Office Kenntnisse als Jobvoraussetzung?

Du siehst immer wieder Stellenanzeigen, in denen gute Office Kenntnisse verlangt werden? Wir erklären, wie du deine Office Skills verbessern kannst.

Wenn du immer wieder Stellenanzeigen siehst, in denen (sehr) gute Office Kenntnisse verlangt werden, wirst du schon festgestellt haben, dass in den allermeisten Berufen heute ohne Computer heutzutage gar nichts mehr geht. Aber was steckt hinter dieser Formulierung, wann sind Computerkenntnisse gut und wann sehr gut? Wir erklären, welche Kompetenzen du tatsächlich brauchst und wie du deine Office-Skills verbessern kannst.

Office ist ein Softwarepaket zur Text- und Datenverarbeitung von der Firma Microsoft und wird in fast jedem Betrieb eingesetzt. Die standardmäßige Version enthält die Programme Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellenkalkulation), PowerPoint (Präsentationen) und Outlook (E-Mail). Die meisten Arbeitgeber setzen Kenntnisse dieser vier MS-Office-Produkte voraus. Das heißt, du solltest die Programme Word, Excel und PowerPoint kennen und die Kommunikation per Outlook abwickeln können.

Wie tiefgehend die Office-Kenntnisse sein sollten, kommt auf das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle an. Zählen die tägliche Korrespondenz und einige administrative Aufgaben zu deiner Tätigkeit, reichen die üblichen Grundfunktionen der Programme Word, Excel und Outlook meistens aus. In Word kannst du z. B. Briefe schreiben und formatieren und in Excel Funktionen für Vorlagen, Tabellen und Verzeichnisse nutzen. Diese Standardaufgaben, wie beispielsweise Geschäftsschreiben erstellen, solltest du ohne Einarbeitung routiniert erledigen können. PowerPoint wird in Jobs gebraucht, in denen Dinge visuell aufgearbeitet werden müssen – etwa für internes Infomaterial und Präsentationen. Aber es gibt zahlreiche Jobs, bei denen Grundwissen nicht reicht.

Weitergehende Office-Kenntnisse werden ebenfalls in vielen Bereichen benötigt. Aus der Stellenanzeige kannst du die Wichtigkeit der Skills dadurch ablesen, dass Computerkenntnisse als eine der ersten Anforderungen genannt werden, und mit "sehr gut" oder "hervorragend" versehen sind.

Spezialkenntnisse in Excel brauchst du etwa im Bankenwesen, in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf, in der Logistik, der Produktionsplanung und -steuerung, im Supply-Chain-Management oder in der Verwaltung. In diesen Bereichen wird auch die Datenbank-Software Access verwendet, Access-Kenntnisse werden allerdings seltener gefordert.

Spezialkenntnisse in PowerPoint oder einer anderen Präsentationssoftware solltest du haben, wenn du im Vertrieb, im Marketing, der Immobilienbranche, der technischen Systemplanung oder im Produktdesign arbeiten willst.

Wichtiger als die Branche ist die Position. Gehört es etwa zu deinen Aufgaben, Unterlagen termingerecht ansehnlich oder druckfertig aufzuarbeiten, wirst du keine Zeit haben um zu suchen, wie sich etwas formatieren oder konvertieren lässt. Du musst es aus dem Effeff wissen.

Der Unterschied zwischen guten, sehr guten oder gar hervorragenden Office-Kenntnissen ist dabei nicht klar definiert. Als Spezialkenntnisse kann gelten, in Excel Gültigkeitsregeln/Formeln zu erstellen, zu gruppieren, Filter, Pivot-Tabellen oder Sverweis-Funktionen (Index/Vergleich) einzufügen und manchmal auch VBA zu beherrschen. In PowerPoint wiederum zählen das Formatieren, das Erstellen von Folienmaster-Vorlagen, individuelle Layouts sowie der Import und die Verknüpfung von Daten aus Excel oder das Einfügen von OLE-Objekten dazu.

Übrigens, nicht nur die Kenntnis der Funktionen, sondern auch das Tempo, mit dem sie ausgeführt werden, spielt bei der Abstufung zwischen guten, sehr guten oder sogar exzellenten Skills eine Rolle. Unter Umständen erscheinen dir diese Skills aber gar nicht so besonders, weil du sie bereits beherrscht. Falls nicht, kannst du sie dir aneignen.

Wie kannst du deine Office-Kenntnisse verbessern?

Office-Kenntnisse sind keine Zauberei und lassen sich schnell nach lernen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

• YouTube-Tutorials
• Kostenfreie Anleitungen im Internet
• Bücher, in vielen (Universitäts-)Bibliotheken gibt es beispielsweise "Excel für BWLer" und ähnliche Titel
• Software-Kurs an der Hochschule (meist kostenfrei)
• vergünstigte Softwareangebote für Studenten
• Software-Kurs an der VHS (kostenpflichtig)

Als Nachweis über deine Office-Kenntnisse kann eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS), MOS Expert oder MOS Master helfen. Die Zertifikate kosten allerdings! Es lohnt sich also nicht für jeden.

Wenn in Stellenanzeigen sehr gute Office Kenntnisse verlangt werden, sollte dich das nicht abschrecken. Dennoch gilt: Kein Arbeitgeber sucht nach Mittelmäßigkeit. Zudem ist es subjektiv und stellenabhängig, was als gut und was als sehr gut verstanden wird. Wenn du merkst, dass die Erwartungen des Arbeitgebers über deinen  derzeitigen Skill-Level hinausgehen, sprich ruhig an, dass du die Programme nachlernen kannst und willst.

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