Bewerberdaten speichern – das solltet ihr wissen

Wer auf Jobsuche ist, bewirbt sich meist gleich auf mehrere Stellen, um die Chancen zu steigern. Im Endeffekt könnt ihr nur eine Stelle antreten. Aber was geschieht mit den restlichen Bewerbungsunterlagen? Dürfen Firmen eure Bewerberdaten einfach so speichern? Geregelt wird das im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Das Gesetz erlaubt Unternehmen die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Bewerberdaten für einen begrenzten Zeitraum. Danach müssen sie gelöscht beziehungsweise vernichtet werden.

Eine feste Frist nennt das Bundesdatenschutzgesetz nicht, dennoch ist im § 35 Abs. 2 Nr. 3 definiert, welcher Zeitrahmen erlaubt ist. Der Paragraf besagt, dass personenbezogene Bewerberdaten gelöscht werden müssen, sobald der Zweck dafür entfällt. Im Klartext: Bis der Auswahlprozess abgeschlossen und die Stelle besetzt ist, dürfen Unternehmen eure Bewerberdaten speichern. Sobald der Job vergeben ist, müssen die Daten der Bewerber aber gelöscht werden. Wie lange die konkrete Aufbewahrungsfrist in der Praxis tatsächlich dauert, ist umstritten. Denn Firmen dehnen die Aufbewahrungsdauer gerne um einige Monate aus, in denen abgelehnte Bewerber theoretisch noch gegen die Jobabsage klagen könnten. Daher ist in der Praxis mit einer Aufbewahrungsfrist von ca. 3 bis 5 Monaten nach Besetzung der Stelle zu rechnen.

Einige Unternehmen sind dazu übergegangen, interessante Kandidaten in einen firmeninternen Bewerberpool aufzunehmen, aus dem zu einem späteren Zeitpunkt geschöpft werden kann. Insbesondere bei Initiativbewerbungen ist dies der Fall. Denn obwohl der Bewerber bestens geeignet wäre, ist momentan kein Job frei. Die Absage enthält dann beispielsweise folgenden Satz: "Wir würden Ihre Bewerbungsunterlagen gerne aufbewahren und bei weiteren Ausschreibungen auf Sie zukommen." Bei der nächsten offenen Stelle berücksichtigt zu werden? Klingt erst mal verlockend. Aber wann wäre das und ist es sinnvoll, der Firma zu erlauben, die eigenen Bewerberdaten bis dahin zu speichern? Ohne eure schriftliche Zustimmung dürfen die das nämlich nicht. Hier sind die Vor- und Nachteile:

Bewerberdaten speichern lassen: Vorteile

• Es erhöht eure Jobchancen:  Sicher, eine Garantie, dass der Arbeitgeber sich mit einem neuen Jobangebot meldet, gibt es nicht. Aber die Möglichkeit besteht zumindest. Erfahrungsgemäß kann es sogar mehrere Monate dauern, bis tatsächlich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bei euch reinflattert.

• Es bekräftigt euer Interesse an der Firma: Loyalität wird von Arbeitgebern gern gesehen und kann sich bei zukünftigen freien Stellen positiv für euch auswirken.

Zustimmung zur Datenspeicherung: Nachteile

• Theoretisch unbefristete Aufbewahrung möglich, denn ob und wann eine neue Stelle ausgeschrieben wird, ist gänzlich unklar.

• Kein konkreter Job in Aussicht: Ob der Alternativjob genau so interessant ist, wie die Stelle, für die ihr euch beworben habt, ist ungewiss.

Welche Plus- und Minuspunkte ihr stärker gewichtet, bleibt euch überlassen. In jedem Fall habt ihr als Bewerber Rechte beim Datenschutz. Jetzt kennt ihr sie und könnt sie nutzen.

Während der Auswahlphase und falls ihr zustimmt, dass eure Daten im Bewerberpool gespeichert werden, gilt dasselbe: Bewerberdaten müssen geschützt werden und sind nur für Personen einsehbar, die unmittelbar mit dem Einstellungsprozess betraut sind. Für die Inhalte gilt Schweigepflicht. Wer dagegen verstößt, muss laut Gesetz mit einer Strafe von bis zu 300.000 EUR rechnen.

• Datenschutz im Recruiting: Der richtige Umgang mit Bewerberdaten
• Datenschutzbeauftragter Rheinland-Pfalz
• Datenschutzbeauftragter Baden-Württemberg