Kommunikation im Job

Warum fällt es Berufseinsteigern oft schwer, im Job (richtig) zu kommunizieren?

Viele Berufsanfänger sind mit formaler Kommunikation nicht vertraut. Sie nutzen WhatsApp und ähnliche Chat-Programme und kommunizieren eher auf lockere Art. Außerhalb von Schule und Uni verfassen sie kaum formalere Schriftstücke. Daher bedeutet eine höflich-formelle Kommunikation, wie sie in konservativen Branchen üblich ist, eine Umstellung.

Was viele nicht ahnen: die richtige Kommunikation im Job fängt schon im Bewerbungsprozess an. Denn Personalverantwortliche aller Branchen achten bereits im Einstellungsprozess darauf, wie gut ein Kandidat kommunizieren kann. Vor allem wichtig sind: 

1. Gute schriftliche Ausdrucksweise:
Das Schreiben von Berichten, E-Mails und Protokollen sind ein selbstverständlicher Teil der Arbeit in vielen Berufen. Personaler scannen die Bewerbung danach, ob die Texte fehlerfrei, stilsicher und in einem angemessenen Tonfall verfasst sind.

2. Gute Sprecher-Qualitäten:
Wer die erste Hürde genommen hat, darf zum Vorstellungsgespräch. Auch dabei hören Personaler genau hin, um herauszufinden, wie gut der Bewerber kommunizieren kann. Kann sich ein Kandidat gut artikulieren, spricht in angemessener Lautstärke sowie Betonung und begleitet dies mit einer angenehmen Mimik und Gestik, gibt es Pluspunkte.

3. Gute Zuhör-Qualitäten:
Aktives Zuhören gehört zu einer effektiven Kommunikation im Job dazu. Denn nur wer tatsächlich zuhört und dies seinem Gegenüber signalisiert, kann berufliche Anliegen verstehen und Vertrauen aufbauen. Diese Fähigkeit wird schon im Bewerbungsgespräch geprüft
 

Gefahr: Schlechte Kommunikation im Job

Damit in Betrieb und Büro alles wie geschmiert läuft, ist gute Kommunikation extrem wichtig. Missverständnisse und Konflikte entstehen dann, wenn es bei der Kommunikation hapert. Klassische Beispiele schlechter Kommunikation sind nicht weitergeleitete Informationen und bruchstückhaft verstandene Anweisungen. Solche Fehlerquellen stören den Arbeitsprozess und die Zusammenarbeit. Beim Kontakt zu Kunden kann schlechte Kommunikation Geschäfte vermiesen und reputationsschädigend wirken. Kurzum: Neben der eigentlichen Arbeit ist die effektive Verständigung ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Wie sollte man im Job kommunizieren?

Zur effektiven Kommunikation im Job gehören folgende Aspekte:

• Aktiv Zuhören und sich vergewissern, dass man Anweisungen verstanden hat. Selbst präzise Anweisungen geben.
   
• Auf die eigene Ausdrucksweise achten und im Zweifelsfall immer die höflichere Variante wählen.

• Wichtige Informationen und Unterlagen vollständig weitergeben. Direkt klarstellen, wer welchen Teil der Aufgabe übernimmt.

• CC und BCC bei der Weiterleitung von E-Mails nicht unüberlegt benutzen. Ansonsten wird die Menge an elektronischer Post unübersichtlich, verwirrend, erzeugt Druck und birgt das Potenzial für Missverständnisse.

• Kontroverse Meinungen (Kritik, Umstimmungsversuche, Konfliktlösungen etc.) lieber mündlich als schriftlich vorbringen. Auch bei Lob und zum Vertrauensaufbau sind persönliche Gespräche vorteilhafter.

• Bei schriftlicher Kommunikation Anrede und Grußformel benutzen. Sonderfall Chats: Wenn ein Chat ein persönliches Gespräch simuliert, müssen Anrede und Gruß natürlich nicht in jede Nachricht, am Anfang und Ende des Tages reicht aus.

• Statusunterschiede beachten. In konservativen Unternehmen immer die höflich-förmliche Variante wählen ("Sehr geehrte Frau Abteilungsleiterin", "Sehr geehrte Frau Doktor" etc.).

• Eilig antworten, insbesondere bei Vorgesetzten. Ansonsten gelten bei E-Mails 24 Stunden als Obergrenze. Bei Chats sollte die Antwort möglichst sofort, mindestens aber noch am selben Tag erfolgen.

• Vorsicht bei Emojis. Sie haben inzwischen auch das Berufsleben erobert, können aber unprofessionell wirken. An Chefs und Vorgesetzte sind sie nur erlaubt, wenn die Chefetage selbst gelegentlich Emojis in die schriftliche Kommunikation einstreut. Unter Kollegen sind Emojis akzeptiert, sofern die Firmenkultur es zulässt.

Fazit

Gute Kommunikation im Job ist wichtig. Deshalb achten Personaler darauf, besonders kommunikationsstarke Mitarbeiter einzustellen. Und wer mit Kollegen, Kunden und Vorgesetzten gut kommuniziert, trägt nicht nur zum Erfolg seiner Firma bei, sondern wird auch selbst beruflich weiterkommen.

Weiterführende Links:

• Hier findet ihr ein Seminar zum Thema „Kommunikation am Telefon“
• Rhetorik und Kommunikation - Reden vor und mit anderen, Weiterbildungsportal Rheinland-Pfalz
• Weitere Tipps für die Kommunikation im Job