So sollte eine gute Einarbeitung aussehen

Eine gründliche Einarbeitung – heute auch als Onboarding bekannt – ist zeitaufwendig und das könnt ihr euch in eurem Unternehmen einfach nicht leisten? Der Verzicht auf eine gründliche Einarbeitung kann euch unter Umständen mehr Geld und Zeit kosten. Mitarbeiter werden in vielen Unternehmen nach wie vor ins kalte Wasser geworfen. Dabei ist es wichtig, neue Kollegen einzuarbeiten und ihnen somit Zeit und Raum zu geben, um sich ins Team einzufinden und ihre Aufgaben eigenverantwortlich zu übernehmen. Hier erfahrt ihr, welche Vorteile euch das Onboarding bietet.

Werden neue Mitarbeiter in den ersten Wochen komplett sich selbst überlassen und bekommen sie weder Unterstützung noch eine gründliche Einarbeitung, verfliegt die erste Euphorie schnell. Manch neuer Mitarbeiter resigniert vielleicht und hat nicht das Gefühl, richtig angekommen zu sein. Die anfängliche Motivation schwindet schnell. Andere Mitarbeiter denken vielleicht direkt an die Kündigung. Dabei bietet die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so viele Vorteile. Unternehmen sollten aus folgenden Gründen nicht auf die Einarbeitung verzichten:

• Durch eine gründliche Einarbeitung kann die Fluktuation gesenkt werden. Eine hohe Fluktuation kann sich auf ein Unternehmen in mehrfacher Hinsicht negativ auswirken. Wenn eine Stelle kurzzeitig nicht besetzt ist, müssen andere Mitarbeiter mehr arbeiten, um die Zeit zu überbrücken, bis ein neuer Mitarbeiter gefunden ist. Zudem leidet das Image eines Unternehmens darunter, wenn bekannt wird, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen frühzeitig verlassen. Mit einem durchdachten Einarbeitungskonzept kann das Fluktuationsrisiko deutlich gesenkt werden.
• Ein Einarbeitungsplan hilft dabei, Qualitätsstandards einzuhalten. Wird auf eine Einarbeitung verzichtet, kann es sein, dass neue Kollegen mehr Fehler machen und die Qualitätsstandards des Unternehmens überhaupt nicht kennen. Das ist nicht nur für die neuen Kollegen sehr unbefriedigend, sondern kann eben auch Kunden und Geschäftspartner verärgern. Das Unternehmensergebnis kann langfristig darunter leiden. Durch einen ausgeklügelten Einarbeitungsplan lernen neue Mitarbeiter die Abläufe und Qualitätsstandards kennen, wodurch viele Fehler vermieden werden können.
• Auch wenn ein Konzept zum Onboarding ein Unternehmen erst einmal Geld kostet, so kann man dadurch dennoch Geld sparen. Wird die Fluktuation niedrig gehalten und bleiben neue Mitarbeiter längerfristig im Unternehmen, muss man nicht ständig Geld und Zeit in die aufwändige Personalsuche investieren. Außerdem werden Kosten dadurch gespart, dass Fehler minimiert werden und sich der neue Kollege schnell zum vollwertigen Mitglied des Teams entwickeln kann.

Ein Einarbeitungsplan ist eine wichtige Voraussetzung für eine gelungene Einarbeitung. Das Einarbeitungskonzept kann grundsätzlich in drei Abschnitte eingeteilt werden:

• Zeit vor dem Arbeitsantritt
• Erster Arbeitstag
• Weitere Schritte zur Einarbeitung

Vor dem Arbeitsantritt gilt es beispielsweise alle Formalitäten zu erledigen. Dazu gehören Dinge wie Arbeitsvertrag, Krankenversicherung, Lohnsteuerkarte und Bankverbindung. Wenn ihr die Einarbeitung neuer Mitarbeiter übernehmt, bleibt mit dem neuen Kollegen in Kontakt. Ihr teilt mit, wann der erste Arbeitstag beginnt und besprecht bereits vorab anstehende Termine. Auch den Arbeitsplatz solltet ihr einrichten. Sorgt dafür, dass der neue Kollege eine E-Mail-Adresse, einen Schreibtisch sowie alle Zugänge und Leistungen wie Firmenwagen und Firmentelefon bekommt. Die derzeitigen Mitarbeiter sollten rechtzeitig über das neue Teammitglied informiert werden. Schön ist es, wenn es im Unternehmen eine Art Pate oder Buddy für den Neuen gibt. Pate oder Patin stehen dem Neuankömmling mit Rat und Tat zur Seite.

Den ersten Arbeitstag solltet ihr ebenfalls gründlich planen. Der erste Eindruck, den der neue Mitarbeiter von eurem Unternehmen bekommt, entscheidet darüber, wie er sich zukünftig weiterentwickelt. Verläuft die Einarbeitung positiv, werden Motivation und Engagement in die richtigen Bahnen gelenkt. Am besten ihr macht euch einen Plan, wie der erste Arbeitstag ablaufen soll. Hier haltet ihr fest, wann der neue Kollege beispielsweise bestimmte Personen trifft, sein Büro beziehen kann oder die verschiedenen Abteilungen besucht. Euren Ablaufplan könnt ihr dem neuen Mitarbeiter auch vorab schon zukommen lassen, so weiß dieser bereits im Vorfeld, was ihn erwartet.

Die Einarbeitung endet natürlich nicht mit dem ersten Arbeitstag. Im weiteren Einarbeitungskonzept geht es darum, den neuen Mitarbeiter an seine Aufgaben heran- und ins Team einzuführen. Vielleicht gibt es Einführungsveranstaltungen oder es stehen Treffen mit Vorgesetzten und Geschäftspartnern an. Auch Treffen zur Teamentwicklung, Planung von Zielen sowie Termine für Feedbackgespräche können eingeplant werden.

Eine gründliche Einarbeitung mag auf den ersten Blick nur als unnötiger Ballast erscheinen. Macht man sich jedoch klar, dass dadurch im Vorfeld Fehler minimiert, das Fluktuationsrisiko minimiert und die Motivation neuer Mitarbeiter dadurch hochgehalten wird, dann lohnt sich diese Investition. Für neue Mitarbeiter ist der Start auf jeden Fall wesentlich angenehmer, wenn sie sich willkommen und in den ersten Tagen gut betreut fühlen.

• Hier weitere Infos
• Drei kritische Fehler
• Ein Erfahrungsbericht