Was zählt eigentlich als Dienstreise – und was nicht? Welche Zeiten gelten als Arbeitszeit, und was zahlt der Arbeitgeber? Wir klären, was du rund um Dienstreise & Vergütung wissen musst.
Unter einer Dienstreise versteht man Reisetätigkeiten, die aus beruflichen Gründen getätigt werden. Diese Reisetätigkeit führt den Arbeitnehmer vorübergehend weg von der üblichen Arbeitsstätte an eine andere Arbeitsstätte. Der Arbeitnehmer arbeitet während Dienstreisen also nicht am gewohnten Arbeitsplatz, sondern irgendwo anders. Um Dienstreisen handelt es sich in der Regel dann, wenn ein Arbeitnehmer von seinen Vorgesetzten zum Arbeiten in eine andere Stadt oder ein anderes Land geschickt wird. Er hat dann dort im Auftrag seines Arbeitgebers bestimmte Aufgaben zu übernehmen.
Muss der Arbeitgeber dagegen nur kurze Strecken beispielsweise innerhalb der eigenen Stadt zurücklegen, spricht man von einem Dienstgang. Dienstreisen haben keine bestimmte Dauer. Je nach Aufgabe, Zeitraum und benötigter Reisezeit können Dienstreisen unterschiedlich lang sein. So können Dienstreisen beispielsweise nur einige Stunden, Tage, Wochen oder Monate dauern. Ist die Aufgabe am Arbeitsort außerhalb des Betriebes erledigt, kehrt der Mitarbeiter an seinen üblichen Dienstort zurück. Typische Beispiele für Dienstreisen sind:
Die Kosten für Dienstreisen trägt in der Regel der Arbeitgeber. Das gilt zumindest für die Kosten für die Fahrt und die Übernachtung sowie den Verpflegungsaufwand und sonstige Aufwendungen. Hier sollten Arbeitnehmer die Regelungen im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag beachten. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten steuerfrei, können Arbeitnehmer diese nicht mehr als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
In vielen Fällen müssen Arbeitnehmer ihre Ausgaben belegen, um diese vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Um eine Reisekostenabrechnung machen zu können, solltest du daher deine Quittungen und Belege sammeln. Häufig werden Kosten für Taxifahrten nicht gerne übernommen, weil diese sehr teuer sind. Ist nichts anderes abgemacht, halte dich an öffentliche Verkehrsmittel. Reisenebenkosten wie Trinkgeld, Telefonkosten und Gebühren fürs Parken kann dein Arbeitgeber ebenfalls übernehmen.
Um zu klären, ob eine Dienstreise als Arbeitszeit eingestuft werden kann, muss man erst einmal einige Begriffe näher beleuchten: Sind Reisezeiten Teil der Arbeitszeit?
Wegzeiten, also Fahrten von der eigenen Wohnung zur Arbeitsstätte, werden nicht zur Arbeitszeit gezählt. Das gilt zumindest für Arbeitnehmer mit festem Dienstort. Eine Ausnahme wird gemacht, wenn es sich um Außendienstmitarbeiter handelt. Haben Arbeitnehmer keinen fest zugewiesenen Arbeitsort, dann können diese ihre Arbeit nicht machen ohne eine gewisse Reisetätigkeit. Hier kann die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet werden. Gezählt werden hier nicht nur die Fahrten von einem Kunden zum nächsten, sondern auch die erste Fahrt in den Betrieb. Befindet sich der Mitarbeiter im Home-Office, so wird die erste Fahrt zu einem Kunden ebenfalls als Arbeitszeit gezählt.
Ob die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gewertet werden kann, hängt wiederum von mehreren Faktoren ab. Wird die Reisezeit während einer Dienstreise als Arbeitszeit gewertet, muss sie natürlich entsprechend vergütet werden. Es gibt hier jedoch keine eindeutigen Regelungen. Hilfreich können folgende Punkte sein:
Was laut Arbeitsrecht als Dienstreise gilt und inwiefern Reisezeit als Arbeitszeit gewertet werden kann, ist nicht immer eindeutig. Für Arbeitgeber ist es daher sinnvoll, eindeutige vertragliche Regelungen zu treffen. Am besten hält man die Regeln zu Dienstreisen im Arbeitsvertrag fest. Zu beachten ist hier, dass es einige gesetzliche Regelungen gibt, die man mit eigenen Regeln im Arbeitsvertrag nicht aushebeln darf. Hier ist es empfehlenswert, einen Fachanwalt für Arbeitsrecht hinzuzuziehen. Für Arbeitnehmer ist es wichtig, sich die Regelungen zu Dienstreisen genau anzuschauen und bereits im Vorfeld Unklarheiten mit dem Chef zu besprechen.