Freelancer sind im Gegensatz zu Festangestellten für vieles selbst verantwortlich. Bei der Gehaltsabrechnung gibt es für Unternehmen oder Dich als betroffene Person einiges zu beachten.
Die Lohnabrechnung für Freelancer ist komplexer als bei Angestellten, aber mit dem richtigen Wissen leicht zu bewältigen. Freelancer müssen ihre Rechnungen selbst erstellen, Steuern abführen und sich um ihre Sozialversicherung kümmern. Unternehmen, die mit Freelancern arbeiten, sollten die Besonderheiten kennen, um Fehler zu vermeiden.
Die Zahl der Selbstständigen in Deutschland liegt bei rund 3,9 Millionen (Stand 2023). Besonders gefragt sind IT-Experten, Berater und Kreative. Der durchschnittliche Stundensatz variiert je nach Branche stark: Während IT-Freelancer oft 90 Euro oder mehr verlangen, liegt der Stundensatz in anderen Bereichen deutlich niedriger. Wichtig ist, eine realistische Kalkulation der eigenen Preise vorzunehmen, um alle Kosten inklusive Steuern und Versicherungen abzudecken.
Als Freelancer bekommst Du kein Gehalt, sondern stellst Rechnungen für Deine erbrachte Leistung. Dabei musst Du die gesetzlichen Vorgaben einhalten und Dich selbst um die Abführung von Steuern kümmern. Während bei Angestellten Lohnsteuer und Sozialabgaben direkt vom Gehalt abgezogen werden, zahlst Du diese als Selbstständiger eigenständig an das Finanzamt.
Dein Einkommen unterliegt der Einkommensteuer. Erst wenn Dein Gewinn über dem Grundfreibetrag von 12.084 Euro (Stand 2025) liegt, musst Du Steuern zahlen. Zusätzlich fällt in vielen Fällen Umsatzsteuer an. Diese beträgt 19 Prozent oder in bestimmten Branchen 7 Prozent. Falls Dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag, kannst Du die Kleinunternehmerregelung nutzen und die Umsatzsteuer weglassen.
Als Freelancer bist Du nicht automatisch sozialversichert. Krankenversicherung ist jedoch Pflicht. Du kannst Dich privat oder gesetzlich versichern. In die Rentenversicherung musst Du nicht zwingend einzahlen, es sei denn, Du gehörst zu einer versicherungspflichtigen Berufsgruppe, etwa Lehrer oder Künstler. Eine freiwillige Altersvorsorge ist dringend zu empfehlen.
Deine Rechnungen müssen korrekt und vollständig sein. Folgende Angaben sind Pflicht:
Fehlende oder fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert oder eine Prüfung einleitet.
Ein großes Risiko für Freelancer ist die Scheinselbstständigkeit. Wenn Du nur für einen Auftraggeber arbeitest, weisungsgebunden bist und in dessen Arbeitsorganisation eingebunden wirst, kann das Finanzamt Dich als scheinselbstständig einstufen. Das hat zur Folge, dass Dein Auftraggeber Sozialabgaben für Dich nachzahlen muss.
Zusätzlich drohen hohe Strafen und Nachforderungen, sowohl für Dich als auch für Dein Auftraggeberunternehmen. Die Deutsche Rentenversicherung kann rückwirkend Beiträge zur Sozialversicherung einfordern, was zu erheblichen finanziellen Belastungen führen kann. Indizien für eine Scheinselbstständigkeit sind unter anderem feste Arbeitszeiten, Nutzung der Infrastruktur des Auftraggebers sowie das Fehlen weiterer Kunden.
Um Probleme zu vermeiden, solltest Du mehrere Kunden haben und klar als eigenständiger Unternehmer auftreten. Ein schriftlicher Vertrag, der die Zusammenarbeit eindeutig regelt, kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden. Unternehmen sollten vor der Beauftragung eines Freelancers prüfen, ob wirklich eine selbstständige Tätigkeit vorliegt oder ob es sich um ein verkapptes Angestelltenverhältnis handeln könnte.
Sowohl Freelancer als auch Unternehmen profitieren von professionellen Lohnabrechnungsprogrammen. Ein gutes Tool erleichtert die Verwaltung, minimiert Fehler und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Neben der Nutzung einer Software ist es sinnvoll, sich regelmäßig über steuerliche Änderungen zu informieren und gegebenenfalls einen Steuerberater hinzuzuziehen. Ein Experte kann helfen, steuerliche Optimierungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Zudem ist eine ordentliche Buchhaltung essenziell. Eine strukturierte Ablage von Rechnungen, Belegen und Verträgen erleichtert die Steuererklärung und schützt vor Problemen bei Prüfungen durch das Finanzamt.
Freelancer sollten sich außerdem frühzeitig mit Rücklagenbildung auseinandersetzen. Da Einkommen und Steuerlast schwanken können, ist es ratsam, einen Teil der Einnahmen für Steuerzahlungen und unvorhergesehene Ausgaben beiseitezulegen. Ein separates Geschäftskonto kann helfen, private und geschäftliche Finanzen sauber zu trennen.