Ratgeber > Arbeitswelt

Videokonferenzsysteme

Schau mir in die Webcam, Kollege!

Foto: chris montgomery / unsplash
Foto: chris montgomery / unsplash

Für viele ist gerade Home-Office statt Büroalltag angesagt. Im Freundes- und Familienkreis verabredet man sich derzeit zum Videochat und nicht zum Kaffeekränzchen oder zur Dart-Runde. Für die Weiter- und Fortbildung gilt, dass Messen und Tagungen ausfallen müssen und verstärkt auf Webinare zurückgegriffen wird. Keine Frage, die Corona-Pandemie verändert unseren Alltag und in vielen Bereichen wird der digitale Fortschritt vorangetrieben. Wenn man sich mit Kollegen, Vorgesetzten, Geschäftspartnern, Freunden und Familie nicht treffen kann, greift man einfach auf ein Videokonferenzsystem zurück. Welche Videokonferenzsysteme zur Verfügung stehen, wie ihr diese nutzen könnt, und welche Vor- und Nachteile diese haben, erfahrt ihr hier.

Videokonferenzsystem – was ist das genau?

Ein Videokonferenzsystem ermöglicht euch den Austausch in Echtzeit mit einem weiteren oder mehr Teilnehmern. Es können Personen an verschiedenen Orten gleichzeitig an der Audio- und Videokommunikation teilnehmen. Ihr könnt für eure Videokonferenz speziell eingerichtete Konferenzräume nutzen oder die Videokonferenz direkt vom Home-Office starten. Für die Videokonferenz eignen sich sowohl verschiedene Desktop-Systeme als auch Mobilgeräte. Zu den derzeit beliebten Videokonferenzsystemen gehören unter anderem Zoom, Skype, Jitsi Meet und GoToMeeting. Ein Videokonferenzsystem bietet nicht nur in Zeiten von Corona viele Vorteile. Aktuell befinden sich viele im Home-Office und zum Schutz vor weiteren Infektionen sollen Konferenzen nicht stattfinden. Ein Videokonferenzsystem bietet hier eine echte Alternative. Wenn ihr mit Videokonferenzsystemen arbeitet, habt ihr folgende Vorteile:

  • Ihr könnt euch mit Kollegen, Freunden und Familie austauschen ohne die Regeln zum Infektionsschutz zu verletzen
  • Ihr könnt Videokonferenzen standortübergreifend abhalten
  • Keiner muss anreisen und somit spart ihr Zeit und Geld
  • Videokonferenzen können bequem in den Alltag eingeplant werden
  • Geschäftsprozesse können optimiert werden
  • Ihr nutzt eure Ressourcen und die eures Unternehmens optimal
  • Meetings und Schulungen können ganz einfach online durchgeführt werden
  • Teamarbeit wird erleichtert

Diese vielen Vorteile sprechen für die Nutzung eines Videokonferenzsystems. Doch welches genau soll es sein? Wir haben einige für euch unter die Lupe genommen.

 

Videokonferenzsysteme – Schau mir in die Webcam, Kollege! / Foto: daria nepriakhina 9uehfjgxnce / unsplash

Videokonferenzsysteme – Schau mir in die Webcam, Kollege! / Foto: daria nepriakhina 9uehfjgxnce / unsplash

Zoom – einfache und intuitive Bedienung

Zoom ist ein Videokonferenzsystem, das viele Nutzer vor allem durch seine einfache, intuitive Bedienbarkeit und seine gute Audio- und Videoqualität überzeugt. Zoom könnt ihr nutzen, um zu telefonieren, Videokonferenzen abzuhalten und Schulungen durchzuführen. Es können bis zu 1.000 Videoteilnehmer bei diesem System eingeladen werden. Bei Zoom können bis zu 49 Videos gleichzeitig angezeigt werden. Über Zoom könnt ihr Bildschirminhalte mit anderen teilen und diese mit Anmerkungen versehen. Es gibt eine Chat-Funktion, eine Suchfunktion und ihr könnt Daten sowie euren Kalender freigeben. Es ist sogar möglich eine Transkription des Meetings von einer künstlichen Intelligenz vornehmen zu lassen. Die Basis-Version von Zoom könnt ihr kostenlos nutzen. Hier sind Gruppen-Meetings allerdings auf 40 Minuten und bis zu 100 Teilnehmer beschränkt. Das günstigste Abo kostet 13,99 € pro Monat und eignet sich vor allem für kleinere Teams. Hier sind Gruppenanrufe bis zu 24 Stunden möglich. Weitere Upgrades für größere Teams gibt es ebenfalls. In die Kritik geraten ist Zoom in letzter Zeit aufgrund des Datenschutzes. Hier hat der Anbieter jedoch bereits nachgebessert. Seit einiger Zeit besteht bei einem bezahlten Account sogar die Möglichkeit, die Standorte der Server auszuwählen, auf denen die eigenen Daten verarbeitet werden. Zoom bietet darüber hinaus den Vorteil, dass man sich sogar ganz ohne Rechner oder internetfähiges Endgerät einfach per Telefon einwählen kann. Dies ist nicht nur dann praktisch, wenn kein entsprechendes Endgerät zur Verfügung steht, sondern auch, wenn die Internetbandbreite eines Teilnehmers nicht ausreicht. Zoom bietet übrigens besondere Konditionen und Vorteile für Bildungseinrichtungen. Es kann sich also lohnen, wenn ihr eure Schule, Uni oder Hochschule darüber informiert. Es empfiehlt sich außerdem, hier einmal nachzufragen, welche Lösungen für Videokonferenzen dort bevorzugt eingesetzt werden. Besonders praktisch: Konferenzräume lassen sich bei Zoom über sogenannte Breakout-Rooms in kleinere Räume und Gruppen unterteilen. Dies eignet sich zum Beispiel für Menschen, die vorübergehend gerne in einer kleineren Gruppe an einem bestimmten Projekt oder eine Aufgabe arbeiten möchten. Wenn ihr Inhalte präsentieren wollt, bei denen auch die Übertragung des Tons eine wichtige Rolle spielt, lässt sich das Audiosignal eures Rechners einfach per Klick übertragen. Falls es einmal technische Probleme bei einem Teilnehmer gibt, bietet Zoom sogar die Möglichkeit, auf die Endgeräte anderer Teilnehmer zuzugreifen und diese vorübergehend fernzusteuern, um zum Beispiel Einstellungsprobleme zu beheben.

 

Christian Solmecke, Rechtsanwalt und Partner der Kölner Medienrechtskanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE hat sich mit dem Datenschutz in Zoom-Videokonferenzen beschäftigt.

Skype – der Klassiker unter den Kommunikationstools

Skype gehört zu den Klassikern unter den Kommunikationstools und war ursprünglich vor allem für den privaten Einsatz gedacht. Allerdings spricht nichts dagegen, Skype für die Kommunikation in kleinen Teams einzusetzen. Es sind bis zu 50 Teilnehmer möglich. In der Regel benötigt man einen Microsoft-Account, um Skype nutzen zu können. Mittlerweile ist das jedoch nicht mehr der Fall. Gäste können sich über einen Link einladen lassen. Selbst der Gastgeber benötigt nicht mehr zwingend einen Account. Skype gibt es auch als Web-Version, so dass ihr es nicht einmal unbedingt auf euren Computer laden müsst. Dieses Videokonferenzsystem ist kostenlos und die Gesprächszeit ist nicht beschränkt. Mit Skype könnt ihr die Konferenz aufzeichnen, euch Untertitel einblenden lassen und euren Bildschirm teilen. Als ein Nachteil gelten bei Skype allerdings der Datenschutz und die zum Teil mangelhafte Videoqualität, die leider auch bei Aufzeichnungen zum Tragen kommt. Möchtet ihr professionell mit Skype arbeiten und reichen euch die Basis-Funktionen nicht aus, könnt ihr euch für Skype for Business oder Microsoft Teams entscheiden. Wer möchte, kann bei Skype über entsprechende Abonnements sogar Teilnehmer per Telefon in eine Konferenz einbinden und zu günstigen Konditionen ins Ausland telefonieren.

Videokonferenzsystem – was ist das genau? Foto: daniel fontenele / unsplash

Videokonferenzsystem – was ist das genau? Foto: daniel fontenele / unsplash

GoToMeeting – unkompliziertes Videokonferenzsystem

GoToMeeting wurde speziell für Videokonferenzen entwickelt. Es werden mehrere Monitore unterstützt und ihr könnt dieses Videokonferenztool sowohl mit dem Smartphone als auch mit dem Mac oder PC nutzen. Ausgewählte Dienste könnt ihr aus Office365 integrieren. In der kostenlosen Version sind maximal vier Teilnehmer möglich und die Gesprächszeit ist auf 40 Minuten beschränkt. Für größere Teams solltet ihr also ein Abo abschließen. Für die Professional-Version fallen 12 USD an. Für die Business-Version fallen 16 USD an. Bei der Business-Version sind bis zu 250 Teilnehmer möglich. Wenn ihr Schulungen oder Webinare mit bis zu 3.000 Teilnehmern abhalten wollt, ist die Enterprise-Version die richtige Wahl. GoToMeeting gilt als unkompliziert und einfach zu bedienen. Kritisiert werden von Nutzern hier zuweilen die Audioqualität, der Support und der Datenschutz.

Jitsi Meet – Open-Source-Videokonferenzsystem

Bei Jitsi Meet handelt es sich um eine kostenlose Web-App. Ihr könnt Videochats direkt im Browser starten. Das User-Interface ist leicht zu bedienen. Ihr müsst weder einen Account erstellen noch eine Software installieren. Da es sich bei Jitsi Meet um eine quelloffene Software handelt, kann jeder den Quellcode der App einsehen. Meetings über Jitsi Meet sind vollständig verschlüsselt. Wie bei anderen Videokonferenzsystemen auch könnte der Betreiber jedoch auch hier die Konversation verfolgen. Bei Jitsi Meet sind Videokonferenzen mit bis zu 200 Teilnehmern möglich. Wenn das nicht reicht, kann man die Software auch auf dem eigenen Surfer aufsetzen. Dann ist die Teilnehmerzahl nahezu unbegrenzt. Ein Nachteil des Open-Source-Systems ist, dass dieses zuweilen instabil sein kann und Konferenzen nicht immer zuverlässig abgehalten werden können.

Fazit

Wenn ihr ein Videokonferenzsystem sucht, habt ihr eine große Auswahl an unterschiedlichen Lösungen. Es ist jedoch nicht nur die richtige Lösung entscheiden, sondern auch die Hard- und Software, die ihr selbst einsetzt. Deshalb solltet ihr unbedingt verschiedene Lösungen einmal ausprobieren. Sofern euch ein Headset (Kopfhörer mit Mikrofon) zur Verfügung steht, ist es in der Regel immer besser, dieses einzusetzen. Achtet bei der Konfiguration darauf, dass ihr als Mikrofon und Lautsprecher auch die richtigen Geräte ausgewählt habt. Auf diese Weise vermeidet ihr Echos, Rückkopplungen, und andere Störungen. Ihr solltet euch auf jeden Fall davon überzeugen, dass ihr jeweils die aktuellste Version einer Software oder App für die jeweilige Videokonferenz benutzt. Wenn ihr per Browser teilnehmen wollt, gilt Google Chrome generell als beste und zuverlässigste Lösung. Außerdem solltet ihr vorher einmal per Speedtest kontrollieren, welche Internetbandbreite euch zur Verfügung steht. Wenn ihr das Gefühl habt, dass dieser eindeutig zu gering ist, solltet ihr vor der Konferenz sowohl euren Router, als auch das jeweilige Endgerät einmal neu starten. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, einmal nachzugucken, ob die sogenannte Firmware des Routers aktuell ist. Nehmt euch am besten beim ersten Mal schon vor dem geplanten Start einer Videokonferenz etwas Zeit für die Konfiguration eurer Geräte. Bei der Einstellung eurer Webcam solltet ihr darauf achten, dass das Bild möglichst nicht spiegelverkehrt ist. Bei vielen Videokonferenzsystemen besteht zudem die Möglichkeit, einen sogenannten virtuellen Hintergrund in Form eines Bildes oder eines Videos festzulegen. In diesem Fall werdet ihr von der jeweiligen Software freigestellt und man sieht im Hintergrund im besten Fall nicht euren Raum, sondern ein virtuelles Motiv. Hier könnt ihr beispielsweise auch ein Firmenlogo im richtigen Format hochladen. Probiert aber vorher aus, wie es aussieht und wirkt. Für private Videochats oder Meetings in kleinen Teams reichen die kostenlosen Versionen oftmals aus. Möchtet ihr mehr Teilnehmer einladen oder Webinare veranstalten, müsst ihr zumeist ein Abo abschließen. Ihr könnt immer mit der Test- oder Basis-Version starten und später auf ein Upgrade umsteigen, wenn ihr mehr Funktionen braucht.

 

Weiterführende Links:

Beitrag teilen