter und professioneller Gesprächspartner wahrgenommen werdet. Bei der Anrede in der E-Mail solltet ihr deshalb unbedingt auf die korrekte Schreibweise achten.

Nie verkehrt ist die Anrede "Sehr geehrte Frau" / "Sehr geehrter Herr" sowie beim Anreden von Unbekannten "Sehr geehrte Damen und Herren". Erst wenn ihr den Adressaten besser kennt, darf das informellere "Guten Tag Frau" / "Guten Tag Herr" verwendet werden. Bei Arbeitskollegen geht auch die Anrede per Du, also "Hallo Vorname".

Zudem ist die korrekte Verwendung von Titeln (Professor, Dr. usw.) wichtig bei der Anrede in der E-Mail. Merkt euch Folgendes: Professor wird immer ausgeschrieben, Dr. bleibt immer abgekürzt! Trägt eine Person mehrere Titel, etwa Professor Dr. Nachnahme, wird bei der Anrede der höchste Titel benutzt, also Professor Nachname.

Auf die Anrede in der E-Mail folgt stets ein Komma. Nach einer Leerzeile wird der erste Satz der E-Mail klein geschrieben, außer es handelt sich um ein Substantiv oder groß zu schreibendes Pronomen.

Beim Beantworten einer E-Mail sollte die Anrede nicht ausgelassen werden, direkt mit der Antwort anzusetzen gilt als unhöflich. Schreibt ihr einer ranghöheren Person zurück, empfiehlt es sich zudem eine kurze Dankesformel ("vielen Dank für Ihre Nachricht" beziehungsweise "vielen Dank für Ihre schnelle Antwort" zwischen Anrede und Hauptteil einzufügen.

Tipp: Überprüft die Anrede in der E-Mail vor dem Absenden noch mal. Weil die automatische Rechtschreibkorrektur auch vor unbekannten Namen keinen Halt macht, schleichen sich an dieser Stelle häufig Fehler ein. Selbstredend sollte ausgerechnet der Name eures Ansprechpartners unbedingt korrekt geschrieben sein.

Ein Mann mit Bart sitzt vor einem Mac und schaut sich sein E-Mail-Postfach an

Gruß in der E-Mail: Diese Grußformeln sind fürs Business geeignet

MfG und LG sind für geschäftliche E-Mails nicht geeignet, auch wenn viele diese Abkürzungen fälschlicherweise verwenden. Der Gruß in der E-Mail sollte stets ausgeschrieben werden. Ob ihr lieber "Mit freundlichen Grüßen" oder "Liebe Grüße" schreibt, bleibt euch überlassen. Beide Formulierungen sind bei geschäftlicher Post akzeptabel.

Der Gruß in der E-Mail wird grundsätzlich groß geschrieben, es sei denn, die Grußformel ist Bestandteil des letzten Satzes (beispielsweise: "Ich freue mich auf unser Telefonat und verbleibe mit freundlichen Grüßen"). Auf den Gruß folgt kein Satzzeichen, sondern nur euer Name und gegebenenfalls eure E-Mail-Signatur.

Weitere Tipps zu geschäftlichen E-Mails

Tipp #1: Das Timing. Geschäftliche E-Mails sollten möglichst innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden (außer am Wochenende; bei längerer Abwesenheit die automatische Abwesenheitsnotiz nutzen).

Tipp #2: Die Betreffzeile. Notiert in der Betreffzeile möglichst genau, worum es in eurer Nachricht geht.

Tipp #3: Die Länge der E-Mail. Geschäftliche E-Mails sollten so kurz und präzise wie möglich formuliert werden. Als Faustregel gilt: Die ganze Nachricht sollte in einen normalgroßen Laptopbildschirm passen, damit der Leser nicht hin und her scrollen muss. Müsst ihr mehr erklären, verabredet euch lieber zu einem Telefongespräch.

Tipp #4: Die Struktur. Anrede und Gruß in der E-Mail bilden die Anfangs- und Endpunkte. Doch auch für den Hauptteil gibt es Strukturhinweise. Fangt eure Nachricht mit einem kurzen Einleitungssatz an und setzt danach eine Leerzeile. Anschließend sollte der Hauptteil in mehrere Absätze gegliedert werden. Die optische Unterteilung hilft beim Lesen.

Fazit

Wer sich Fehler in geschäftlichen E-Mails leistet, riskiert beim Empfänger einen negativen Eindruck zu hinterlassen. Im schlimmsten Fall könnte euch ein solcher Fauxpas eine Jobchance oder einen lukrativen Auftrag kosten. Achtet auf eine freundliche Anrede und einen höflichen Gruß in der E-Mail, checkt, ob der Name richtig geschrieben ist, und lest den Hauptteil noch mal Korrektur.