Office Kenntnisse als Jobvoraussetzung?

Ihr stolpert immer wieder über Stellenanzeigen, in denen (sehr) gute Office Kenntnisse verlangt werden? Ohne Computer geht heutzutage eben gar nichts mehr. Aber was steckt hinter dieser Formulierung, wann sind Computerkenntnisse gut und wann sehr gut? Wir erklären, welche Kompetenzen ihr tatsächlich braucht und wie ihr eure Office Skills verbessern könnt.

Office ist ein Softwarepaket zur Text- und Datenverarbeitung von der Firma Microsoft und wird in fast jedem Betrieb eingesetzt. Die standardmäßige Version enthält die Programme Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellenkalkulation), PowerPoint (Präsentationen) und Outlook (E-Mail). Die meisten Arbeitgeber setzen Kenntnisse dieser vier MS-Office-Produkte voraus. Das heißt, ihr solltet die Programme Word, Excel und PowerPoint kennen und die Kommunikation per Outlook abwickeln können.

Wie tief gehend die Office Kenntnisse sein sollten, kommt auf das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle an. Zählen die tägliche Korrespondenz und einige administrative Aufgaben zu eurer Tätigkeit, reichen die üblichen Grundfunktionen der Programme Word, Excel (Briefe schreiben und formatieren, Funktionen für Vorlagen, Tabellen und Verzeichnisse nutzen können) und Outlook meistens aus. Diese Standardaufgaben, wie beispielsweise Geschäftsschreiben erstellen, solltet ihr ohne Einarbeitung routiniert erledigen können. PowerPoint wird in Jobs gebraucht, in denen Dinge visuell aufgearbeitet werden müssen - etwa für internes Infomaterial und Präsentationen. Aber es gibt zahlreiche Jobs, bei denen Grundwissen nicht reicht.

Weitergehende Office Kenntnisse werden in vielen Bereichen benötigt. Aus der Stellenanzeige könnt ihr die Wichtigkeit der Skills dadurch ablesen, dass Computerkenntnisse als eine der ersten Anforderungen genannt werden, und mit "sehr gut" oder "hervorragend" versehen sind.

Spezialkenntnisse in Excel braucht ihr etwa im Bankenwesen, in der Buchhaltung, im Controlling, im Einkauf, in der Logistik, der Produktionsplanung und -steuerung, im Supply-Chain-Management oder in der Verwaltung. In diesen Bereichen wird auch die Datenbank-Software Access verwendet, Access-Kenntnisse werden allerdings seltener gefordert.

Spezialkenntnisse in PowerPoint solltet ihr haben, wenn ihr im Vertrieb, im Marketing, der Immobilienbranche, der technischen Systemplanung oder im Produktdesign arbeiten wollt.

Wichtiger als die Branche ist die Position. Gehört es etwa zu euren Aufgaben, Unterlagen termingerecht ansehnlich oder druckfertig aufzuarbeiten, werdet ihr keine Zeit haben, um zu suchen, wie sich etwas formatieren oder konvertieren lässt. Ihr müsst es aus dem Effeff wissen.

Der Unterschied zwischen guten, sehr guten oder gar hervorragenden Office Kenntnissen ist dabei nicht klar definiert. Als Spezialkenntnisse können in Excel Gültigkeitsregeln/Formeln zu erstellen, Gruppieren, Filter, Pivot-Tabellen, Sverweis-Funktion (Index/Vergleich), manchmal auch VBA angesehen werden. In PowerPoint wiederum zählen Formatieren, Folienmaster erstellen, individuelle Layouts, Import und Verknüpfung von Daten aus Excel, OLE-Objekte einfügen dazu.

Übrigens, nicht nur die Kenntnis der Funktionen, sondern auch das Tempo, mit dem sie ausgeführt werden, spielt bei der Abstufung zwischen guten, sehr guten oder gar hervorragenden Skills eine Rolle. Unter Umständen erscheinen euch diese Skill aber gar nicht so besonders, weil ihr sie bereits beherrscht. Falls nicht, könnt ihr sie euch aneignen.

Office Kenntnisse sind keine Zauberei und lassen sich schnell nachlernen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

• YouTube-Tutorial
• kostenfreie Anleitungen im Internet
• Bücher - in der Bibliothek gibt es beispielsweise "Excel für BWLer" und ähnliche Tite
• Software-Kurs an der Hochschule (meist kostenfrei
• vergünstigte Softwareangebote für Studenten
• Software-Kurs an der VHS (kostenpflichtig)

Als Nachweis über eure Office Kenntnisse kann eine Zertifizierung als Microsoft Office Specialist (MOS), MOS Expert oder MOS Master helfen. Die Zertifikate kosten allerdings! Es lohnt sich also nicht für jeden.

Wenn in Stellenanzeigen sehr gute Office Kenntnisse verlangt werden, sollte euch das nicht abschrecken. Kein Arbeitgeber sucht nach Mittelmäßigkeit. Zudem ist es subjektiv und stellenabhängig, was als gut und was als sehr gut verstanden wird. Wenn ihr merkt, dass die Erwartungen des Arbeitgebers über euren derzeitigen Skill-Level hinausgehen, sprecht ruhig an, dass ihr die Programme nachlernen würdet.

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