Smileys in Geschäftsmails

Du verschickst Angebote an Kunden und Geschäftspartner, mit denen du zuvor keinen Kontakt hattest und findest das so gut, dass du dir einen "Daumen nach oben" gibst? Smileys sind schließlich etwas ganz Normales und du verwendest sie jeden Tag bei WhatsApp und Co. Was für den privaten Verkehr von Nachrichten gilt, gilt nicht im Job. Die Frage, ob Smileys in einer Businessmail verwendet werden sollten, lässt sich nicht mit einem klaren "Ja" oder "Nein" beantworten. Wir sind hier bei einem ganz klaren "Jein".

Smileys – ein Mittel der Kommunikation

Kaum eine private Nachricht kommt ohne Smileys aus. Darf ich Smileys in einer Geschäftsmail benutzen oder nicht? Welche Regeln gelten im geschäftlichen E-Mail-Verkehr? Wir nutzen Instagram, Facebook, YouTube, WhatsApp und zahlreiche andere soziale Netzwerke und Messenger-Dienste und kaum etwas geht uns so leicht von der Hand wie Smileys. Die Variante ohne Nase wurde in den 1960er Jahren vom amerikanischen Werbegrafiker Harvey Ball erfunden. Er zeichnete im Jahr 1963 einen gebogenen Strich und zwei Punkte auf gelbes Papier. Das lächelnde Gesicht sollte die Mitarbeiter einer Versicherungsgesellschaft aufmuntern und das Betriebsklima verbessern. Das Zeichen erfreute sich schnell wachsender Beliebtheit, rechtlich gesichert wurde es nicht.

Mittlerweile gibt es Smileys in unzähligen Varianten: Mal traurig, mal lächelnd, mal wütend, mal erstaunt oder mal hungrig – wir können jede Nachricht mit einem passenden Smiley ergänzen. Es gibt kaum eine Stimmung oder ein Gefühl, das sich mit Smileys nicht darstellen lässt. In schriftlichen Nachrichten sollen die Zeichen Gestik, Mimik und Tonfall vermitteln. Sie sind ein Mittel der Kommunikation und machen zum Teil unseren Stil in Nachrichten aus. Während manche Smileys nur dezent oder gar nicht einsetzen, sind die Nachrichten anderer bunt und voller kleiner grinsender oder zwinkernder Gesichter. Was in privaten Mails kein Problem ist, kann sich in geschäftlichen Nachrichten als problematisch erweisen.

Smileys in der Geschäftsmail – das wirkt unprofessionell

Du versendest und empfängst jeden Tag E-Mails. In erster Linie geht es darum, Informationen auszutauschen. Du machst Kunden ein Angebot oder beantwortest eine Frage deines Geschäftspartners? Oder du stehst in engmaschigem Kontakt mit deinen Teammitgliedern bei der Arbeit an einem Projekt? In einer Geschäftsmail verschickst du Dokumente und kommunizierst mit dem Chef. Dank Corona befinden sich viele von uns im Homeoffice und es läuft noch mehr Kommunikation über E-Mails. Da darf sich sicher der eine oder andere Smiley in eine Business Mail schleichen, oder nicht? Experten raten dazu, keine Smileys in einer Geschäftsmail zu verwenden.

Wenn du eine Businessmail verschickst, möchtest du Kompetenz und Professionalität vermitteln. Nutzt du hinter jedem zweiten oder dritten Satz Smileys, kratzt das an deiner Wirkung. Studien haben ergeben, dass Menschen, die in ihren Texten Smileys verwenden, als weniger professionell und kompetent wahrgenommen werden.

Smileys können somit zu einem echten Störfaktor werden. Möglicherweise nimmt der Empfänger den Inhalt der Businessmail nicht ernst, es kommt zu Rückfragen und der Sender der Mail wird übergangen, weil der Empfänger lieber mit einem Kollegen kommunizieren möchte. Smileys in der Geschäftsmail können weitere Nachteile haben:

• Smileys können Verwirrung stiften. Nicht immer liegt die Bedeutung eines Smileys klar auf der Hand. Während der eine einen lächelnden Smiley als positiv wahrnimmt, wirkt dieser auf einen anderen ironisch und derjenige fühlt sich verhöhnt. Du weißt nicht, wie ein bestimmter Smiley beim Empfänger ankommt.
• Smileys können mangelnde Seriosität vermitteln. Oftmals wirkt ein Smiley in einer Businessmail deplatziert und er schadet der Ernsthaftigkeit einer Mail. Wenn du Businessmails mit professionellem Inhalt oder sensiblen Daten verschickst, lass die Smileys lieber weg.

Darf ich Smileys in Ausnahmefällen benutzen?

Du liebst Smileys und sie hüpfen dir immer wieder von der Tastatur? Das ist kein Weltuntergang, auch wenn du bei einer professionellen Geschäftsmail mit wichtigem Inhalt darauf verzichten solltest. Es gibt jedoch Ausnahmefälle:

• Du kennst den Empfänger richtig gut. Du tauschst Informationen mit einem Teammitglied aus, das du lange kennst? Ihr trefft euch regelmäßig zur Mittagspause? Dann darf auch ein Smiley in der Businessmail sein. Bei wichtigen E-Mails lässt du Emoticons aber besser weg.
• In deiner Mail geht es nicht um den Job. Du fragst den Büronachbarn, ob er mit dir in der Mittagspause essen geht? Oder du möchtest eine liebe Kollegin bitten, dir ein Brötchen vom Bäcker mitzubringen? Ein netter Smiley darf ruhig verwendet werden.
• Du verschickst Nachrichten über Facebook, WhatsApp oder einen anderen Nachrichtendienst? Auch hier werfen Smileys kein negatives Licht auf dich. Sie gehören zum schnellen, informellen Austausch dazu.

Smileys in Businessmails: mit diesen Tipps gelingt's

• Setze Smileys in einer Geschäftsmail nur sparsam ein. Du musst dein Gegenüber nicht mit lachenden, zwinkernden und umarmenden Gesichtern überrennen. Auch wenn Smileys hin und wieder in Ordnung sein können, sollten sie nicht deine gesamte Korrespondenz ausmachen. Das könnte sehr kindlich und unprofessionell wirken.
• Orientiere dich am Verhalten deines Gegenübers. Wie sehen die E-Mails aus, die bei dir im Postfach landen? Mach es dir einfach und ahme den Sender nach. Dein Gegenüber schreibt locker und verwendet Smileys? Dann go for it und nutze sie. Dein Gegenüber schreibt förmlich und seriös? Dann wird das auch von dir erwartet und du solltest auf Smileys verzichten.
• Verwende Smileys nur, wenn es zum Kontext passt. Du musst nicht aus Gewohnheit an jede Geschäftsmail einen Smiley hängen. Smileys sollten in einer Geschäftsmail nicht aus Gewohnheit verwendet werden. Achte genau darauf, ob der Kontext stimmt, und ob Smileys angebracht sind.

Fazit

In einer Businessmail sind Smileys nur in Ausnahmefällen erlaubt. Sie lassen dich weniger kompetent und professionell wirken. Informelle Mails kannst du dennoch hin und wieder mal mit einem Smiley versehen, bei seriösen Mails lässt du die Emojis lieber weg.