ASAP? Chillt mal!
Diese fünf Probleme vermeidet ihr, wenn ihr nicht alles sofort erledigt
2019-09-27T14:36:57+02:00
Lasst alles liegen und lest das hier sofort! Im Berufsleben wird solch eine Anforderung gerne mit ASAP versehen. Doch die Instant-Mentalität ist nicht ganz unproblematisch. Wir verraten, was das Kürzel eigentlich bedeutet und warum es so gefährlich ist.
WTF ist ASAP? Definition und Bedeutung
ASAP ist ein Akronym und steht für den englischen Ausdruck "as soon as possible" - zu Deutsch: so bald wie möglich. Der Begriff soll Dringlichkeit oder eine hohe Priorität signalisieren. Ursprünglich stammt er vom US-Militär, hat inzwischen aber in der Arbeitswelt Eingang gefunden. In der Regel bedeutet er: Alles stehen und liegen lassen und die Sache sofort erledigen. Manchmal ist das durchaus berechtigt, doch inzwischen wird das Kürzel inflationär benutzt und gefühlt jede zweite E-Mail damit versehen. Das machen Vorgesetzte und Kollegen gerne, wenn sie keine Ahnung vom tatsächlichen Arbeitsumfang haben, beim Nachdenken über einen konkreten Termin oder beim Schreiben Zeit sparen wollen. Bei euch verursacht so ein voreilig daher gesagtes "as soon as possible" (oder die im deutschen Sprachraum gesteigerte Variante "ASAPST") hingegen mehr Probleme, als dass es Lösungen schafft!
Instant-Mentalität und ihre Probleme
Die ASAP-Mentalität führt zu folgenden Problemen:
#1: Mehr Stress
Die Alles-sofort-Mentalität erhöht das Stresslevel. Wer als Mitarbeiter regelmäßig mit ASAP-Aufgaben konfrontiert wird, hetzt praktisch von einer Frist zur nächsten und hat häufig nur genug Zeit, um einzelne Aufgaben oberflächlich zu bearbeiten - schließlich soll es schnell fertig werden! Dieser Stress kann sich negativ auf die Motivation und sogar auf die Gesundheit auswirken.
#2: Prioritätenverschiebung
Schneit überraschend eine E-Mail mit dem Vermerk "so bald wie möglich" herein, wirft das eure gesamte To-do-Liste über den Haufen. Vor allem durch die übersteigerte Nutzung des Akronyms wird eine effektive Priorisierung erheblich erschwert oder gar nahezu unmöglich. Denn zu oft angewendet, kommt zu vielen Aufgaben eine zu hohe Dringlichkeitsstufe zu - und die ursprüngliche Idee der Prioritätensetzung wird ad absurdum geführt.
#3: Ineffizienz
Der Vermerk ASAP schlägt ein wie eine Bombe - eure aktuelle Tätigkeit muss unterbrochen werden, auch wenn ihr gerade konzentriert arbeitet und voll im Flow seid. Dabei wäre es oft effizienter, die aktuelle Aufgabe zu Ende zu führen und erst anschließend etwas Neues anzufangen.
Mit wartenden Vorgesetzten oder Kollegen im Nacken lässt sich das jedoch meist nicht realisieren.
#4: Chaos
ASAP-Aufgaben bringen Tagesabläufe und Pläne durcheinander und können eine Kettenreaktion aus Arbeitsverdichtung und Überstunden auslösen. Im schlimmsten Fall werden sogar neue Probleme (zu wenig Zeit für andere Aufträge, verpasste Deadlines etc.) geschaffen und Chaos entsteht.
#5: Verschlechterung der Arbeit
Schnelligkeit ist cool, wenn es beispielsweise um Kommunikation geht (wer will heute noch ohne Instant Messaging leben?). Bei der Arbeit bedeutet die Instant-Mentalität aber mehr Oberflächlichkeit, weniger Sorgfalt und potenziell mehr Fehler. Vor allem neue Ideen und innovative Lösungen brauchen häufig mehr Zeit, weil man das Problem erst vollends durchdringen muss. Bleibt keine Zeit, um einen Gedanken reifen zu lassen, ist das Ergebnis meist wenig beeindruckend.
Fazit: Slow down
Wir plädieren für Entschleunigung! Vergegenwärtigt euch die beiden letzten Wörter des Akronyms: "as possible" (wie möglich) und lasst euch von der Anweisung ASAP nicht zu sehr unter Druck setzen (als Ausnahme gelten natürlich Notfälle und wirklich dringende Umstände). Um unterschiedlichen Vorstellungen des Begriffs und unrealistischen Erwartungen entgegenzuwirken, empfehlen wir euch außerdem das Akronym nur bei wirklich dringenden Dingen zu benutzen und ansonsten lieber konkrete Zeitangaben zu nennen, wenn ihr mit Kollegen und Vorgesetzten kommuniziert. So leistet ihr einen Beitrag dazu, dass die fünf Probleme der Instant-Mentalität vermieden werden.
Weiterführende Links
- Hier erfahrt ihr noch mehr zum ASAP Phänomen
- Hier erfahrt ihr, warum ihr genau darüber nachdenken solltet, was ihr sofort erledigen wollt
- 10 Tipps für besseres Zeitmanagement im Job
Hier könnt ihr euch den zusammengefassten Beitrag anhören: