Kleiner E-Mail-Knigge

Du musst einen Brief oder eine E-Mail schreiben? Okay, erst mal die Anrede – "Sehr geehrte Damen und Herren" geht immer, da kannst du nicht viel falsch machen, oder? Falsch gedacht. Die paar harmlosen Wörter kommen nicht so unscheinbar um die Ecke, wie du denkst. Sie können auf den Empfänger kalt und unpersönlich wirken, sogar distanziert. Bei Bewerbungen solltest du darauf achten, wer dein Empfänger ist, um dir keine Chancen zu verbauen. Wir geben dir Tipps für die perfekte Anrede und zeigen dir, was du beachten musst. 

Viele wählen den vermeintlich sicheren, einfachen Weg und wählen die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren". Das ist nicht falsch, aber auch nicht gut. Denn: Wer sind die Damen und Herren? 

Mit einer persönlichen Anrede fühlt sich dein Gegenüber wertgeschätzt und persönlich angesprochen. "Sehr geehrte Damen und Herren" ist schwammig und nicht zielgerichtet und kann dazu führen, dass sich dein Gegenüber mit deiner Anrede nicht wohlfühlt. 

Gerade für Bewerbungen gilt: Recherchiere zuerst deinen Ansprechpartner und sprich ihn mit Nachnamen an. So erzeugst du einen höflichen Eindruck und sorgst für einen Wiedererkennungswert, weil du dich im Gegensatz zu anderen Bewerbern positiv abhebst.

"Sehr geehrte Damen und Herren" mag distanziert, kalt und langweilig klingen. Aber: Sie ist nach wie vor der Klassiker unter den Anreden. Wenn du keine Ahnung hast, wer dein Ansprechpartner ist (bitte vorher immer gut recherchieren!), gehst du mit dieser Anrede auf Nummer sicher. 

Bei Bewerbungen ist dein Ansprechpartner in den meisten Fällen irgendwo aufgeführt – sei es in der Stellenanzeige oder auf der Website des Unternehmens. Recherchiere gründlich und schreibe nur im äußersten Notfall an die "sehr geehrten Damen und Herren". Andernfalls wirkst du einfallslos und distanziert und so, als hättest du dir keine Mühe gegeben. Bei Bewerbungen ist das kein guter Start. Besser, du hebst dich positiv von deinen Mitbewerbern ab und investierst zwei Minuten mehr in die Recherche. 

Hast du zwei Ansprechpartner, die du namentlich in deiner Mail oder deinem Brief erwähnen möchtest, hast du folgende Möglichkeiten: Du kannst beide in einer Zeile nebeneinander ansprechen, oder du sprichst sie nacheinander in zwei Zeilen an. Bei mehr als zwei Ansprechpartnern empfiehlt es sich, jedem Ansprechpartner eine eigene Zeile zu widmen.

Für die Reihenfolge gibt es folgende Regeln: 

• Die Dame zuerst: Hast du einen Mann und eine Frau als Empfänger, nennst du die Frau zuerst (außer, es gibt einen deutlichen Unterschied in der Hierarchie).
• Die Hierarchie entscheidet: Der Ranghöchste wird zuerst genannt. Sprichst du beispielsweise den Chef und seine Assistentin an, nennst du den Chef zuerst, auch wenn die Assistentin eine Frau ist. Trenne beide zusätzlich optisch durch die Aufteilung auf zwei Zeilen.

Ist eine Frau die Chefin bzw. die höchste in der Hierarchie derer, die du ansprichst, ist es einfach: Da die Frau in diesem Fall Chefin und Frau zugleich ist, nennst du sie zuerst.

Hat dein Empfänger einen akademischen Titel im Namen, musst du diesen zwingend erwähnen. Andernfalls ist das eine Herabwürdigung seiner Person. Von akademischen Titeln nennst du folgende: 

• Professor (immer ausschreiben, nicht mit Prof. abkürzen)
• Doktor (kann mit Dr. abgekürzt werden)

Diplom, Master oder Bachelor werden in der Anrede nicht genannt. 

Der andere schreibt Hallo – darf ich locker antworten?

Ja. Schreibst du einem Kunden, Geschäftspartner oder an die Personalabteilung wegen einer Bewerbung zuerst beginnst du das Gespräch nicht mit einem Hallo. Halte dich an die Höflichkeitsformeln und beginne die Mail mit einem "Sehr geehrte Damen und Herren" bzw. "Sehr geehrte Frau XY" oder "Sehr geehrter Herr XY". 

Wirst du zuerst angeschrieben und mit einem Hallo begrüßt, ist es in Ordnung, wenn du mit derselben Anrede antwortest. Dann weißt du, dass dein Ansprechpartner offensichtlich mit einem lockeren Tonfall einverstanden ist.

Moderne Anredeformen und Alternativen

Weißt du, dass interne Mails und Briefe in deinem Unternehmen locker gehandhabt werden, hast du einige Anredeformen mehr zur Auswahl als das klassische "Sehr geehrte Damen und Herren": 

• Guten Tag, Herr/Frau ... 
• Hallo Herr/Frau ...
• Liebe/r Herr/Frau ... 

Die letzte Anrede "Liebe/r" solltest du am besten nur verwenden, wenn du einen guten Freund, befreundeten Kollegen oder einen langjährigen Kunden anschreibst. Die Anrede gilt als sehr vertraut. Für die Bewerbung kommt diese Anrede daher nicht infrage!

"Sehr geehrte Damen und Herren" ist klassisch, höflich, förmlich und absolut in Ordnung – vorausgesetzt, du kannst den Namen deines Ansprechpartners nicht herausfinden. Ist der Name angegeben und du wählst die allgemeine Höflichkeitsfloskel aus Faulheit, wirkst du distanziert und unhöflich und machst keinen guten Eindruck. Gerade bei Bewerbungen solltest du die Zeit investieren, den Namen deines Ansprechpartners herauszufinden. Wenn du on top ein paar Regeln wie die Reihenfolge deiner Ansprechpartner beachtest, bist du mit deiner nächsten E-Mail good to go!