So gelingt die Aufgabenplanung
To-do-Liste erstellen
2018-09-21T16:42:03+02:00Im Studium, später im Beruf, aber auch einfach im alltäglichen Leben geht es oft darum, Dinge zu erledigen und zwar möglichst schnell und effizient. Viele Menschen – auch Firmenbosse und erfolgreiche Manager – schwören dabei auf ein ganz einfaches Mittel: eine To-do-Liste. Es könnte kaum einfacher sein: ihr schreibt euch auf, was alles erledigt werden muss und dann macht ihr es so schnell und gut wie es geht. Danach bleibt dann Zeit für etwas Schönes – oder für weitere Dinge, die erledigt werden müssen. Das hängt ganz von euren Prioritäten ab. Auf jeden Fall ist es aber sinnvoll, das, was ohnehin erledigt werden muss, hinter sich zu bringen. Lasst uns also dieses so einfache und effiziente Modell der To-do-Listen einmal näher anschauen.
Realistische To-do-Listen erstellen
Die psychologischen Aspekte, die hinter einer To-do-Liste stecken, sind hoch komplex und einfach faszinierend, vor allem natürlich, weil sie funktionieren. To-do-Listen sind wohl das einfachste Mittel des Selbstmanagements. Es geht zunächst darum, alle Aufgaben zu sammeln, die an einem Tag anstehen. Schreibt sie zunächst auf und verseht sie dann mit Zeitangaben, also welche Aufgabe nimmt voraussichtlich wie viel Zeit in Anspruch. Dann sortiert ihr die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit. Sollte die Liste zu voll sein (zum Beispiel zehn verschiedene Aufgaben enthalten, die jeweils mindestens eine Stunde Zeit benötigen), dann muss ein Teil auf morgen verschoben werden. Eine To-do-Liste kann auch dazu dienen, Überlastung zu vermeiden. Verfasst eure Listen also immer so, dass sie auch im vorgegebenen Zeitraum zu schaffen sind. Alles andere verursacht Frustration.
Selbstverständlich könnt ihr To-do-Listen auch auf die ganze Woche oder den Monat anlegen. Dann ergibt es Sinn, jede Aufgabe mit einem Fertigstellungsdatum zu versehen. Wie die To-do-Liste am Ende aussieht, bleibt ganz euch überlassen. Die einen mögen lieber Papier, die anderen bevorzugen eine Excel-Tabelle oder eine Notiz auf dem Smartphone. Geschmäcker sind verschieden. Wichtig ist, immer dann, wenn eine der Aufgaben erledigt ist, diese abzuhaken, durchzustreichen oder aus der digitalen Liste zu löschen. So seht ihr euren Erfolg und habt ein Gefühl von Produktivität und Erleichterung, das motivierend wirkt.
Warum funktionieren To-do-Listen so gut?
Die psychologische Erklärung dafür, warum To-do-Listen so gut funktionieren, wird als der Zeigarnik-Effekt bezeichnet. Zeigarnik war ein russischer Psychologe, der im Jahr 1927 auf einer Reise nach Berlin das Phänomen in einem Café gesehen und beschrieben hatte. Der Kellner in dem Café nahm Bestellung nach Bestellung auf und arbeitete alles fehlerlos ab. Am Ende konnte er aber nicht mehr sagen, wem er was serviert hatte. Zeigarnik erkannte, dass dem Kellner alle unerledigten Aufgaben perfekt präsent waren. Was erledigt war, vergaß er sofort. Sehr effizient. Er fragte sich, woran das lag und forschte in dieser Richtung. Er fand heraus, dass es ein menschliches Phänomen ist, sich besser an die Dinge zu erinnern, die man noch nicht erledigt hat: der Zeigarnik-Effekt. Diesen nutzt ihr, wenn ihr eine To-do-Liste erstellt.
Weitere Forschungen anderer Wissenschaftler zeigten, dass unerledigte Dinge das Gehirn blockieren können. Es wurde herausgefunden, dass die Menschen, welche alle ihre unerledigten Aufgaben aufschreiben durften, ihren Kopf wieder frei hatten, um dann die Aufgaben tatsächlich zu erledigen. Ein einfacher Trick. Das Aufschreiben in einer Liste verhindert, dass Gedanken an unerledigte Aufgaben im Kopf herumschwirren und uns Sorgen machen. Wir sind produktiver und effizienter. Es ist einfach, aber ungeheuer nützlich, wenn man sich dessen bedient.
Worauf achten bei der To-do-Liste?
Achtet darauf, dass eure Listen nicht zu komplex werden. Sie sollen einfach und übersichtlich bleiben. Am effizientesten sind kurze Stichworte, die man dann auch mit einem Strich von der Liste fegen kann, wenn sie erledigt sind. Überladet die Liste nicht und beschränkt euch auf jeden Fall auf eine einzige Liste. Wenn ihr vier Listen habt, verzettelt ihr euch womöglich und geratet durcheinander – vor allem in den Prioritäten. Auch wichtig: haltet die Liste immer bereit, während ihr sie abarbeitet. Wenn die To-do-Liste für euch ein gutes Mittel zum Selbstmanagement ist – und das werdet ihr sicher bald merken – dann gewöhnt es euch an, jeden Tag oder jede Woche eine neue Liste zu machen. Nutzt dieses einfache Mittel, um produktiver zu sein!
Viele Top-Manager schwören auf die 1-3-5-Regel. Sie sieht so aus: auf der Liste steht oben 1 Punkt (der wichtigste), dann darunter 3 Punkte, die unbedingt erledigt werden müssen und darunter 5 Punkte, die weniger wichtig sind, aber wenn irgendwie möglich auch noch am selben Tag gemacht werden sollen. Die meisten Menschen schlafen besser, wenn sie ihre To-do-Liste bereits abgearbeitet haben. So werden Grübeleien in der Nacht vermieden. Man hat schon am Abend das Gefühl, an alles gedacht zu haben und ist entspannter. Zudem kann man sich am nächsten Morgen direkt an die Arbeit machen.
Schlagwörter nutzen
Die Übersichtlichkeit der To-Do-Liste ist unerlässlich. Ein Tipp: macht euch für jeden Tag eine neue Liste. Vielleicht habt ihr lange Aufgaben, die sich über Wochen hinweg ziehen. Dann teilt ihr diese am besten in kleine Häppchen auf. So kann zum Beispiel in den Monaten der Bachelorarbeit jeden Tag ein Punkt auf eurer To-do-Liste auftreten, der "Bachelorarbeit - 3 Stunden" heißt. Ihr arbeitet also jeden Tag ein Häppchen an der Mammutaufgabe ab, indem ihr drei Stunden jedes Tages dafür verwendet. So habt ihr jeden Tag das Gefühl, etwas Wichtiges geschafft und auch erledigt zu haben, während ihr euch Schritt für Schritt dem Hauptziel nähert.
Dazu gesellen sich dann andere Aufgaben wie "Wäsche waschen", "Lebenslauf optimieren", "Recherche für Vortrag" und "Praktikumsangebote checken". Wenn ihr eine der Aufgaben so weit erledigt habt, streicht sie durch – auch dann, wenn sie am nächsten Tag wieder darauf stehen wird. Das Durchstreichen ist wichtig für das Erfolgsgefühl. Merke: die To-do-Liste kann ein lebendiges Dokument sein, auch wenn sie nur auf einem Schmierzettel steht. Kommt während des Tages eine unheimlich wichtige Aufgabe dazu, kann diese an den ersten Platz rücken und die Prioritäten neu ordnen. Es ist erlaubt, seine Meinung zu ändern und neu zu gewichten. Das ist keine Schande, sondern einfach das Leben. Lasst euch nicht unterkriegen von Aufgaben, die auf den nächsten Tag verschoben werden müssen. Aber wählt immer die unwichtigste oder die flexibelste Aufgabe, um sie aufzuschieben – nicht die, die ihr am wenigsten mögt.
Tipps für effektives Zeitmanagement
Die To-do-Liste sollte immer sichtbar sein – also auf dem Schreibtisch liegen oder am Kühlschrank kleben. Eine der häufigsten Ursachen für Prokrastination oder Verzettelung ist es, die To-do-Liste nicht immer präsent zu haben. Erinnert euch daran: was aufgeschrieben ist, fühlt sich irgendwie schon erledigt an und ist nicht so präsent im Gedächtnis wie anderen Aufgaben, die unerledigt sind. Daher: die To-do-Liste mehrfach am Tag anschauen, abhaken und aktualisieren. Ein Tipp: es fühlt sich auch unheimlich gut an, am Abend die Liste zusammen zu knüllen und sie in den Mülleimer zu werfen.
Digitale To-do-Listen
Der Vorteil von Listen, die auf dem Smartphone, dem PC oder auch online erstellt und abgearbeitet werden ist, dass man sie mit dem Kalender koppeln kann. Onlinelisten machen Sinn, wenn ihr viel am Computer arbeitet. Dann kann die To-do-Liste im Browser auf der Startseite erscheinen und euch jedes Mal, wenn ihr online geht daran erinnern, was noch erledigt werden muss, bevor ihr euch niedliche Katzenvideos auf YouTube ansehen könnt. Erledigte Aufgaben lasst ihr am besten auch auf der Liste stehen, markiert in einer anderen Farbe oder eben durchgestrichen, damit ihr immer seht, was ihr schon alles geschafft habt. Das ist auch am PC möglich und wirksam.
Ihr könnt zum Beispiel mit zwei Spalten arbeiten: To Do und Done. Während sich am Nachmittag die zweite Spalte füllt und die erste schrumpft, gibt das Auftrieb und Motivation für den Rest des Tages. Noch ein Tipp am Ende: vermeidet Multitasking und erledigt immer eine Aufgabe nach der anderen. Wer gleichzeitig nach Praktikumsplätzen online sucht und an seinem Essay oder einer E-Mail schreibt, der wird sich am Ende auf keine der Aufgaben gebührend konzentrieren können. Das führt zu Fehlern und dauert einfach viel länger. Weniger Zeit, die in unangenehme Aufgaben investiert wird, bedeutet mehr Zeit für die schönen Dinge im Leben.
Fazit
Eine To-do-Liste zu erstellen ist kein großer Aufwand und schnell gemacht. Dennoch ist sie deutlich wirkungsvoller, als viele denken. Sie schafft eine Übersicht und das Abhaken von einzelnen Aufgaben wirkt häufig sehr motivierend. Probiert es einfach aus und findet heraus, welche To-do-Liste für euch am geeignetsten ist.
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