Eine digitale Zeugnisverwaltung entlastet die Personalverwaltung und sorgt für korrekte, ansprechende Arbeitszeugnisse – damit ausscheidende Mitarbeitende schneller neue Chancen nutzen können.
Für Mitarbeiter in der Personalverwaltung kann eine digitale Zeugnisverwaltung eine spürbare Entlastung bringen. Gleichzeitig garantieren die Programme ein korrektes und ansprechendes Ergebnis. Mit etwas Glück öffnen sich so noch schneller neue Türen für verdiente Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen.
Unbeliebte Aufgabe in Unternehmen
Wenn Arbeitszeugnisse verfasst werden sollen, wachsen manchen Mitarbeitern in Personalabteilungen schnell graue Haare. Natürlich möchte man ehemaligen Mitarbeitern ein sauberes und faires Arbeitszeugnis geben. Aber was für Informationen gehören in den Text? Und welche Formulierungen sind tabu? Einfach ist das nicht zu beantworten. Zumal die laufende Rechtsprechung regelmäßig Änderungen mit sich bringt. Dazu kommt noch der Aufwand, der nötig ist, um die relevanten Daten zu sammeln.
Digitale Zeugnisverwaltung entlastet Personalabteilungen
Eine digitale Verwaltung mit einem professionellen Zeugnismanager leistet eine effektive Hilfe. Die Programme beschränken sich nicht nur auf das Layout. Sie automatisieren den Prozess der Zeugniserstellung. Das System dient zunächst als Archiv zum Speichern der relevanten Daten. Auf Knopfdruck sind diese dann sofort verfügbar. Anschließend bietet es eine leichte Anleitung Schritt für Schritt. Da der Gesetzgeber mit Blick auf das Arbeitszeugnis strenge Vorgaben macht, orientiert sich die Erstellung an diesem Rahmen. Sie fragt die relevanten Informationen ab und bringt diese an der richtigen Stelle im Arbeitszeugnis unter. Und sie achtet auf korrekte Formulierungen.
Korrekte Formulierungen gehören zu den Hauptstreitpunkten bei Arbeitszeugnissen. Der Grundsatz, der an der Stelle gilt: Das Zeugnisdokument muss dem Wohlwollensgrundsatz verpflichtet sein. Es muss die Stärken des Arbeitnehmers unterstreichen und die Person in einem positiven Licht darstellen. Abwertende Formulierungen und Kritikpunkte haben im Text nichts zu suchen. Eine verkappte Benotung ist offiziell nicht gestattet. Dennoch wählen die meisten Arbeitgeber Formulierungen, die darauf hindeuten, wie gut jemand im Betrieb gearbeitet hat.
Was spezialisierte Programme für Unternehmen leisten:
Arbeitszeugnisse auf der Höhe der Zeit
Welche Formulierung erlaubt ist, kann sich mit neuen Gerichtsurteilen ändern. Deshalb kann der Rückgriff auf veraltete Zeugnistexte zu Fehlern und Rechtsstreitigkeiten führen. Was vor Jahren noch eine saubere Formulierung war oder als Kompliment erschien, kann heute anfechtbar sein. Das merkt man beispielsweise dort, wo es sich um Beurteilungen mit Bezug zur Geschlechterrolle handelt. Sprache wandelt sich. Das muss auch beim Formulieren von Arbeitszeugnissen berücksichtigt werden. Allerdings können sich das persönliche Sprachgefühl und die juristische Beurteilung erheblich unterscheiden.
Die digitale Zeugnisverwaltung arbeitet mit Textbausteinen aus korrekten Arbeitszeugnissen. Die Programme verwenden nur geprüfte Zeugnistexte. Sie wird regelmäßig aktualisiert, sobald es relevante Urteile und Gesetzesveränderungen gibt. Für Mitarbeiter in der Personalabteilung bedeutet das: Sie können die Eckdaten eingeben. Anschließend macht das Programm Formulierungsvorschläge. Damit entfällt das lange Feilen an Schlüsselformulierungen und die Unsicherheit darüber, ob das Ergebnis rechtlich einwandfrei ist. Wer dies wünscht, kann verdiente Mitarbeiter sogar in die Formulierung des Dokuments einbinden. Auch das ist möglich, und zwar ohne viel Zeitaufwand.
Software gezielt auswählen - das sollte sie leisten
Beim Auswählen der Programme sollten Unternehmen auf einige Features achten. Erstens sollte die Software an den rechtlichen Rahmenbedingungen der Bundesrepublik anschließen. Nicht nur das in Deutschland geltende Arbeitsrecht ist relevant. Die Zeugnissoftware muss den Datenschutzvorgaben genügen. Zweitens sollte man auf eine fortlaufende Aktualisierung zu rechtlichen Veränderungen achten. Wichtig ist drittens eine nutzerfreundliche Prozessautomatisierung.
Im Idealfall bietet das Programm zum einen ein gut strukturiertes Archiv für Informationen. Und zum anderen sollte es Nutzer bei der konkreten Dokumentenerstellung schrittweise anleiten. Für konkrete Fragen sollte ein Dialog mit einem spezialisierten Chatbot oder eine Support-Hotline zur Verfügung stehen. Die vierte Sache, auf die Unternehmen achten sollten: Das Programm sollte passende Schnittstellen bieten für andere HR-Software, die im Betrieb genutzt wird.
Insgesamt spart eine digitale Zeugnisverwaltung viel Zeit bei Aufgaben, die von Beschäftigten als anstrengend empfunden werden und Unsicherheit mit sich bringen. Die modernen Programme sorgen für eine schnelle Erstellung und ein rechtssicheres Ergebnis. Außerdem kann ein schönes Arbeitszeugnis das Image des Unternehmens verbessern. Schließlich werden die Dokumente in vielen Bewerbungsverfahren eingereicht.