Zwei Gesprächsblasen vor pinkem Hintergrund

Missverständnisse erkennen und vermeiden

Klare Kommunikation im Job: so klappt es

Kommunikation im Job ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden. bigKARRIERE sagt euch, worauf ihr achten solltet.

Was sind mögliche Missverständnisse und welche Auswirkungen können sie haben?

Im beruflichen Kontext wird ständig kommuniziert. Dabei gibt es Situationen, in denen man denkt: "Hat sie das wirklich so gesagt? War das so gemeint? Habe ich da jetzt etwas missverstanden?" Solche Gedanken sind ein klares Anzeichen dafür, dass ein Missverständnis vorliegen könnte. Denn wo gehobelt wird, da fallen Späne.

Ein Missverständnis liegt dann vor, wenn etwas nicht so verstanden wurde, dass es zum gewünschten Ergebnis führt. Der Grund kann sowohl beim Signalgeber als auch beim Empfänger liegen. Missverständnisse können entstehen, wenn Vorgesetzte Anweisungen erteilen, wenn Vorschläge im Meeting diskutiert werden oder wenn Verhandlungen mit Kunden oder Zulieferern abgehalten werden. Ob schriftlich oder mündlich, bei jeder Art von Kommunikation können sich Schnitzer einschleichen, die zu Verwirrung, Verunsicherung oder gar Verärgerung führen. Wenn die Kommunikation klemmt, ist es nicht nur nervig, es können tatsächlich handfeste Probleme und Konflikte entstehen. Zu den potenziellen Auswirkungen zählen:

Arbeit wird doppelt erledigt
Aufgaben bleiben unerledigt, Projekt gerät ins Stocken oder wird nicht fristgerecht fertig
Auftrag platzt oder Kunde ist verärgert
Mitarbeiter fühlt sich beleidigt
keine Kooperation im Team, weil Mitarbeiter sich misstrauen
miese Stimmung unter den Kollegen
Leistungsabfall

Zwei Kolleginnen sitzen nebeneinander und die eine zeigt der anderen etwas auf dem PC während diese sich Notizen macht

Wie sich Missverständnisse im Job vermeiden lassen

Was tun, wenn die Kommunikation scheinbar nicht funktionieren will? Nun, daran lässt sich arbeiten. Mit folgenden Tipps lassen sich viele Missverständnisse im Job vermeiden:

Tipp #1: Direkte Kommunikation

Direkte Gespräche sind deutlich besser als hastig geschriebene Nachrichten und Ping-Pong-E-Mails, wenn es darum geht, Missverständnisse im Job zu vermeiden, denn zur effektiven Kommunikation zählen auch nonverbale Signale. Bevorzugt den direkten Austausch sofern möglich, dann wird euch das Gesicht eures Gegenübers schnell verraten, wenn etwas unklar ist.

Tipp #2: Auf Formulierung achten

Damit die Kommunikation gelingt, sind klare Formulierungen wichtig. Achtet insbesondere bei missverständlichen Wörtern und zweideutigen Bemerkungen darauf. Zudem spielt bei schriftlicher Kommunikation die Struktur eine nicht unwichtige Rolle. Benutzt einfache Sätze und gliedert euren Text in mehrere Passagen. So kann euer Adressat die Informationen einfacher aufnehmen.

Tipp #3: Wirklich hinhören und genau lesen

Missverständnisse können auch entstehen, wenn nicht richtig zugehört wird und ein Teil der Informationen nicht oder nicht korrekt beim Zuhörer ankommt. Versucht euch auf das Gesagte zu konzentrieren, anstatt nur darauf zu warten, dass ihr endlich wieder reden dürft. Bei schriftlicher Kommunikation ruhig zweimal lesen. Auch das farbliche Markieren von Schlüsselinformationen kann das Verständnis verbessern.

Zwei Kollegen unterhalten sich miteinander. Einer spricht, die andere hört zu.

Tipp #4: Nachfragen

Missverständnisse lassen sich durch Nachfragen vermeiden. Doch zu oft wird nicht nachgefragt, weil man befürchtet, unhöflich oder unprofessionell zu wirken. Dabei ist diese Annahme falsch. Eine professionelle Nachfrage lässt sich etwa so formulieren: "Lass uns noch mal die wichtigsten Punkte durchgehen: A, B, C. Alles soweit klar oder gibt es weiteren Klärungsbedarf?" Diese Strategie funktioniert unabhängig davon, ob ihr wichtige Informationen an andere Kollegen weitergebt oder ob sie an euch weitergegeben werden. Und sogar schriftlich lässt sie sich problemlos anwenden.

Tipp #5: Regelmäßigen Austausch etablieren

In manchen Firmen gibt es wöchentliche Meetings, in anderen Unternehmen gibt es solche Treffen nur, wenn's brennt. Dabei ist schon längst erwiesen: Je häufiger der Austausch, desto weniger Missverständnisse entstehen. Denn regelmäßige Meetings bieten die Chance, Missverständnisse von vornherein zu vermeiden und daraus resultierende Fehlschlüsse und Fehler schnell zu erkennen. Wenn ihr selbst nicht in der Position seid, Meetings einzuberufen, ist ein Follow-up Termin eine gute Alternative. Setzt dafür einen Termin, an dem ihr erneut über das aktuelle Projekt redet.

Fazit

Der erste Baustein hin zu einer erfolgreichen Kommunikation im Job beginnt bei euch selbst. Achtet darauf, wie ihr kommuniziert, hört gezielt hin und nutzt eine Nachfrage-Strategie. So lässt sich zumindest ein Teil der Missverständnisse im Job vermeiden.