E-Mail like a Boss:
So schreibt ihr E-Mails auf Englisch
2020-02-27T10:29:00+01:00
Obwohl wir heute so viele Kommunikationsmöglichkeiten haben, ist die E-Mail im wahrsten Sinne des Wortes noch nicht vom Tisch. Ob im privaten oder beruflichen Bereich, der E-Mail-Verkehr boomt. Hinzukommt, dass wir nicht mehr nur im Inland E-Mails hin- und herschicken, sondern auch mit dem Ausland per E-Mail kommunizieren müssen. Das heißt, wir müssen E-Mails nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch verfassen können. Vielleicht habt ihr ein Smartphone im Ausland bestellt und möchtet nachfragen, wo eure Bestellung bleibt? Oder ihr steht im Berufsalltag ständig mit Kunden und Geschäftspartnern im Ausland in Kontakt. Eine E-Mail auf Englisch gehört dann zu eurem Berufsalltag.
E-Mail auf Englisch - was sollte in der Betreffzeile stehen?
In der Geschäftswelt stellt die Korrespondenz per E-Mail für viele von uns die wichtigste Kommunikationsform dar. Auch wenn es sich bei einer E-Mail nicht um einen Brief handelt und ihr eure E-Mails oftmals weniger förmlich formulieren müsst, gibt es doch einige Punkte, auf die ihr achten solltet. Möchtet ihr eine E-Mail auf Englisch verfassen, solltet ihr an die Betreffzeile denken. Vor allem bei geschäftlichen E-Mails sollte die Betreffzeile ausgefüllt werden. Ihr gebt eurem Gegenüber so die Möglichkeit, eure E-Mail schnell einzuordnen. Wird die E-Mail nicht sofort beantwortet, erinnert sich der Empfänger dank einer sorgfältig ausgefüllten Betreffzeile schnell an den Inhalt und kann entsprechend handeln.
So gestaltet ihr die Betreffzeilen für E-Mails:
- Verwendet kurze, aussagekräftige Sätze.
- Der Inhalt kann auch stichpunktartig gestaltet sein.
- Trennt die einzelnen Themen mit einem Komma ab.
- Füllt die Betreffzeile in jedem Fall aus.
Beispielsätze für eine Betreffzeile:
- Our telephone conversation last week (Unser Telefongespräch letzte Woche)
- Delivery date of Huawei mobile phone (Lieferdatum des Huawei Handys)
Es gibt zudem noch einige Abkürzungen, die ihr für eure Betreffzeile verwenden könnt.
Dazu gehören:
- URGENT – „Urgent“ bedeutet so viel wie eilt oder dringend. In eurer geschäftlichen Korrespondenz solltet ihr "URGENT" nur verwenden, wenn es sich um ein wirklich dringendes Anliegen handelt.
- REQ - diese Abkürzung steht für "REQUEST" und bedeutet so viel wie Bitte oder Anfrage.
- FYI - FYI ist die Abkürzung für „For your information/interest“ und bedeutet so viel wie "zu Ihrer Information". Hier wird nicht unbedingt eine Antwort auf die E-Mail erwartet.
Die richtige Anrede oder Begrüßung in einer E-Mail auf Englisch
Möchtet ihr eine E-Mail auf Englisch schreiben, benötigt ihr nach der Betreffzeile natürlich auch eine passende Anrede. Hier habt ihr mehrere Möglichkeiten.
Eure Anrede könnte beispielsweise so aussehen:
- Dear Sir or Madam (vergleichbar mit "Sehr geehrte Damen und Herren"), diese Anrede könnt ihr verwenden, wenn euch der Empfänger nicht bekannt ist.
- Dear Mr oder Dear Ms, wenn ihr den Namen des Empfängers kennt. Achtung: Geht die E-Mail nicht nach Großbritannien, sondern in die USA fügt ihr nach Mr und Ms einen Punkt ein (Dear Ms. Oder Dear Mr.).
- Dear plus Vorname - diese Anrede verwendet ihr für Personen, die ihr gut kennt.
Handelt es sich um eine informelle E-Mail auf Englisch, könnt ihr auch folgende Anreden benutzen:
- Hi plus Vorname
- Hi there, wenn der Empfänger unbekannt ist
Nach der Anrede fügt ihr ein Komma oder einen Doppelpunkt ein, wenn ihr beim US-amerikanischen Englisch bleiben wollt.
Danke - auch in E-Mails auf Englisch ein echtes Zauberwort
Höflichkeit ist, egal ob geschäftliche oder private E-Mail auf Englisch, Trumpf. Mit einem Dank steigt ihr freundlich und höflich in die Kommunikation ein und sorgt gleich am Anfang für eine positive Stimmung. Ihr könnt euch beispielsweise für die schnelle Antwort, das angenehme Gespräch oder die geschäftliche Kontaktanfrage bedanken.
So könnte das aussehen:
- Thank you for your prompt reply. (Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.)
- Thank you for contacting us. (Vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme.)
Bei informellen E-Mails könnt ihr statt "Thank you" auch einfach "Thanks" verwenden.
E-Mail auf Englisch freundlich beenden
Ob ihr in der E-Mail eine Beschwerde vorgetragen, Kritik geäußert oder nur den Geschäftstermin bestätigt habt, das Ende der E-Mail solltet ihr immer freundlich gestalten. Habt ihr eine geschäftliche E-Mail auf Englisch geschrieben, verwendet ihr Schlussformeln wie "Yours sincerely", "Yours faithfully" oder "Sincerely yours". Diese Schlussformeln sind alle mit der Schlussformel "Mit freundlichen Grüßen" zu vergleichen. Soll es weniger förmlich sein, nutzt ihr "Best wishes", "Best regards", "All the best" oder "Bye for now".
Fazit
Eine E-Mail auf Englisch zu verfassen ist gar nicht so schwer. Setzt euch mit den typischen Formulierungen für E-Mails auf Englisch auseinander und formuliert euer Schreiben freundlich und höflich. Ihr wollt mit eurer E-Mail schließlich einen guten Eindruck machen und die Grundlage für eine erfolgreiche geschäftliche oder private Korrespondenz schaffen.
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