Feedbackgespräche

Gute Vorbereitung ist das A und O

Vielleicht fragst du dich jetzt: „Wie bereite ich mich denn am besten auf mein Feedbackgespräch vor?“ Kein Stress – mit den folgenden Tipps schaffst du eine solide Basis. Tatsache ist, dass 80 % des Erfolgs vom Gespräch in der Vorbereitung liegen. Das gilt für dich als Arbeitnehmer:in genauso wie für deine Vorgesetzten. Je klarer du dir im Vorfeld machst, was du aus dem Gespräch herausholen willst, desto sicherer wirst du dich im Termin fühlen.

Rahmenbedingungen klären

Jedes Unternehmen tickt anders. Kläre daher vorab die Rahmenbedingungen deines Mitarbeitergesprächs. Gibt es in deiner Firma einen festen Ablauf oder Leitfaden? Wie lange ist für das Gespräch angesetzt – 30 Minuten, eine Stunde oder sogar mehr? Findet ein klassisches Jahresgespräch statt oder ein spezielles Zielvereinbarungsgespräch? Und wer wird alles teilnehmen – nur du und deine direkter Vorgesetzter oder ggf. jemand aus der Personalabteilung? Wenn du neu im Unternehmen bist, frag ruhig Kolleg:innen, die so ein Gespräch schon erlebt haben, oder erkundige dich direkt bei deinerm Chef:in nach dem geplanten Ablauf. Sind dir die Modalitäten und Ziele des Treffens klar, kannst du dich viel gezielter vorbereiten und weißt, was auf dich zukommt. So vermeidest du unangenehme Unklarheit, die sonst ein häufiger Fehler bei Feedbackgesprächen ist – schließlich möchtest du von Anfang an wissen, ob es zum Beispiel um deine Weiterentwicklung, eine mögliche Beförderung oder Gehaltsthemen geht.

Rückblick: Eigene Leistungen analysieren

Nimm dir als Nächstes Zeit für einen ehrlichen Selbst-Check. Schau dir das letzte Jahr (oder den relevanten Zeitraum seit dem letzten Gespräch) genau an und ziehe Bilanz. Was hast du persönlich geleistet? Welche Projekte oder Aufgaben konntest du erfolgreich abschließen? Hast du eventuell deine gesetzten Ziele erreicht oder sogar übertroffen? Notiere dir stichpunktartig deine wichtigsten Erfolge und Meilensteine – am besten mit konkreten Beispielen, Zahlen oder Feedback von anderen, um sie belegen zu können. Diese Erfolge sind deine Trumpfkarten im Gespräch, mit denen du punkten kannst. Gleichzeitig solltest du aber auch reflektieren, was nicht optimal lief. Jedem passieren mal Fehler oder Rückschläge – wichtig ist, dass du daraus gelernt hast. Überlege dir, warum bestimmte Dinge schiefgelaufen sind und was du zukünftig anders machen wirst. Diese Selbstreflexion hilft dir, selbstsicher und ehrlich ins Gespräch zu gehen. Dann kann dich keine Kritik überraschen, weil du dich bereits damit auseinandergesetzt hast.

Unser Tipp: Führe am besten über das ganze Jahr ein kleines Leistungstagebuch. Notiere dir laufend, welche Ziele du erreicht hast, welche Probleme auftraten und wie du sie gelöst hast. So hast du vor dem Feedbackgespräch alle wichtigen Punkte parat und vermeidest, dass dir etwas durchrutscht, was du eigentlich erwähnen wolltest.

Eigene Ziele und Wünsche definieren

Ein Feedbackgespräch blickt nicht nur zurück, sondern immer auch nach vorn. Überlege dir deshalb im Vorfeld, wohin deine berufliche Reise gehen soll. Möchtest du im kommenden Jahr neue Projekte übernehmen? Gibt es eine Weiterbildung, die dich reizt? Strebst du vielleicht mittelfristig eine höhere Position an? Mache dir ruhig konkrete Vorstellungen, was deine nächsten Schritte sein könnten. Wenn du Verbesserungspotenzial in deinem Arbeitsbereich siehst, notiere auch das. Vorgesetzte schätzen es, wenn Mitarbeiter:innen Eigeninitiative zeigen und eigene Vorschläge oder Karriereziele mitbringen. Gemeinsam könnt ihr dann besprechen, welche Ziele realistisch sind und wie das Unternehmen dich dabei unterstützen kann.

Trau dich zudem, „größere“ Themen anzusprechen – das Feedbackgespräch ist ein guter Rahmen, um z.B. deinen Wunsch nach einer Gehaltserhöhung oder Beförderung zu platzieren, sofern die Situation passt. Viele Arbeitnehmer:innen sind unsicher, ob sie solche Dinge ansprechen dürfen. Aber ein offenes, respektvolles Gespräch ist genau der richtige Ort dafür. Schließlich sollst du motiviert bleiben und dich wertgeschätzt fühlen. Wichtig ist, ruhig und sachlich zu argumentieren und gute Gründe parat zu haben, etwa wenn du mehr Verantwortung übernommen hast oder hervorragende Ergebnisse erzielt hast. Auch eventuelle Kritik an deinem Arbeitsplatz oder Probleme im Team kannst du vorsichtig zur Sprache bringen – aber immer mit Lösungen im Gepäck. Zum Beispiel: Statt nur zu sagen, dass dich etwas stört, schlage eine Idee vor, wie sich die Situation verbessern lässt. So zeigst du dich konstruktiv und lösungsorientiert. Dein*e Chef:in wird diese Ehrlichkeit zu schätzen wissen, denn letztlich haben Vorgesetzte ebenfalls ein Interesse daran, Arbeitsbedingungen zu optimieren. Jedes Unternehmen wünscht sich motivierte und zufriedene Mitarbeiter:innen; gute Führungskräfte haben ein offenes Ohr für solche Anliegen.

Auf typische Fragen vorbereiten

Fast jedes Feedbackgespräch enthält einige Standardfragen – und auch darauf kannst du dich vorbereiten. Überlege dir, was deine Vorgesetzter von dir wissen könnte. Hier ein paar Beispiele, die (in ähnlicher Form) häufig in Mitarbeitergesprächen gestellt werden:

• „Wie bewertest du selbst deine Leistung im letzten Jahr?“ – Gelegenheit für dich, deine Erfolge sachlich darzulegen, aber auch realistisch auf Schwächen einzugehen.
• „Bist du mit deiner aktuellen Rolle und der Teamarbeit zufrieden?“ – Hier kannst du offen über die Arbeitsatmosphäre sprechen, Positives hervorheben und eventuelle Hürden ansprechen.
• „Was war dein größter Erfolg in den letzten Monaten?“ – Jetzt darfst du glänzen! Erzähle von einem Projekt oder Ergebnis, auf das du stolz bist.
• „Wo siehst du bei dir noch Entwicklungspotenzial?“ – Sei ehrlich und nenne ein oder zwei Bereiche, in denen du dich verbessern möchtest, und idealerweise schon Ideen, wie das gelingen kann.
• „Welche Ziele möchtest du dir für das kommende Jahr setzen?“ – Knüpfe an deine vorbereiteten Zukunftspläne an und formuliere ambitionierte, aber machbare Ziele.

Überlege dir zu solchen Fragen im Voraus Antworten, mit denen du dich wohlfühlst. So wirst du im Gespräch nicht überrumpelt sein, sondern kannst souverän reagieren. Denk immer daran: Im Mitarbeitergespräch geht es um dich – du bist der*die Hauptakteur:in. Je mehr du vorher darüber nachdenkst, was du sagen möchtest, desto weniger gerätst du ins Stottern, wenn die Fragen kommen.

Mental auf Kritik einstellen

Ein häufiger Grund für Nervosität ist die Unsicherheit, ob Kritik auf einen zukommt. Mach dich innerlich darauf gefasst, auch konstruktive Kritik zu hören. Das ist völlig normal und kein Grund, gleich defensiv zu werden. Im Gegenteil: Sieh Kritik als Chance, dich weiterzuentwickeln. Versuche, eine offene Haltung einzunehmen und nimm Feedback nicht als persönlichen Angriff. Dein*e Chef:in sollte sich zwar an gewisse Feedback-Regeln halten (z. B. nur das Verhalten zu kritisieren, nicht deine Persönlichkeit), aber selbst falls etwas unschön rüberkommt, bleib professionell. Atme einmal tief durch, hör gut zu und bitte freundlich um konkrete Beispiele, damit du genau verstehst, was gemeint ist. So zeigst du, dass du wirklich lernen und dich verbessern möchtest. Und denk dran: Kein Mensch ist perfekt. Fehler passieren und dürfen angesprochen werden, damit du daraus lernen kannst. Übrigens: Vorgesetzte, die nur auf deine Schwächen eingehen und deine Stärken übergehen, handeln nicht professionell – lass dich davon nicht entmutigen. Gute Feedbackkultur bedeutet, Lob und Kritik in Balance zu halten

Wenn du weißt, dass du leicht emotional reagierst, überleg dir Strategien, um im Gespräch ruhig zu bleiben. Manche helfen kurze Notizen vor sich zu haben, um den Faden nicht zu verlieren. Anderen hilft es, sich vorab ein bisschen in die Perspektive des*der Chef:in zu versetzen: Welche Intention steckt hinter der Kritik? Wahrscheinlich will dein Gegenüber dich unterstützen und sehen, wie du dich entwickelst – nicht dich „fertigmachen“. Mit dieser Einstellung gehst du gelassener ins Meeting.

Souverän im Gespräch auftreten

Auch während des Feedbackgesprächs heißt es: ruhig bleiben, aktiv zuhören und konstruktiv mitmachen.

Endlich ist es soweit: Der Termin steht an. Jetzt heißt es auftreten wie ein Profi. Hier ein paar Punkte, die du während des Gesprächs beachten solltest:

• Pünktlichkeit & Vorbereitung: Sei unbedingt pünktlich (lieber ein paar Minuten zu früh als zu spät). Nimm deine Notizen mit, sofern du welche vorbereitet hast, und wirf kurz vorher noch einen Blick darauf. Das gibt Sicherheit. Vielleicht gibt es sogar die Möglichkeit, eine kleine Präsentation oder Übersicht deiner Erfolge mitzunehmen – so etwas kann beeindrucken und dir als roter Faden dienen. Aber überlade das Gespräch nicht mit Folien; meist reicht es, die Punkte mündlich parat zu haben.
• Aktives Zuhören: Schau dein Gegenüber an, nicke, mache dir bei Bedarf stichwortartig Notizen zu wichtigen Feedbackpunkten. So signalisierst du Interesse und Wertschätzung. Falle deinemdeiner Vorgesetzten nicht ins Wort, sondern lass ihnsie ausreden. Wenn dir etwas unklar ist, darfst du nachfragen, am besten nachdem der Punkt abgeschlossen ist: „Können Sie ein Beispiel dafür geben?“ oder „Könntest du das bitte noch etwas erläutern?“ – damit zeigst du, dass dir das Feedback wichtig ist und du es wirklich verstehen willst.
• Nicht in die Defensive gehen: Wenn Kritik geübt wird, ist der erste Reflex oft, sich zu rechtfertigen. Versuche stattdessen, erst einmal zuzuhören und das Gesagte zu verstehen. Vermeide Wörter wie „Ja, aber...“ direkt im Anschluss. Besser: Danke für das Feedback und schildere dann deine Sicht der Dinge ruhig und sachlich, falls nötig. Wichtig: Nicht schlecht über Kolleg:innen reden oder andere blame-shiften. Bleib bei deinem eigenen Handeln: Was du künftig anders machen kannst, steht im Fokus – nicht, was andere vielleicht falsch gemacht haben.
• Selbstbewusst, aber nicht arrogant: Sprich klar und deutlich, halte Blickkontakt und hab eine offene Körperhaltung. Zeig ruhig Stolz auf deine Leistungen, ohne anzugeben. Es ist völlig in Ordnung (und erwünscht), dass du auf deine Erfolge hinweist – dein*e Chef:in kennt vielleicht nicht jedes Detail deines Alltags. Gleichzeitig signalisiere, dass du bereit bist zu lernen. Diese Mischung aus Selbstbewusstsein und Lernbereitschaft kommt gut an.
• Auf den Punkt kommen: Beachte, dass die Zeit deines*deiner Vorgesetzten knapp sein kann. Schweife nicht zu weit aus, sondern komm bei deinen Antworten und Fragen schnell zum Kern. Wenn du merkst, das Gespräch driftet ab, kannst du gern anbieten, Details später noch einmal zu vertiefen. So zeigst du, dass du die Zeit deines Gegenübers respektierst. Jeder Chef schätzt Mitarbeiter:innen, die zur Sache kommen und effizient kommunizieren.
• Zukunftsorientiert sprechen: Nutze die Gelegenheit, um gegen Ende des Gesprächs aktiv über deine berufliche Zukunft zu sprechen. Falls es noch nicht angesprochen wurde, kannst du Fragen stellen wie: „Wie sehen Sie meine Entwicklungsmöglichkeiten im nächsten Jahr?“ oder „Welche Ziele sollen wir gemeinsam ins Auge fassen?“. Das zeigt deinem*deiner Vorgesetzten, dass du ambitioniert bist und mitdenkst. Besprecht zusammen realistische Ziele und ggf. benötigte Unterstützung oder Weiterbildung – das ist meist ein zentraler Bestandteil eines guten Feedbackgesprächs.
• Eigene Rückmeldung geben: Wenn es passt und deine Chef:in offen danach fragt, kannst auch du Feedback zurückgeben (z.B. was dir im letzten Jahr an Führung und Zusammenarbeit gefallen hat oder wo du Herausforderungen siehst). Viele Führungskräfte schätzen dieses gegenseitige Feedback, weil es ihnen hilft, sich selbst zu verbessern. Bleib dabei respektvoll und konstruktiv. Ist deine Vorgesetzte*r nicht der Typ dafür, musst du natürlich nichts erzwingen – spüre ein bisschen die Gesprächsatmosphäre. Aber grundsätzlich gilt: Ein Mitarbeitergespräch ist keine Einbahnstraße. Deine Sicht der Dinge hat ebenfalls Raum, sofern respektvoll vorgebracht.

Nach dem Feedbackgespräch: Dran bleiben!

Geschafft – du hast das Gespräch hinter dir. Jetzt bloß nicht alles Gelernte wieder abhaken, sondern nachbereiten! Direkt im Anschluss solltest du die wichtigsten Punkte aus dem Gespräch festhalten. Welche Vereinbarungen wurden getroffen? Welche Ziele sollst du bis zum nächsten Mal erreichen? Gab es konkrete Zusagen (z.B. eine Fortbildung oder Unterstützung durch das Team)? Falls dein*e Chef:in kein offizielles Protokoll erstellt hat, schreibe für dich selbst kurz auf, was besprochen und beschlossen wurde. So stellst du sicher, dass nichts verloren geht.

Bedanke dich ruhig noch einmal – entweder am Ende des Gesprächs persönlich oder später per kurzer E-Mail – für das konstruktive Feedback und die Zeit des*der Vorgesetzten. Das hinterlässt einen professionellen Eindruck und zeigt Wertschätzung. Insbesondere wenn ihr kritischere Punkte besprochen habt, signalisiert ein Dank, dass du die Rückmeldung annehmen kannst und als fair empfunden hast.

Ganz wichtig: Setze die vereinbarten Schritte auch wirklich um. Ein Feedbackgespräch bringt wenig, wenn keine Taten folgen. Zeig in den kommenden Wochen und Monaten, dass du an den besprochenen Baustellen arbeitest und die neuen Ziele engagiert verfolgst. So sieht deine Führungskraft, dass du es ernst meinst – das wird beim nächsten Gespräch definitiv positiv erwähnt werden.

Falls im Nachgang noch Fragen oder Unklarheiten auftauchen, scheue dich nicht, zeitnah auf deinen Vorgesetzten zuzugehen. Lieber eine kurze Nachfrage stellen, als bis zum nächsten Jahr mit einem unguten Gefühl zu warten. Die meisten Chefs werden es begrüßen, wenn du Initiative zeigst und Verständnisfragen klärst.

Zuletzt: Bleib am Ball mit Feedback! Warte nicht bis zum nächsten offiziellen Jahresgespräch, um zu erfahren, ob du auf dem richtigen Weg bist. Bitte zwischendurch um kurze Feedbacks, z.B. nach Abschluss eines Projekts oder im Quartalsgespräch. Regelmäßiges Feedback – sei es formal oder informell – hilft dir, dich kontinuierlich zu verbessern und hält Überraschungen gering. So wird das große jährliche Gespräch auch viel entspannter, weil du nicht zwölf Monate an Input auf einmal verdauen musst.